Estructura Organizacional y Comunicación Efectiva: Pilares del Éxito Empresarial

Conjunto Organizado: Definición y Características

Un conjunto organizado se define como un grupo de individuos constituido conscientemente con el propósito de alcanzar un objetivo en común. Los factores que lo distinguen son:

• Finalidad existente y conocida por todos: Todos los miembros comparten un objetivo común.
• Distribución de roles y tareas: Cada individuo tiene asignadas responsabilidades específicas.
• División de autoridades y poder formal: Existe una jerarquía clara que define la toma de decisiones.
• Duración indeterminada en función a un objetivo: La permanencia del grupo depende del cumplimiento del objetivo.
• Sistema de comunicación y coordinación: Se establecen canales para el flujo de información y la colaboración.
• Criterios de evaluación y control de resultados: Se definen métricas para medir el progreso y el desempeño.

Organización como Sistema

Una organización es un sistema compuesto por elementos estructurales que solo tienen sentido a partir de la interacción entre sus distintas partes. Como sistema, se caracteriza por:

• Ser un conjunto de elementos interrelacionados con sus atributos (propiedades de los objetos).
• Estar inmerso en un entorno con el que interactúa.
• Adaptarse y evolucionar con el tiempo.

La organización, como sistema, está conformada por subsistemas y tiene los siguientes componentes:

• Estrategia: El proceso seleccionado para alcanzar un objetivo.
• Estructura: La puesta en práctica de la estrategia; es el elemento activo de esta.
• Cultura: Los valores, creencias y normas compartidas por los miembros.
• Comportamientos: Las acciones y actitudes de los individuos dentro de la organización.

Acción de Organizar y su Resultado

La acción de organizar corresponde a la misión de estructuración, que implica:

• Definir objetivos, planes y misión.
• Distribuir funciones y actividades.
• Dividir niveles, responsabilidades y poderes.
• Establecer procedimientos y dispositivos de coordinación para integrar las divisiones.
• Estructurar actividades individuales, puestos de trabajo, objetivos y funciones.

La estructura implica un conjunto de elementos y de interacciones relativamente estables del sistema.

Factores que Afectan la Estructura Organizacional

Diversos factores pueden afectar la estructura de una organización:

• Grado de estabilidad y complejidad del medio ambiente.
• Filosofía y gestión de los cuadros superiores.
• Misión de la organización.
• Características del personal.
• Diversificación de las actividades.
• Tecnología utilizada.
• Tamaño de la organización.
• Formas de poder.
• Cultura organizacional.

Evolución de las Teorías de la Organización

Se pueden identificar dos enfoques antiguos:

• Corriente racionalista: Surgida a principios del siglo XX.
• Escuela behaviorista: Desarrollada en los años 30.

Y dos enfoques más recientes:

• Movimiento sociológico.
• Escuela gerencial y estratégica.

Principales Campos de Investigación en la Organización

Organigrama: Representación Gráfica de la Estructura

El organigrama es la representación gráfica de la distribución de autoridades y responsabilidades en una empresa. Formaliza los flujos jerárquicos y la constitución oficial de los servicios o unidades de trabajo. Existen diferentes tipos de organigramas:

• Funcional: Divide un flujo integrado en unidades especializadas. Común en empresas pequeñas o medianas.
• Divisional: Estructura la coexistencia de distintos flujos integrados.
• Matricial: Estructura el cruce de cada una de las misiones y el conjunto de medios comunes a los que recurren. Utilizado en proyectos.

Comunicación vs. Información

Informar es un mensaje unidireccional donde un sujeto expresa algo y uno o más sujetos escuchan pasivamente. Implica la transmisión de conocimientos estructurados.

Comunicar es un proceso de interacción social a través de la emisión de mensajes, generando un vínculo con el otro, quien participa activamente manifestando sus pensamientos, opiniones, valores y creencias.

Historia de la Comunicación

• Shannon y la teoría de la información: Basándose en la teoría de Wiener, propuso un modelo de comunicación unilateral, al que luego se agregó el concepto de *feedback*.
• Wiener y la cibernética: La cibernética enfatiza la influencia de la comunicación en el receptor y su impacto en la acción.
• La escuela lingüística.
• Escuela de Palo Alto: Bateson y Watzlawick desarrollaron la teoría de la comunicación interpersonal, integrando el estudio de los fenómenos de la comunicación con el individuo y el sistema del cual forma parte.

Elementos de la Comunicación

• Verbal: 7% del mensaje.
• No verbal: Tono de voz (38%) y gestos (55%).

Axiomas de la Comunicación

• Es imposible no comunicar: La no conducta no existe; toda conducta comunica.
• Niveles de contenido y relación: La comunicación impone conducta. El nivel referencial se refiere a la información, y el conativo a la relación (cómo se dice).
• Puntuación de la secuencia de los hechos: Cada mensaje es un estímulo, una respuesta y un refuerzo. Ejemplo:"Me retraigo porque me critica" /"Te critico porque te retrae".
• Comunicación digital y analógica: Verbal y no verbal, respectivamente.
• Interacción simétrica y complementaria: La interacción complementaria se da en condiciones desiguales (padre-hijo), mientras que la simétrica se basa en la igualdad (colegas).