Estructura y Funcionamiento de las Organizaciones Empresariales

La Organización de las Empresas

Todas las organizaciones tienen una estructura diseñada y planificada de forma consciente por la dirección, en función de los objetivos que se quieren conseguir y de los medios disponibles. Esta organización se denomina organización formal. Para desarrollar sus funciones, muchas empresas se organizan en las siguientes áreas:

• Técnica o de producción: consiste en llevar a cabo las actividades relacionadas con la elaboración y fabricación de los productos, también se puede incluir I+D+i.
• Administrativa: mediante ella se realizan las actividades relativas a la administración de la empresa, como elaboración de documentación, contabilidad, fiscalidad, etc.
• Comercial: comprende las actividades relacionadas con los estudios de mercado, compras, ventas, almacenamiento y comercialización.
• Financiera: abarca las actividades relacionadas con la búsqueda de recursos económicos, estudios de la rentabilidad de las inversiones realizadas y el control de las entradas y salidas del capital.
• Social: desarrolla las actividades de planeación, reclutamiento, selección, administración de personal, retribución, desarrollo de recursos humanos y servicios sociales.

La Organización Formal y los Departamentos

La organización formal es la que diseña y planifica la dirección en función de los objetivos programados. Indica la posición de cada trabajador en la empresa y su situación respecto al resto de la plantilla, sus tareas, con quién se comunica, quiénes supervisan su trabajo y quiénes son las personas a las que debe coordinar. Una forma de organización formal consiste en estructurar la empresa en áreas establecidas en función de las actividades que realicen, esto se denomina departamentalización.

Las áreas funcionales más importantes en las que se estructura la empresa son: financiero, comercial, técnico de producción o de recursos humanos y administrativo.

Organización de las Empresas de Gran Dimensión

Cuando las empresas alcanzan una determinada dimensión, la organización se va haciendo cada vez más compleja y surgen diferentes estructuras organizativas, dos de las más frecuentes son la organización por divisiones y la organización mixta.

Organización por divisiones o divisional: consiste en dividir la empresa en áreas semiautónomas y mantener una administración central encargada de diseñar las estrategias de la empresa y el control de la organización. Ejemplo: dirección general: staff, división automóviles.

Organización mixta: aparece cuando confluyen productos, mercados y clientes muy diferentes entre sí que han de gestionarse por separado.

Organización Informal de las Empresas

Paralelamente a la organización formal, existe una organización informal que surge como consecuencia de las relaciones personales entre la plantilla (a causa de la amistad, el antagonismo, los intereses, las aficiones comunes, las simpatías personales, etc.).

Organización formal: lo establece la empresa, las relaciones las marca la posición jerárquica, las actividades las marca la dirección.

Organización informal: surge espontáneamente, las relaciones se establecen por amistad, afinidad, enemistad, etc., las actividades se realizan voluntariamente.

Funciones y Estructura del Departamento de Recursos Humanos

En las grandes empresas, el departamento de recursos humanos es un órgano próximo a la dirección de la empresa, con funciones más estratégicas que administrativas.

Funciones del Departamento de Recursos Humanos

• Planificación, reclutamiento y selección: tiene como objetivo proporcionar a la empresa el personal necesario en cada momento. Estudios del mercado laboral, planificación de las plantillas.
• Administración de personal: se ocupa de los trámites administrativos que surgen desde que una persona se incorpora a una empresa hasta que deja de formar parte de esta.
• Relaciones laborales: es la función responsable de garantizar las correctas relaciones entre la empresa y los trabajadores. Negociación de los convenios colectivos, relaciones con los representantes de los trabajadores.
• Seguridad y salud laboral: la seguridad agrupa las medidas técnicas, formativas, médicas y psicológicas para prevenir accidentes laborales. La salud hace referencia al diagnóstico y prevención de las enfermedades laborales, revisiones médicas periódicas, asistencia en caso de enfermedad y accidente durante la jornada laboral.

Estructura del Departamento de Recursos Humanos

Independientemente del tamaño y de la actividad, en todas las empresas se realizan actividades relacionadas con las personas que trabajan en ellas, algunas desarrolladas a nivel interno y otras que normalmente se suelen subcontratar o externalizar.

En los departamentos pueden existir uno o varios niveles jerárquicos, según el número de trabajadores y de la actividad de la empresa.

El Departamento de Recursos Humanos según el Tamaño de la Empresa

• Pequeñas y medianas empresas: En las pequeñas empresas las funciones de gestión de personal las lleva a cabo la dirección, subcontratándose muchas de ellas con consultorías, asesorías o gestorías.
• Grandes empresas: Se crea un departamento exclusivo de dirección de personas para que realice funciones como administración, compensación, relaciones laborales, etc.
• Empresas con varios centros de trabajo: En el departamento de recursos humanos de cada centro de trabajo se realizan tareas administrativas y de dirección de personal, pero dependerá de la dirección general de la empresa, que conserva las funciones estratégicas.
• Empresas multinacionales: Existirán departamentos de recursos humanos en cada país para gestionar las diferencias culturales y legislativas de carácter local, pero siempre dentro de la estrategia general de la empresa.

Objetivos de las Organizaciones Empresariales

• Económico: la empresa busca, en primer lugar, obtener beneficios, es decir, tener más ingresos que gastos.
• De crecimiento: es muy importante que la empresa crezca en volumen de producción de bienes o servicios e incluso, si es posible, en número de trabajadores.
• Social: también se denomina responsabilidad social corporativa, por la cual la organización empresarial debe gestionar su actividad empresarial de forma ética en lo relativo a derechos humanos, protección de la salud y medio ambiente, protección a trabajadores y clientes, etc.

Elementos de las Organizaciones Empresariales

• Factor humano: formado por todas las personas que aportan recursos financieros o trabajo a la empresa.
  • El socio capitalista es la persona que solo aporta dinero o bienes a la empresa para que esta pueda desarrollar su actividad.
  • El empresario es la persona que toma las decisiones necesarias para llevar a cabo la actividad. Además, suele ser quien aporta el capital económico para que la empresa pueda realizar su actividad.
  • Los empleados son las personas que realizan el trabajo para la elaboración de los bienes o la prestación de servicios.
• Capital: es el conjunto de bienes y derechos (activo) que integran el patrimonio de la empresa.
• Organización: para que la empresa pueda funcionar de forma efectiva, los diferentes elementos deben estar coordinados. Así, la dirección de la empresa establece diferentes niveles jerárquicos y áreas de actividad para que la empresa logre su fin.
• Entorno: para que una organización empresarial funcione correctamente debe conocer en qué entorno está constituida.
  • En el entorno general, afectan sin importar el sector al que se dedique la empresa, los factores políticos, económicos, legales, socioculturales, etc.
  • En el entorno específico, afectan de forma concreta según el sector al que se dedique la empresa: los clientes, la competencia, los proveedores, los trabajadores, etc.

Funciones en la Organización Empresarial

Para que una organización empresarial pueda funcionar es muy importante que existan diferentes factores que marchen correctamente.

La Función Directiva

La dirección de una empresa se encarga de dirigir la actividad empresarial combinando los recursos humanos y técnicos y desarrollando tareas como la representación de la empresa, transmisión de información y toma de decisiones.

Para llevar a cabo su labor, debe cumplir las siguientes funciones:

• Planificar: fijar y alcanzar los objetivos que debe tener la organización empresarial.
• Organizar: ordenar los recursos materiales y humanos para poder alcanzar los objetivos fijados.
• Gestionar: tomar decisiones de forma eficaz para alcanzar el objetivo de forma más rápida y menos costosa.
• Controlar: supervisar los procesos de planificación, organización y gestión para comprobar si se están aplicando de forma correcta y detectar si hay algún error.

Planificar

La planificación consiste en marcar unos objetivos, fijando unas estrategias por parte de la dirección de la empresa que deben ser aplicadas por los trabajadores.

Organizar

La organización de la empresa consiste en estructurar las funciones que debe realizar cada miembro de la empresa, así como determinar su responsabilidad y autoridad dentro de esta.

La departamentalización consiste en definir la organización formal de la empresa agrupando las tareas según sus funciones principales.

Según la división de tareas, se pueden establecer los departamentos de acuerdo con los siguientes criterios

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• Por funciones, la organización de los trabajadores depende de su especialización y la capacidad q tienen para realizar el trabajo.
• Por zonas geográficas, los trabajadores se organizan según las áreas geográficas x las q se distribuya la empresa.
• Por productos, se realiza en función de los diferentes productos o servicios q ofrece la empresa.
• Por procesos, se produce cuando existe una cadena de producción.

Modelos de organización y sus organigramas

Un organigrama es una representación gráfica de la organización de una entidad o una empresa.

Al principio las empresas se organizaban de forma natural o innata, pero con el paso del tiempo se fueron planteando diferentes modelos de organización para adaptarlos a los distintos tipos de organizaciones empresariales, en función de sus características (tamaño de la empresa, sector, recursos, etc)

Organización lineal o jerárquica o de Fayol.

Director general: director de administración, trabajadores, director de RRHH, trabajadores, director financiero, trabajadores, director de aprovisionamiento/ compras, trabajadores, director de producción, trabajadores, director comercial (marketing/ventas) trabajadores.

organización funcional o de Taylor

Director general: director de administración, director de RRHH, director financiero, director de aprovisionamiento/ compras, director de producción, director comercial (marketing/ventas) trabajadores.

Organización lineal y de asesoramiento (staff)

Director general: staff, director de administración, trabajadores, director de RRHH, trabajadores, director financiero, trabajadores, director de aprovisionamiento/ compras, trabajadores, director de producción, trabajadores, director comercial (marketing/ventas) trabajadores.

Q es la comunicación.

La comunicación es la capacidad q tiene todo ser de relacionarse con su entorno, intercambiando ideas o pensamientos utilizando un sistema de signos para la difusión de mensajes, ya sean escritos o audiovisuales (sonidos, imágenes, etc).

Es importante distinguir la comunicación de la mera información ya q para q exista comunicación es necesaria la respuesta del interlocutor. En cambio, la información solo proporciona algún dato o da a conocer alguna noticia o hecho.

• Comunicación, intercambio de datos e información, multidireccional.
• Información, transmisión de datos e información, unidireccional.

Elementos intervienen en la comunicación.

Contexto, emisor, codificación, mensaje, descodificación, receptor, retroalimentación o feedback, código, canal, ruido, redundancia.

Etapas del proceso de la comunicación.

Desarrollo de la idea, lo q la persona quiere decir da sentido a la comunicación, Codificación emisor y receptor eligen un código (lengua, gráficos, signos) q comparten, Transmisión elección del canal teniendo en cuenta q hay q evitar las interferencias y barreras, Recepción el mensaje llega a través de los sentidos, Descodificación el receptor interpreta el mensaje reconstruyendo la idea del emisor, Feedback en ese momento se cambian los roles y el emisor actúa como receptor y viceversa.

Objetivos de la comunicación.

Las personas necesitan comunicarse de manera constante ya q así cumplen con 3 necesidades básicas del ser humano:

• Informar e informarse.
• Agruparse para conseguir metas comunes.
• Establecer relaciones interpersonales.

Hay que determinar qué objetivo o finalidad tiene la comunicación en cada momento, ya q no es lo mismo comunicarse en el ámbito laboral o en el ámbito interpersonal.

• Informar, enseñar.
• Animar, motivar.
• Persuadir, convencer.
• Averiguar, debatir, negociar.
• Divertir, entender.

Para cumplir con estos objetivos debemos ser conscientes del modo en el q comunicarnos, y se pueden tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Tener claro el mensaje q queremos transmitir y a quién va dirigido.
• Ser conscientes de la manera en la q nos expresamos, tanto verbalmente como con nuestros gestos, en caso de q la comunicación sea presencial.
• Utilizar el estilo de comunicación asertiva en nuestras relaciones interpersonales.