Entitats i organismes vinculats al mercat d'esdeveniments

Entitats i organismes vinculats al mercat d'esdeveniments:

1. OPC (Operadors Professionals de Congressos)- Empreses especialitzades en la gestió d'esdeveniments. No funcionen com una agència de viatges. Organitzades de manera empresarial o autònoma. Funcions:1-Mediadora entre l'empresa organitzadora i els assistents a l'esdeveniment. 2-Contactar amb els proveïdors de serveis de l'esdeveniment (allotjament, menjars, lloguer d'autocars, hostesses, guies, recepcionistes, personal de neteja, traductors, ...). 3-Atendre als assistents de l'esdeveniment des de l'arribada i fins al comiat.

Administracions i entitats públiques i privades

Agències especialitzades:

Departament especialitzat en esdeveniments. Funcions:1-Coordinació de l'esdeveniment. 2-Oferir serveis d'un OPC. 3-Reserva de serveis turístics i títols de transport pels assistents a l'esdeveniment. 4. Associacions empresarials: Associació de diferents col·lectius: ICCA (International Congress and Convention Association), IAPCO (International Association of Professional Congress Operators), Federación Española de Empresas OPC, AIPC (Asociación Internacional de Palacios de Congresos). Funcions: 1-Promoure la imatge d'un sector específic d'esdeveniments. 5. Convention Bureau: Entitat sense ànim de lucre. Formada per Institucions, Ajuntaments, Diputacions, Càmeres de Comerç, Hotels. Funcions:1-Captació del turisme d'esdeveniments professionals i de negoci per una localitat o zona. 2-Assessorar en matèria d'organització: sales de reunions, hotels, agències de viatges, OPC, càtering, auditoris,... 3-Donar suport a la presentació de la candidatura de la seu i a l'organització dels esdeveniments: confecció del dossier tècnic, cessió material gràfic i audiovisual, suport logístic en la presentació, 4-Donar suport institucional en recepcions i visites especials, benvingudes i presentacions nacionals i internacionals.

Noves tendències en esdeveniments: Internet: eina utilitzada en la convocatòria, difusió i gestió de l'esdeveniment. Cal destacar: Aplicacions web 2.0 (facebook, twitter, etc), Comunicació online (web de l'esdeveniment), Comunicació a mòbils per Bluetooh, whatsapp o sms, Difusió de l'esdeveniment per Internet (blogs, xarxes socials, etc), Software de diagrames d'espai, Votació en directe durant l'esdeveniment.

1-Les TIC en els esdeveniments: Plataformes web: dissenyades per creatius gràfics per obtenir informació sobre l'esdeveniment. Blogs temàtics i eines 2.0: es poden penjar tot tipus d'entrades amb informació relativa a l'esdeveniment en temps real. Newsletters: butlletins electrònics. Permeten enviar informació. GPS i sistemes d'informació geogràfica per internet: ajuden a localitzar esdeveniments, palaus de congressos, exposicions, fires, hotels, etc. Aplicacions útils: xarxes socials, telèfons mòbils, tabletes interactives. 2-Esdeveniments petits: cada cop més els esdeveniments es fan de petit format degut a: A) Permeten un major control de la comunicació per part de l'organitzador, aconseguint que sigui molt més directe i que hi hagi una major participació dels assistents i un millor tracte als invitats. B) Costos més econòmics. 3- Sostenibilitat: de materials i consum degut a les RSC (responsabilitat social corporativa) de les empreses.. (Creativitat, Sorpresa, Networking 'contactes que es puguin fer durant l'esdeveniment', Activitats en grup, Teambuilding 'fer equip', La diversió) 4-Esdeveniments virtuals: fort creixement degut a A) Minimitzar els costos, B) Millora de les tecnologies de videoconferència. 5- Negociacions i preus: La indústria turística està gestionada pel Yield Management (gestió de tarifes depenen de l'ocupació). Els directius de les empreses d'esdeveniments busquen estalviar al màxim en els costos de l'esdeveniment, per tant: Treballar amb esdeveniments de durada més curta i més propers a l'empresa organitzadora, Implementar una estratègia de gestió d'esdeveniments, Negociar paquets tancats amb els hotels, Revisar les polítiques de despeses en viatge amb tots els membres de l'empresa i reforçar el seu compliment. 6- Nous formats de comunicació: transmetre un missatge als assistents de l'esdeveniment. Una de les eines més utilitzades en el moment de presentar l'esdeveniment és la utilització del power point. 8-Es retalla més el pressupost per esdeveniment que el nombre d'esdeveniments