Dominando la Reunión: Roles, Técnicas y Fases para el Éxito Grupal

La Reunión como Herramienta de Trabajo

Instrumento de comunicación que permite compartir conocimientos e ideas con el fin de contribuir con sus aportaciones a la tarea grupal.

Pueden convocarse por multitud de finalidades. Precisa un coordinador/a para que sea efectiva.

Tipos de Reuniones

Según su finalidad:

• Reuniones informativas: Hay que asegurarse de que el grupo entiende bien la información que se transmite en la reunión.
• Reuniones formativas: Para formar a los miembros del grupo. Son muy habituales en los equipos de trabajo.
• Reuniones de análisis de problemas: Los participantes ponen en comunicación sus conocimientos, experiencias y opiniones para mejorar su conocimiento.
• Reuniones de toma de decisiones: Cada uno argumenta su posición sobre el asunto a debatir.
• Reuniones creativas: Se persigue que surjan ideas novedosas y originales para dar respuestas a una situación.

Roles Funcionales en una Reunión

Clasificación:

• Rol del líder o coordinador: Persona que planifica y conduce la reunión. El éxito de la reunión recae en gran parte en esta figura.
• Papel facilitador: Se encarga de los temas logísticos: reservar la sala, conseguir el equipo de proyección.
• Redactor de roles: Redacta el acta al acabar.
• Papel participante: Persona asistente sin papel específico.

Roles Comportamentales

Asociados a la forma de proceder y actuar en la reunión.

Roles Positivos

Participa activamente en la reunión contribuyendo a alcanzar los objetivos:

• Papel práctico: Capta las ideas expuestas y las conecta con la realidad, busca y propone soluciones reales.
• Rol creativo: Proponer ideas originales que a las otras personas se les escapan.
• Rol sistemático: Con su intervención marca el tempo, favorece la concreción y ayuda a que las reuniones sean expeditivas y efectivas.
• Rol empático: Practica la escucha activa y responde con educación y de forma asertiva.
• Papel conciliador: Ayuda a gestionar y resolver los conflictos de forma positiva.
• Rol activo: Muestra disponibilidad y rápidamente se pone en acción.

Roles Negativos

Improductivos para la reunión:

• Rol obstruccionista: Lleva la contraria a todo, se fija en los pequeños errores y no aporta soluciones.
• Rol rígido: Ignora la opinión de los demás porque tiene una posición inamovible.
• Rol gracioso: A base de chistes y bromas interrumpe el flujo de la reunión.
• Rol silencioso: Solo participa cuando se le pregunta.
• Rol charlatán: Monopolizan la reunión con temas que no encajan lo que provoca confusión y aburrimiento.
• Rol sabiondo: Habla como si supiera de todo, pero sus aportaciones son superficiales e inoportunas.
• Rol pelota: Apoya de forma incondicional lo que dice la persona de mayor rango.
• Rol del líder frustrado: Se opone al coordinador de forma sistemática e intenta quitarle el liderazgo.
• Rol ignorante: Acude sin ninguna preparación previa y no se entera de nada.

Fases de una Reunión

• Preparación: Objetivos, temas, participantes, sala, convocatoria.
• Desarrollo: Iniciar con ambiente relajado, guiar intervenciones, gestionar tiempo y roles.
• Cierre: Recordar objetivo, sintetizar temas, formular acuerdos, agradecer asistencia.

Acta de la Reunión

Debe incluir: Fecha, lugar y hora, asistentes, orden del día, acuerdos, temas pendientes, observaciones, firmas.

Técnicas para la Organización de Reuniones

Técnicas informativas o formativas

• La conferencia: Evento puntual donde un experto realiza un discurso profesional. Dura aproximadamente 1 hora sin interrupciones, seguido de preguntas.
• El simposio es un evento donde varios ponentes dan charlas sobre el mismo tema desde diferentes puntos de vista. Cada charla dura entre 15 y 20 minutos y al final se abren preguntas. El público ya conoce el tema y se usa un lenguaje técnico.
• La mesa redonda es una discusión informal entre un grupo pequeño (máximo 10). Un moderador dirige el debate, los participantes no necesitan ser expertos. Cada persona habla 10 minutos y el público no puede intervenir.
• El panel es una discusión en la que de 4 a 6 expertos analizan un tema desde diferentes puntos de vista. El moderador hace preguntas a los panelistas, luego transmite las preguntas del público y cierra la sesión con las conclusiones. La duración máxima es de 1 hora.
• El seminario es una reunión técnica o académica donde se desarrolla en profundidad un tema. La participación del público es activa y cooperativa, y se realiza en varias sesiones debido a su complejidad.
• El congreso es una reunión de profesionales para debatir y presentar estudios entre colegas.

Técnicas de Discusión y Toma de Decisiones

• La Asamblea: Es una reunión de personas para informar y tomar decisiones de forma conjunta. Se compone de un auditorio y una mesa directiva.
  • Fases de la asamblea:
    • La junta directiva elabora el orden del día.
    • El portavoz presenta las propuestas sobre los puntos del día.
    • El auditorio recibe la información y puede generar debates.
    • Las conclusiones de los debates se anotan en el acta.
  Sirve para informar, discutir propuestas y tomar decisiones.
• El Corrillo: Es una técnica educativa que divide al grupo en subgrupos pequeños para facilitar la discusión.
  • Dinámica de funcionamiento
    • La persona coordinadora entrega preguntas a cada subgrupo.
    • Cada subgrupo discute un tema y llega a conclusiones parciales.
    • Se extrae una conclusión final global.
  Es útil para:
  • Dar a los participantes la oportunidad de compartir intereses y sugerencias.
  • Promover la participación de todos.
  • Fomentar la división del trabajo y la responsabilidad.
• El Cuchicheo Se presenta un tema Cada pareja discute para llegar a una solución. Luego, cada pareja expone sus conclusiones. Esta técnica busca conocer la opinión del grupo sobre un tema, asegurando la participación útil para valorar la aceptación
• El Phillips 66 El coordinador/a plantea una pregunta Cada subgrupo elige un secretario/a Se discute durante 6 minutos, y el secretario/a redacta las conclusiones. En el grupo grande, los secretarios/as leen sus resúmenes para llegar a conclusiones generales. Permite obtener mucha información en poco tiempo y con amplia participación. útil para sondear los intereses

Técnicas de Discusión y Análisis

• El Debate Es una discusión grupal sobre un tema de interés. Se realiza después de una actividad general (película, exposición, etc.). El moderador introduce el tema, dirige la conversación y extrae conclusiones.
• Lluvia de Ideas: Técnica que fomenta la participación libre para generar soluciones a un problema. Permite obtener muchas ideas en poco tiempo.
  • Pasos:
    • Se explican las reglas del brainstorming.
    • Se plantea el problema.
    • Se proponen ideas sin restricciones y se anotan.
    • Se analizan las ideas para encontrar la mejor solución.
• Estudio de Casos: Analiza un caso concreto para encontrar soluciones.
  • Fases:
    • Preliminar: Presentación del caso
    • Eclosiva: Expresión libre de opiniones y juicios.
    • Análisis: Evaluación objetiva de la información.
    • Conceptualización: Se establecen principios de acción a partir del consenso.
  Útil para desarrollar pensamiento crítico, empatía y toma de decisiones.

Pensamiento Lateral

Técnica que ayuda a ver los problemas desde diferentes perspectivas para encontrar soluciones creativas.

Se utiliza la estrategia de los "Seis Sombreros para Pensar", donde cada sombrero representa un enfoque diferente (datos, emociones, riesgos, beneficios, creatividad y organización).

Ayuda a estructurar el pensamiento, evita conflictos y facilita la toma de decisiones.

Hablar en Público

Es una habilidad que se puede mejorar con práctica. Para prepararse, es importante conocer el espacio y la audiencia, organizar bien el contenido y ensayar el lenguaje verbal y no verbal (voz clara, contacto visual, sonrisa, vestimenta adecuada).

Preparar la exposición:

• Materiales: Organizar documentos, imágenes y tecnología necesaria.
• Contenido: Estructurar bien el mensaje.
• Lenguaje no verbal:
  • Comenzar con voz fuerte.
  • Variar tono y velocidad para mantener interés.
  • Mantener contacto visual y sonreír
  • Vestir adecuadamente.

Consejo: Practicar frente al espejo, grabarse o ensayar con amigos.

Puesta en escena - Para vencer el miedo al hablar en público:

• La ansiedad en pequeñas dosis ayuda a concentrarse y rendir mejor.
• Recordar que la audiencia no está para juzgar, aumenta la confianza.
• Hacer ejercicios de relajación y respiración antes de empezar ayuda a calmar los nervios.

Errores a evitar en una exposición:

• Improvisar o confiar solo en la memoria.
• Hablar en primera persona o disculparse sin necesidad.
• Exceder el tiempo asignado
• Jugar con objetos o esconder las manos.
• Señalar a la audiencia o gesticular demasiado.