Documentos Comerciales: Guía Completa y Ejemplos

Documentos Comerciales

Los documentos comerciales, también llamados comprobantes, constituyen la prueba de toda operación comercial llevada a cabo por la empresa. Cada comprobante respalda un tipo de transacción.

En toda operación intervienen al menos dos partes. Para cada una de ellas, el significado del comprobante será distinto, según se analice desde el lado del comprador o vendedor, deudor o acreedor, pagador o cobrador, etc.

FACTURA

Las ventas siempre generan una factura. Si nuestra empresa es Responsable Inscripto, podemos emitir dos tipos de facturas:

• Factura "A"

  Para ventas a Responsables Inscriptos. Los precios no incluyen IVA, por lo que se debe agregar el 21% de IVA. El precio que paga el cliente es el total (precio sin IVA + IVA). El comprador conserva el original y el vendedor, el duplicado.

  • La numeración de la factura se compone de dígitos que indican el número de punto de venta y 8 dígitos que indican el número de comprobante. Esta numeración debe ser correlativa y creciente.

  • En caso de envío a domicilio, se debe confeccionar un remito e indicar su número en la factura.

• Factura "B"

  Para ventas a Consumidor Final o Monotributista. El precio incluye el IVA.

Procesamiento de la Información

Formas

• Manual: Solo las empresas muy pequeñas utilizan esta metodología.
• Mecánica: Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza computadoras y programas enlatados o a medida.

Tiempo

• A lo largo del tiempo: Los datos se recopilan y, al final de un período determinado, se registran.
• En tiempo real: Los datos se procesan en el mismo momento en que se generan.

Requisitos

• Oportunidad: La información debe estar disponible donde y cuándo se la necesite.
• Economicidad/Utilidad: Debe respetarse la relación costo-beneficio; es decir, el costo de obtenerla debe ser inferior al beneficio que proporciona, lo que se relaciona con la utilidad de la misma.
• Claridad: La información debe ser comprendida por todos sus destinatarios.
• Piramidización: A los cargos jerárquicos más altos llega menor volumen de información, pero de mayor importancia.
• Estandarización: Los procesos se realizan de determinada manera y todos los informes deben respetar una serie de premisas.
• Comparatividad: La información debe poder contrastarse con la de otros períodos e incluso con la de otras empresas.
• Verificabilidad: Tanto los procesos como la información deben poder comprobarse.

Pagaré

• Debe consignarse el monto a pagar en letras y números.
• El lugar y fecha de emisión y fecha de vencimiento (en números y letras).
• El sellado representa el 1% del valor del pagaré.
• Importante: Sin firma, este documento carece de validez.

Cheque de Pago Diferido

Este cheque tiene dos fechas de emisión: la de emisión y la fecha a partir de la cual se puede presentar al cobro. Al igual que el pagaré, carece de validez sin la firma del emisor.

Cheque

Similar al cheque de pago diferido, pero con una sola fecha: la de emisión. Se puede presentar al cobro desde ese mismo día. Sin firma, carece de validez.

Boleta de Depósito

Incluye el lugar y fecha de la operación, el monto (en números y letras) y el número de cuenta al que se debe acreditar el monto depositado (en efectivo, cheques o ambos).

Recibo

• Lo emite quien recibe el dinero o los cheques en pago total o parcial de un derecho a su favor.
• No es necesario emitirlo cuando se realiza una venta al contado, sino cuando se cobra con posterioridad (venta a crédito o con pagaré).
• Debe indicar la fecha de pago y lo que se recibe como pago.
• Si se recibe efectivo, se tacha la palabra "cheque". Si se recibe un cheque, se indica el número de cheque y el banco.
• También se consigna el número de factura que originó el derecho a cobro, su fecha e importe.
• Quien paga conserva el original y quien cobra, el duplicado.

Remito

• Acompaña la mercadería al momento de la entrega. Detalla los productos y sus cantidades, pero no los precios.
• No genera ningún registro en el cuadro de composición patrimonial, ya que se registró al momento de asentar la factura.

Suscripción de Aportes

Los socios se comprometen a realizar aportes para formar la sociedad. Celebran el contrato social, que sirve de comprobante y da origen al primer asiento contable. Este acto genera, para la nueva sociedad, un activo (derecho a exigir a los socios que cumplan con el compromiso asumido). Además, se genera el capital, como primer elemento del patrimonio neto.

Integración de Aportes Suscriptos

Los socios deben efectivizar los aportes. En la suscripción, se comprometieron a entregar bienes y/o derechos a la sociedad: efectivo, bienes muebles, bienes inmuebles, rodados, etc. Esta cuenta (crédito para la sociedad contra el socio) adopta distintas denominaciones según el tipo societario. El cumplimiento del aporte genera una variación del activo para la empresa, que deja de tener derecho a exigirles como acreedora y recibe bienes o dinero. Este cumplimiento y la variación patrimonial se deben registrar contablemente.