Documentos Comerciales Esenciales: Factura, Nota de Venta y Más

Factura

La factura, también conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil esencial que detalla toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que debe aparecer en una factura incluye la entrega de un producto o la provisión de un servicio, la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación. Además, la factura debe contener los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

CARACTERÍSTICAS

• Se origina en la compraventa de mercaderías y otras transferencias de propiedad con pago diferido.
• El objeto de la transacción debe ser mercaderías o bienes de comercio distintos al dinero, no sujetos a registro.
• Los bienes pueden ser fungibles o no, identificables o no, y no deben tener cargas o gravámenes, salvo la prenda que el título representa.
• La conformidad del comprador en el título confirma la recepción de la mercadería a su total satisfacción.
• Una vez conformada, la factura puede ser transmitida y representa el crédito del saldo y el derecho real de prenda sobre los bienes.

Nota de Venta

La nota de venta es un documento comercial donde el vendedor detalla las mercaderías vendidas al comprador, incluyendo cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y otras condiciones de la operación. Al ser aceptado el pedido, el vendedor emite la nota de venta, comprometiéndose a entregar la mercadería y el comprador a recibirla. Este documento obliga a ambas partes a cumplir con los términos establecidos y se emite por duplicado. No origina registros contables.

Guía de Despacho

La guía de despacho es obligatoria cuando se posterga la emisión de la factura o se trasladan bienes, sean o no parte de una venta. Debe incluir el nombre completo del prestador del servicio y del receptor de los bienes, además de los antecedentes legales requeridos. Es necesario detallar las especies trasladadas, indicando unidades, peso o volumen, nombre, características y valor unitario. En traslados a consignatarios sin venta, se debe indicar un precio unitario aproximado. En otros traslados sin venta, se puede omitir el valor unitario, pero se debe detallar el motivo del traslado.

Nota de Débito

La nota de débito es una comunicación que envía un comerciante a su cliente para notificar un cargo o débito en su cuenta por un concepto específico. Este documento incrementa la deuda, ya sea por errores en la facturación, intereses por pagos fuera de término, etc.

Casos de uso:

• En bancos, para comisiones o sellados aplicados a cheques.
• En comercios, por fletes, intereses, sellados y comisiones sobre documentos.
• Cuando el vendedor necesita informar al comprador sobre un cargo en su cuenta.

Causas de emisión:

• Error en menos en la facturación.
• Intereses.
• Gastos por fletes.
• Gastos bancarios.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto, es un documento registrable.

Orden de Compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio acordado, especificando también los términos de pago y entrega. Es una autorización al proveedor para entregar los artículos y emitir una factura. Todas las compras deben estar respaldadas por órdenes de compra, numeradas en serie para control.

Aspectos incluidos:

• El original se envía al proveedor.
• Copias para el departamento de contabilidad y compras.

Nota de Crédito

La nota de crédito es un documento que el comerciante envía al cliente para comunicar una acreditación en su cuenta por un motivo específico, como roturas de mercaderías, rebajas de precios, devoluciones, descuentos especiales o correcciones por exceso de facturación.

Motivos de emisión:

• Error en más en la facturación.
• Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
• Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto, es un documento registrable.