Documentos en la Cadena de Suministro: Tipos, Gestión y Optimización

Documentos en la Cadena de Suministro

Un documento es información estructurada en papel o en medios electrónicos. Su objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido.

Tipos de Documentos

• Externos: Sirven para que tanto el cliente como el proveedor puedan justificar la operación de compraventa.
• Internos: Contienen información de utilidad para la empresa que lo emite.

El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos.

El Pedido

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales a su proveedor.

Tipos de Pedido

Según la Forma

• Pedido normal: Para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
• Programado: Para solicitar productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
• Abierto: Para solicitar una cantidad total aproximada, sin que suponga un compromiso obligado de compra.

Según el Material

• Extraordinario: Para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto.
• De reposición: Es aquel cuya iniciativa parte del almacén, puesto que se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
• De servicio u obra: Para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
• Pedido habitual de mercancías: Es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta.

Registro de Pedidos

Una vez que se envía el producto, hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancías en el lugar indicado. El control de los pedidos enviados a los proveedores se refleja en el libro de registro de pedidos emitidos.

Hoja de Solicitud

Es un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la misma empresa. Generalmente se envían de PC a PC.

Albarán o Nota de Entrega

Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. La función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y de guía para emitir la factura.

Hay varias copias:

1. Se remite al cliente y, una vez que ha comprobado la mercancía, devuelve la copia firmada.
2. Se queda en el almacén para justificar la salida de la mercancía.
3. Se remite al departamento de ventas.

Albarán Valorado

Se hace cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía. Se formaliza incluyendo todos los requisitos legales.

Recepción y Registro de Mercancías

Cuando llega un producto, antes de descargar el vehículo, debemos comprobar que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con el pedido. Durante la descarga o después de depositar la mercancía en la zona de recepción se comprueba que no haya errores, se cuentan los bultos descargados y se examina si hay daños externos. Puede ser conforme o no conforme.

Acondicionamiento de Mercancías

Es necesario cuando las mercancías vienen en unidades logísticas no compatibles con las ubicaciones que tendrían asignadas en nuestro almacén.

Almacenaje de la Mercancía Recibida

Para asignar a cada mercancía el lugar más idóneo, se miran las características del producto y la rotación o frecuencia de salida.

Estatuto de Cuarentena

Algunas mercancías están sometidas a estatutos particulares, y se deben almacenar en una zona de cuarentena para superar un control administrativo, control de calidad o de condiciones ambientales especiales. Son: productos tóxicos, peligrosos, industrias farmacéuticas, etc.

Recepción de Devoluciones

Cuando en el almacén se reciben mercancías que vienen de un cliente hay que averiguar la causa de la devolución: puede ser: el cliente recibe artículos que no solicitó, el artículo no llegó al cliente en las condiciones solicitadas, solicitó más cantidad de la que ha podido vender y devuelve el resto.

Hoja de Recepción

Documento de carácter interno. Se hace para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, roturas y demás que pueda tener la mercancía.

Trazabilidad en la Cadena de Suministros

Es el conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten conocer la ubicación y la trayectoria de un producto o lotes de productos a lo largo de su trayectoria, desde su origen hasta su destino final.

Se basa en:

1. La información de la etiqueta que acompaña a la mercancía y que incorpora los datos del producto.
2. La información se debe registrar en la base de datos de cada agente de la cadena de suministros, para ser localizada en caso de necesidad puntual.
3. La información de la trazabilidad se debe transmitir electrónicamente entre los distintos agentes de la cadena de suministros.

Etiquetado y Codificación

Las etiquetas se colocan en el lugar más visible del producto. Respecto al soporte que contiene la etiqueta, los más utilizados son:

• Soportes ópticos: Son etiquetas de papel y la información se representa mediante un código alfanumérico.
• Soportes magnéticos: Son bandas magnéticas y en ellas se graba la información que debe contener la etiqueta.
• Soportes inductivos: Están formados por un chip con memoria que almacena la información de la etiqueta.

Tipos de Etiquetas

• Etiquetas de contenido: Se puede identificar el bulto sin tener que abrirlo.
• Etiquetas de manipulación: La información que da hace referencia a la peligrosidad del producto.
• Etiqueta de procedencia o destino: Tiene la función de facilitar información al medio de transporte.

Formas de Codificación

La codificación es un conjunto de números y letras que se asigna a cada producto. Pueden ser:

• Codificación no significativa: Se asigna de forma no correlativa o al azar, se utiliza para los lotes que no tienen código de barras.
• Codificación significativa: Proporciona información de la mercancía: contenido del bulto, procedencia, destino.
• Codificación automática: Se corresponde con el código de barras normalizado EAN que controla y garantiza un código único para cada producto.

Código Seriado de la Unidad de Envío

Es un número que sirve para identificar cada unidad logística a lo largo de toda su vida, permite diferenciar la mercancía que contienen una unidad de transporte respecto a otra cuyo contenido puede ser idéntico o diferente.

Es imprescindible cuando:

• Cuando es necesario asociar las características principales de los productos a una unidad de envío particular.
• Cuando la unidad de envío está formada por un surtido no estándar y no se puede identificar con el número EAN del artículo.
• Cuando para la trazabilidad es necesario realizar controles adicionales.

El Código de Barras

Es el sistema de identificación de productos más extendido y fiable. Todos los productos que se comercializan en grandes superficies lo poseen. Está formado por barras paralelas, claras y oscuras de diferente tamaño y separación. Los primeros caracteres del código de barras identifican al país de origen del producto. Los siguientes caracteres identifican el fabricante y el artículo.

EAN-13

Consta de 30 barras y 29 espacios de diferente ancho, está formado por 13 caracteres numéricos.

• Los 2 o 3 caracteres iniciales son el prefijo de país y son asignados por el organismo internacional (España: 84).
• Los 5 dígitos siguientes es el código de empresa, asignado por AECOC para identificar al fabricante.
• Los 5 siguientes son el código del producto.
• El último es el dígito de control y sirve para eliminar cualquier error de la lectura.

EAN-128

Es una herramienta creada para conectar el flujo físico de mercancías con el flujo de información, completa los estándares EAN con información logística adicional.

6 categorías principales:

• Identificación del producto
• Número de seguimiento
• Fechas
• Información interna
• Localizaciones y puntos de entrega
• Medidas comerciales y logísticas

Estructura DUN-14

• VL es un dígito que indica el nivel de agrupamiento de la unidad de expedición o envío.
• Código EAN, basándose en él se conforma el código de la unidad de consumo.
• Dígito de control de todo el código.

Relación de Documentos en Importación/Exportación

• Factura proforma: Es una proposición de oferta que emite el vendedor, y que se convierte en un pedido cuando el comprador acepta el contenido.
• Factura comercial: Es un documento que emite el vendedor como justificante de la operación.
• Listado de mercancías: Es un listado emitido por el exportador, que acompaña a las mercancías como si fuese un albarán.
• Certificados de exportación/importación: Los más importantes son: SOIVRE, CITES, AGREX, veterinario y fitosanitario.
• Documentos de pago: Son los documentos que exigen, justifican o comunican el pago.
• NOPI: Documento que se emite en el país de destino y debe acompañar al DUA, refleja la autorización previa de importación solicitada por el importador.
• Certificado de calidad: Su misión es garantizar la calidad de la mercancía.
• Documentos de seguro: Pólizas de seguro.
• Documentos de transporte: Regulan la relación entre el transportista, la mercancía y los comerciantes.
• AAI: Autorización Administrativa Integrada

Diferencia entre Levante y Despacho Libre Práctica

• Primero se da el levante y luego el despacho (no tiene que coincidir en el tiempo).
• El levante implica una revisión física y documental, mientras que el despacho a libre práctica, una vez dado, implica solo la revisión documental.
• Puede haber levante sin despacho, pero no despacho sin levante.

Diferencia entre TIR y ATA

El Convenio TIR facilita que las mercancías transiten con más facilidad entre los países signatarios del convenio. Se aplica a los transportes de mercancías efectuados sin manipulación intermedia de la carga, desde la aduana de un país firmante del convenio, hasta la otra aduana de destino de otro país firmante.

ATA: Es un documento de admisión temporal de mercancías válido en los países que pertenecen a la cadena ATA, que sustituye a los documentos nacionales de exportación e importación temporal. El objetivo es que cualquier tipo de mercancía que no sea perecedera o que requiera una elaboración o preparación, pueda viajar fuera de sus fronteras:

• Para que sean mostradas en ferias.
• Para que los representantes muestren sus muestrarios.
• Para la realización de trabajos de tipo profesional.

Diferencia Depósito Aduanero

Todo lugar, reconocido por las autoridades aduaneras y sometido a un control, en que se puedan almacenar las mercancías en unas condiciones establecidas. Son de dos tipos diferentes: mercancía comunitaria y no comunitaria. La diferencia de los tipos de depósito se basa en la propiedad y gestión del mismo, pueden ser públicos y privados.

Diferencia Tránsito Interno y Externo

Interno: Permite la circulación de un punto a otro del territorio aduanero de la Comunidad, pudiendo pasar por el territorio de un país tercero. La circulación puede efectuarse al amparo de:

• Del manifiesto renano.
• A través de envíos postales.
• De un cuaderno TIR.
• De un cuaderno ATA.
• Régimen de tránsito comunitario interno.

Externo: Permite la circulación de uno a otro punto del territorio aduanero de la Comunidad.

• a) De mercancías no comunitarias, sin que estén sujetas a los derechos de importación y gravámenes ni a política comercial.
• b) De mercancías comunitarias, para evitar que los productos sometidos a medidas de exportación puedan sustraerse.