Documentación Comercial: Facturación, Pedidos, Albaranes y Trazabilidad

T5: 5.1: La Factura

La factura se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el comprador. La expide el vendedor ajustándose a los requisitos exigidos por la normativa legal que regula la emisión de facturas al realizar operaciones de compraventa o prestación de servicios. La factura es el documento que justifica y acredita legalmente una operación de compraventa o prestación de servicios. Debe contener los siguientes datos:

1. Datos del vendedor o emisor: (nombre, apellidos, NIF o CIF, domicilio, dirección completa...).
2. Número y serie: Las facturas se deben numerar de forma correlativa, y cuando se emiten desde varios centros se pueden establecer series diferentes.
3. Lugar y fecha de emisión. Referencia o número de pedido y albarán.
4. Datos del comprador o destinatario: Nombre y apellidos, NIF o CIF, domicilio y dirección completa.
5. Descripción de la operación: Comprende la relación de los artículos y demás datos para el cálculo de la base imponible. Descuentos, embalajes, número de unidades y otros gastos como IVA, RE, etc.

A) Emisión, Entrega y Copias

Hay que respetar estas normas:

1. Las facturas se deben expedir en el acto de la operación. Cuando el destinatario sea un empresario, el plazo máximo es de 30 días a partir del momento de la operación o el último día del mes cuando se facture por meses.
2. La entrega de la factura puede ser: en el momento de la emisión o dentro de los 30 días hábiles siguientes a su emisión.
3. El vendedor solo puede expedir un original de cada factura, ticket o vale, pero puede emitir duplicados cuando sean varios los destinatarios o en caso de pérdida del original, con la expresión "duplicado" y la razón de su expedición.

B) Conservación de las Facturas

El vendedor debe conservar copia de cada factura emitida durante seis años a partir de la venta. El comprador que tenga la condición de empresario debe conservar las facturas recibidas durante:

• Seis años con carácter general según artículo 30 del Código de Comercio.
• Diez años cuando haya adquirido bienes de uso para la empresa como mobiliario.
• Quince años en la compra de bienes inmuebles (locales...).

C) Rectificación de las Facturas

El artículo 44 del Código de Comercio dice que todos los libros y cuentas deben ser llevados con claridad y exactitud por orden de fechas, sin espacios en blanco.

5.2 Cálculo del Importe o Base Imponible

Para calcular el importe total de la compra debemos tener en cuenta el importe bruto, los descuentos y los gastos a cargo del comprador. Entre los más utilizados destacan los siguientes:

• Descuento comercial, descuento por volumen o rappel, descuento por pronto pago.
• Unidades bonificadas son un número de unidades gratis por cada "X" de compra, por ejemplo, en la oferta "3x2" al comprar 2 unidades regalan una del mismo producto.
• Los gastos a cargo del comprador suponen un incremento en el importe de la compra. Los que habitualmente se incluyen en la factura son: envases y embalajes, portes, seguro.

5.3 El IVA y el RE en la Factura

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo, grava:

• Las entregas de bienes y prestación de servicios.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Las importaciones de bienes.

A) Los Tipos Impositivos

Son los porcentajes que se aplican sobre la Base Imponible (BI). El super reducido (4%), el reducido (7%) y el general (18%).

El tipo super reducido del 4% se aplica en estos productos:

• Alimentos de primera necesidad.
• Harina y cereales.
• Libros y revistas.
• Medicamentos.
• Coches y prótesis para minusválidos.
• Servicios de adaptación de taxis.
• Viviendas de protección oficial.

El reducido (8%) se aplica en estos casos:

1. Las entregas o importaciones de los siguientes bienes: alimentación en general, productos para la nutrición de animales, aguas, productos agrarios, medicamentos para uso animal, material médico y viviendas.
2. Las prestaciones de los servicios siguientes: transporte de viajeros, hostelería y restaurantes, entradas a cines y teatros, espectáculos deportivos, entradas a exposiciones, servicios funerarios, servicios de radio y TV.

El general del 18% se aplica en todas las operaciones que no estén exentas, excluidas o sujetas a los tipos reducido o super reducido, es decir:

• Entregas nacionales de bienes.
• Prestaciones de servicios e importaciones.

B) Operaciones Exentas de IVA

• Servicios de correos.
• Asistencia sanitaria.
• Colegios.
• Operaciones de seguros.
• Loterías.
• Segundas ventas de viviendas.
• Alquileres de edificios.
• Operaciones financieras y bancarias.
• Las exportaciones y envíos a Ceuta, Melilla e Islas Canarias.

C) Operaciones No Sujetas al IVA

• La entrega de muestras gratuitas.
• La entrega de carácter publicitario.
• Los servicios prestados por trabajadores asalariados.
• Los servicios prestados por los socios en las cooperativas.
• La transmisión de la totalidad del patrimonio empresarial.
• La entrega de bienes y prestación de servicios de los entes públicos.

D) El Recargo de Equivalencia

El RE es obligatorio en las siguientes operaciones:

• Las ventas de bienes que realizan los empresarios a los comerciantes minoristas.
• Las adquisiciones o importaciones de bienes que efectúan los comerciantes minoristas.

• Para el IVA del 18% el RE es del 4%.
• Para el IVA del 8% el RE es del 1%.
• Para el IVA del 4% el RE es del 0.5%.

B) La Factura de Rectificación

La nota de abono o factura de rectificación la emite el vendedor en estos casos:

.·devoluciones de mercancías.·rappels o descuentos y ·errores después de expedida una factura.C)LA E-FACTURA: Se considera factura electrónica o e-factura a todo arxivo electrónico k puede ser objeto de transmisión o almacenamiento de forma telemática y posea firma digital. E)LA FACTURA CONSULAR: Es un documento legalizado x la embajada o consulado del país a donde va destinada la mercancía. G)TICKET DE VENTA: Cuando el comprador es un consumidor k no actúa como comerciante, lo normal es k el vendedor entregue el ticket, salvo k el comprador exija facutra o bien k el importe de la compra sea superior a 3.000 euros, la ley exige k se formalice la correspondiente factura.

TEMA 4: 4.1.EL FLUJO DE DOCUMENTOS: Los documentos k se utilizan en las operaciones comerciales de compraventa o servicio pueden ser de dos tipos: ·Documentos de compraventa: pedido, albarán, factura, carta de portes y ticket de venta. ·Documentos de pago: recibo de pago, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria. 4.2. EL PEDIDO: Normalmente, la emisión de pedidos se centraliza en el departamento de compras, el cual recibe las solicitudes de materiales k se necesitan en el almacén o en producción. El pedido se puede solicitar de las siguientes formas: ·Impreso o carta emitidos x el comprador.·Impreso del vendedor o propuesta de pedido.·x tlfn. Según el compromiso k adquieren el comprador y el vendedor ante la solicitud, existen dos tipos: pedido en firme y pedido condicional. ·El pedido en firme. Se utiliza cuando el comprador conoce todas las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva. ·El pedido condicional. Es aquél que está pendiente de una confirmación x parte del vendedor o del comprador, para k el compromiso adquirido entre ambos se considere en firme. A)CONTENIDO DEL PEDIDO: Los datos k debe contener el pedido son: 1.Emisor:Corresponde a los datos del comprador.2.Proveedor:Son los datos de identificación del vendedor.3.Número de pedido:Puede ser correlativo para todos los proveedores o con una numeración para cada uno.4.Fecha de expedición:Día, mes y año, k se formaliza el pedido. 5.Referencias:Aquí se indica el número de contrato o el nombre de la persona k tomó nota si se hizo previamente x tlfn.6.Plazo de entrega:El tiempo k tiene el vendedor para entregar las mercancías, desde la fecha de emisión o el día concreto de la recepción del pedido.7.Medio de envío:Se indica el medio de transporte o la agencia k se encargará del mismo.8.Dirección de entrega: Se indica cuando la direcciñon del almacén o el lugar donde se deben entregar las mercancías sea distinta k el domicilio del comprador.9.Relación de los artículos solicitados:Incluyendo código o referencia del artículo, descripción, cantidad, precio y el importe. 10.Condiciones:La forma de pago pactada entre el vendedor y el comprador.11.Aceptado por:Para k el pedido se considere en firme debe llevar la firma de la persona k lo emite y se responsabiliza de la mercancía solicitada. B)PROPUESTA DE PEDIDO: El contenido de la "propuesta de pedido" es, básicamente, el mismo k el del pedido, pero incluyen un apartador en el k consta el nombre del representante o vendedor k ha realizado la operación. C)SEGUIMIENTO DEL PEDIDO: Los pedidos emitidos se registran en el "libro registro de pedidos" de esta forma podemos controlar si los proveedores han cumplido los plazos de entrega, han enviado los materiales solicitados,etc. El contenido del registro de pedidos es, básicamente, el siguiente: 1.Nº de pedido: Es el k figura en el impreso de pedido o solicitud. 2.Fecha de emisión: Día, mes y año k se envió el pedido.3.Importe del pedido: Importe de las mercancías solicitadas.4.Proveedor:Nombre o razón social del suministrador.5.Cód. o Cif: Código asignado al proveedor o el de identificación fiscal. 7.Almacén:Lugar de entrega o almacén donde se deben descargar las mercancías. 8.Fecha de recepción:Fecha en la k se reciben las mercancías.9.Nº de albarán:Número de albarán o carta de porte k se firma aceptando el envío.10.Observaciones: En este apartado se registran las incidencias, cuando el proveedor no realiza la entrega en la fecha.4.3.EL ALBARÁN:El albarán o nota de entrega es un documento k confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. El contenido del albarán es:1.Datos del vendedor:Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección completa, tlfn..2.Número de orden del albarán o documento de entrega.3.Fecha de emisión:Ésta debe coincidir con la de envío o entrega al transportista.4.Datos del cliente:Nombre o razón social del compraador, NIF/CIF y dirección donde se deben entregar las mercancías, generalmente, la del almacén.5.Referencias: Aquí se pone el nº. de pedido al k corresponde y la fecha de emisión.6.En este aparatdo figur: la agencia k realiza el transporte.7.Los datos k figuran en este apartado son: el Cód. o Ref. del artículo, descripción o nombre comercial, el número de unidades enviadas y el precio.8.Observaciones:Este apartado se reserva para k el cliente indique las posibles incidencias observadas o cualquier otra rectificación.9.Recibí:Firma del cliente, dando su conformidad.A)EL ALBARÁN VALORADO: Algunas veces el comprador no exige factura y la compra se efectúaal contado: en etos casos el documento k justifica la entrega de mercancías se denomina albarán valorado. Se diferencia del albarán geneal xk se le añaden los requisitos legales exigidos a las facturas: descripción de la mercancía, precios, IVA,etc. B)PACKING LIST: Packing list o relación de contenido, es un documento similar al albarán, pero con la particularidad k es utilizado x el expotador de mercancías en sus envíos al extranjero. DESPACHO ADUANERO: Trámite x el cual se formaliza antela administración tributaria el pago de aranceles o impuestos en la importación o exportación de mercancías. 4.4.LA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: La transmisión electrónica de documentos o EDI es un sistema estándar y universal para el envío y la recepción de documentos en formato electrónico y de forma automática. Entre algunas de las ventajas k aporta el EDI podemos destacar las siguientes: ·Reducción de costes. ·Disminución del nivel de stock. ·Reducción errores.·Minimiza los ciclos de entrega.·Mejora el tratamiento de la información. 4.5.REGRISTRO DE LA MERCANCÍA: Siempre y cuando los daños o las pérdidas sean x culpa del transportista, la ley establece plazos máximos para realizar reclamaciones; estos plazos variarán en función del modo de transporte y de la facilidad de detectar estos daños. Una vez aceptada la mercancía se continúa con el proceso de: ·Comprobar: tipo de mercancía recibida, cantidades de artículos y modelo,formato y tipo de envoltorio, x si es neceario descomponer o reagrupar cargas,paletas, etc.·Codificar las unidades de carga para su ubicación.·Registrar los materiales en la hoja de recepción. A)LA HOJA DE RECEPCIÓN: El contenido de una hoja de recepción modelo estándar suele ser el siguiente: 1.Datos de la empresa o almacén k realiza la recepción. 2.Número de recepción.3.Fecha de recepción.4.Número de albarán.5.Número de bultos k forman la expedición.6.Número de control.7.Operario k coteja el contenido de los bultos.8.Almacén de destino.9.Proveedor.10.La agencia de transportes y el transportista.11.Estos apartados se destinan para el registro de los artículos recibidos.Descripción del producto o unidad de venta, código interno asignado en nuestra empresa, número de unidades recibidas, cantidad solicitada y cantidad pendiente de servir, cuando el proveedor no envía el pedido completo.12.Observaciones: Aquí se anotan las incidencias. B)LA TRAZABILIDAD: Algunos productos x su naturaleza y destino requieren k se efectúe un seguimiento y registro especial. Así se establece con carácter normativo desde enero de 2005, para todos los sectores k trabajen con alimentos, piensos, animales destinados a la producción de alimentos o cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o pienso o con probabilidad de serlo. A este proceso de seguimiento y registro se conoce con el término técnico de trazabilidad, y consiste en la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su destino final como artículo de consumo. El sistema sobre el k se sustenta requiere de un registro de información a tres niveles: 1. La información k figura en la etiqueta k acompaña a la mercancía y k aporta los datos necesarios del producto. 2.La información k se registra en las bases de datos de cada agente k interviene en la cadena de suministros.3. La transmisión de información vía electrónica entre los agentes de la cadena de suministros.