Desventajas del archivo descentralizado
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Organización archivo físico:-
Personalizada,-Planificada,-Metódica,-Darse a conocer,-Ser constante.
Grado de centralización:
Archivo centralizado,- Archivo descentralizado,-Archivo mixto.
Consulta la documentación:
Archivo mixto,-Archivo semiactivo,-Archivo definitivo.
Archivo centralizado:
Ventajas:-Eficacia en la gestión,-Eficacia en organización,-Menor coste de instalaciones y materiales.-Menor coste de mano de obra. Desventajas:-Menor operatividad,-Retrasos en la gestión,-Mayor coste de gestión.
Archivo descentralizado:
Ventajas:-Operatividad,-Rapidez en gestión,-Menos coste de gestión. Desventajas:-Mayor coste de gestión,-Mayor coste general,-Menor eficacia.
Archivo mixto:
Concentra documentación en un archivo central y mantiene los archivos.-Descentraliza el archivo por departamentos en procesos vigentes, toda la información se traslada a un archivo central.
Archivo semiactivo:
Documento procedente del archivo activo y que no se puede eliminar por que la ley obliga conservarlo.
Microfilmación:
Traslada documentos físicos, ocupa poco volumen con duración de más de 300 años, se necesita técnico especial para la filmación.
Digitalización:
Convierte documentos en papel en imágenes digitales usando el escaneado, se puede almacenar en cualquier medio electrónico y es posible en intercambio de imágenes a través de redes informáticas.
Protección de los datos informáticos:
Medidas de seguridad:- Hacer copias de seguridad.-Proteger archivos con claves o contraseñas.-Establecer restricciones de acceso.-Programar antivirus.-Disponer de programar el cortafuegos.-Programar el cifrado o encriptación de los mensajes.
Función comercial:
Consiste en algo más que vender, aspiran la sociedad en general que forja una imagen suya lo más positiva posible.