Desarrollo e Implementación de un Plan de Sistemas de Información: Estrategias y Fases Clave

Desarrollo e Implementación de un Plan de Sistemas de Información

Objetivo General

El objetivo principal de un Plan de Sistemas de Información (PSI) es establecer un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Este marco proporciona una guía clara y estructurada para la implementación y gestión de los sistemas de información.

Componentes del Marco de Referencia

• Descripción de la Situación Actual: Un análisis exhaustivo del estado actual de los sistemas de información, que servirá como punto de partida. Incluye la identificación de fortalezas, debilidades, riesgos y la evaluación del servicio a los objetivos de la organización.
• Modelos de Arquitectura de Información: Un conjunto de modelos que representan la arquitectura de información deseada, facilitando la comprensión y el diseño de los sistemas.
• Propuesta de Proyectos: Una lista detallada de los proyectos a desarrollar en los próximos años, junto con la prioridad asignada a cada uno.
• Calendario de Ejecución: Un cronograma para la ejecución de los proyectos propuestos, estableciendo plazos y etapas.
• Evaluación de Recursos: Una estimación de los recursos necesarios para los proyectos del próximo año, con una estimación de alto nivel para los proyectos futuros.
• Plan de Seguimiento y Cumplimiento: Mecanismos de evaluación para el seguimiento y cumplimiento del plan, asegurando su correcta implementación.

Enfoque Estratégico y Operativo

El PSI debe tener una perspectiva tanto estratégica como operativa, enfocándose en la alineación con los objetivos del negocio y no solo en aspectos tecnológicos.

Participación de la Alta Dirección

Es fundamental que la alta dirección de la organización participe activamente en la definición y aprobación del PSI para asegurar su éxito y correcta implementación.

Fases del Plan de Sistemas de Información

Fase 1: Inicio del Plan de Sistemas de Información

El objetivo de esta fase es determinar la necesidad del PSI y llevar a cabo su arranque formal, con el apoyo del nivel más alto de la organización. Se obtiene una descripción general del PSI, identificando los objetivos estratégicos a los que apoya y el ámbito general de la organización al que afecta.

Tarea PSI 1.1: Análisis de la Necesidad del PSI

Se analizan las expectativas de las áreas que han planteado la necesidad del PSI y los productos finales esperados. Se verifica que las necesidades de la organización se cubran con un PSI y se toma la decisión de iniciarlo.

Tarea PSI 1.2: Identificación del Alcance del PSI

Se define el ámbito del PSI en términos de procesos de la organización afectados y las direcciones de las áreas implicadas. Se determinan los objetivos estratégicos y los factores críticos de éxito.

Tarea PSI 1.3: Determinación de Responsables

Se implica a las unidades organizativas afectadas, se les informa de la decisión y se solicita su participación. Se determinan los principales responsables del PSI y se les comunica su nombramiento. También se determina la necesidad de apoyo en la función de seguimiento.

Fase 2: Planificación del Plan de Sistemas de Información

Tarea PSI 2.1: Especificación del Ámbito y Alcance

Se describe el ámbito de los procesos de la organización a considerar y se definen los objetivos específicos del PSI. Los responsables de los procesos participan en la definición de los objetivos.

Tarea PSI 2.2: Organización del PSI

Se tratan cuestiones relacionadas con la organización del trabajo, se seleccionan los participantes y se determinan las funciones de los responsables. Se concretan aspectos logísticos como material, salas de reuniones y estándares de documentación.

Tarea PSI 2.3: Definición del Plan de Trabajo

Se determinan los productos finales del PSI, la fecha prevista de obtención y entrega, y se planifican las actividades. Se asignan participantes, tiempos y responsables, y se define el plan de trabajo a seguir.

Tarea PSI 2.4: Comunicación del Plan de Trabajo

Se comunica el plan de trabajo a los usuarios del PSI para que sea aceptado, conozcan el método de trabajo, los resultados a obtener y la dedicación necesaria.

Fase 3: Estudio de la Información Relevante

Tarea PSI 3.1: Selección y Análisis de Antecedentes

Se seleccionan las fuentes de información y documentación a considerar, como el plan estratégico de sistemas de información, estudios previos y el plan general informático. Se analiza el contenido y se entrevista a personas clave de la organización.

Tarea PSI 3.2: Valoración de Antecedentes

Se realiza la valoración de los antecedentes y las conclusiones se recogen en el catálogo de requisitos. Se establecen términos de referencia en cuanto a estándares, procedimientos y normativas.

Fase 4: Identificación de Requisitos

El objetivo es la especificación de los requisitos de información de la organización y obtener un modelo de información que los complemente. Se estudian los procesos de la organización incluidos en el ámbito del PSI.

Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI

Se estudia cada proceso de la organización, identificando actividades, información implicada y unidades organizativas participantes. Se elabora un modelo para cada proceso y se unifican si hay relación entre ellos.

Tarea PSI 4.2: Análisis de las Necesidades de Información

Se identifican las necesidades de información de cada proceso y se elabora un modelo de información que refleje las entidades y relaciones. Se analiza con la perspectiva de lo que debe ser el proceso.

Tarea PSI 4.3: Catalogación de Requisitos

Se definen los requisitos, se incorporan al catálogo y se les asignan prioridades. Los criterios para asignar prioridades se definen al comienzo de la tarea, considerando la opinión de los usuarios y los objetivos del PSI.

Fase 5: Estudio de los Sistemas de Información Actuales

El objetivo es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios como facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad y facilidad de uso.

Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales

Se determina qué sistemas de información actuales están dentro del ámbito del PSI y se seleccionan los que deben ser analizados. Se establecen los objetivos del estudio y el dominio de sistemas de información a considerar.

Tarea PSI 5.2: Análisis de los Sistemas de Información Actuales

Se lleva a cabo el estudio de los sistemas de información actuales, recogiendo características básicas como datos, software de aplicación, procesos a los que da soporte, flexibilidad, carencias, riesgos y amenazas.

Tarea PSI 5.3: Valoración de los Sistemas de Información Actuales

Se analizan los problemas reales y potenciales, se obtienen conclusiones y una valoración objetiva de cada sistema. La valoración se realiza con respecto a aspectos intrínsecos o de eficiencia.

Fase 6: Diseño del Modelo de Sistemas de Información

El objetivo es identificar y definir los sistemas de información que darán soporte a los procesos de la organización. Se analiza la cobertura de los sistemas actuales a los requisitos y se seleccionan los sistemas válidos, identificando mejoras.

Tarea PSI 6.1: Diagnóstico de la Situación Actual

Se estudia la cobertura de requisitos con los sistemas actuales y se determina la criticidad y prioridad de los no cubiertos. Se seleccionan los sistemas a conservar y se elabora la relación de mejoras necesarias.

Fase 7: Definición de la Arquitectura Tecnológica

Se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de información y de sistemas de información, considerando los requisitos tecnológicos y el catálogo completo de requisitos.

Tarea PSI 7.1: Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica

Se analizan las necesidades de infraestructura tecnológica y se proponen alternativas viables. Se identifican las necesidades y se determinan las posibles alternativas de infraestructura, definiendo componentes y representando gráficamente cada una.

Tarea PSI 7.2: Selección de la Arquitectura Tecnológica

Se selecciona una alternativa de plataforma tecnológica, analizando su impacto en la organización, los medios y el tiempo necesarios para su implantación. Se realiza un estudio de cada propuesta, indicando ventajas e inconvenientes.

Fase 8: Definición del Plan de Acción

Se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información, con la arquitectura tecnológica propuesta. Se incluye un calendario de proyectos y una estimación de recursos.

Tarea PSI 8.1: Definición de Proyectos a Realizar

Se determinan los proyectos y acciones necesarios, asignando prioridades según la relación con los objetivos del PSI, condicionantes técnicos, tiempo de implantación, beneficios, limitaciones y recursos disponibles.

Se propone un calendario de proyectos y se completa el plan considerando los factores críticos de éxito y el plan de acciones necesarias.

Tarea PSI 8.2: Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI

Se definen las acciones para mantener actualizado el PSI y conocer el grado de avance de los proyectos. Se establecen los productos finales a mantener actualizados, el soporte, cuándo y por quién serán modificados, y la frecuencia de revisión del plan de proyectos.

Fase 9: Aprobación del Plan de Sistemas de Información

El objetivo es contrastar con los responsables la arquitectura de información y el plan de acción elaborados, para mejorar la propuesta y obtener su aprobación final.

Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentación

Se elabora un resumen con los resultados finales y se envía a la dirección del PSI para su estudio, junto con la convocatoria.

Tarea PSI 9.2: Evaluación y Mejora de la Propuesta

Se realiza la presentación de los resultados y se recogen las posibles mejoras, analizando su incorporación a la propuesta.

Tarea PSI 9.3: Aprobación del PSI

Se entrega la propuesta final y se solicita formalmente al Comité de Dirección del PSI la aprobación de la misma. Se informa de los resultados a las unidades organizativas participantes y afectadas.