Desarrollo Estratégico y Planificación en Unidades de Información: DAFO y Metodologías

DAFO (FODA en castellano) / SWOT

El análisis DAFO es una herramienta fundamental que facilita el desarrollo del plan estratégico. Consiste en:

• El estudio de la situación de una organización a partir del análisis de su entorno y de sus características internas.

Objetivos del análisis DAFO

• Identificar los objetivos estratégicos.
• Servir de base para un plan de marketing.
• Identificar amenazas del entorno para prevenirlas o corregirlas.
• Evaluar la capacidad de respuesta de la Unidad de Información (UID) ante situaciones de cambio.
• Identificar fortalezas y aprovecharlas.
• Descubrir nuevas oportunidades de negocio o mejora.
• Identificar debilidades (minimizar los puntos débiles) e implementar mejoras.

Recomendaciones para un análisis DAFO efectivo

• Definir correctamente los elementos del diagnóstico: establecer con claridad cuáles son los puntos fuertes y débiles de la organización, así como las amenazas y oportunidades del entorno.
• Fomentar la participación: el análisis DAFO es una técnica que favorece el trabajo en equipo.
• Utilizar la tormenta de ideas en una primera fase para identificar puntos fuertes, débiles, amenazas y oportunidades.
• Buscar el consenso del grupo a partir de la tormenta de ideas sobre los elementos de diagnóstico.
• En la generación de la matriz, ponderar de forma aislada cada elemento.
• Usar los resultados de la matriz como base para la reflexión estratégica, orientando el Plan Estratégico.

Metodología del análisis DAFO

A) Identificación y análisis

Identificar Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

- Elaborar una matriz en la que se relacionen y ponderen dichos elementos.

B) Determinación de la estrategia

Determinar la estrategia a seguir y los aspectos a potenciar (puntos fuertes) y a corregir (debilidades, carencias…):

- Reflexión estratégica: Se marcan las líneas prioritarias en el Plan Estratégico.

Planificación en las Unidades de Información (UID)

Proceso que implica la elección de objetivos, en función de las necesidades del entorno y de los recursos disponibles, concretándose en un conjunto de actividades y tareas a realizar en un plazo de tiempo previamente establecido. Planificar es hacer una previsión de futuro, decidir anticipadamente qué queremos hacer, cómo lo vamos a hacer y cuándo lo haremos. Se trata de aplicar el paradigma de Lasswell para poder definir nuestro plan. Es la metodología base para la toma de decisiones.

La planificación sirve para mejorar y para obtener resultados. Gracias a ella, la UID se puede situar mucho mejor ante un entorno cambiante. Además, planificando se detectan amenazas y oportunidades. No garantiza el éxito, pero sí garantiza mejores resultados.

Objetivos de la planificación

Objetivo general: aprovechar al máximo la efectividad total de una organización de acuerdo con sus metas, recursos disponibles y necesidades detectadas.

Objetivos específicos:

• Potenciar la capacidad de actuación de una UID en función de las oportunidades.
• Flexibilizar la prestación de servicios para adaptarse al entorno.
• Evaluar el funcionamiento y el logro de los objetivos en función de los objetivos marcados.
• Racionalizar el proceso de toma de decisiones concretando en estrategias y acciones.
• Motivar a las personas que participan en el proceso y evaluar el desempeño de sus funciones.

Ventajas de la planificación

Ayudará a las organizaciones a responder a los cambios del entorno de una forma anticipada, controlada y razonable (la planificación es un proceso racional) mediante acciones deliberadas (planificadas y programadas).

Alcance de la planificación

La planificación comprende distintos planes:

1. A Largo Plazo (Plan Estratégico): son planes de uso permanente, no suelen ser cambiantes, son más estables (políticas, normas, procedimientos de trabajo…). Sirven para determinar “a dónde queremos llegar”.

2. A Corto Plazo (Plan Operativo): son más específicos, planes de un solo uso (presupuestos, programas…). ¿Qué hacer para lograr los objetivos?

Gráfico: Fases de la planificación

La planificación estratégica es la primera fase: qué es lo que quiero hacer. La planificación operativa es la segunda fase, que responde a cómo lo vamos a hacer, cuándo, quién es el responsable y qué recursos necesito. Son los planes a corto plazo que nos permiten materializar esos objetivos a largo plazo. Luego pasaríamos a la implantación (una vez definido el plan en una memoria). Se distribuyen las tareas. Posteriormente, se pasaría a una fase de control, para ver si los resultados obtenidos son los esperados. Dependiendo de los resultados, quizá debamos dar pasos atrás (establecer nuevas metas, nuevos objetivos, nuevas tareas…).