Derechos y Obligaciones del Empresario: Aspectos Legales y Contables
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Definición de Empresario y Comerciante
Se consideran comerciantes aquellos que tienen capacidad legal para ejercer el comercio y se dedican a él habitualmente, así como las compañías mercantiles que se constituyen con arreglo a este. Por lo tanto, podríamos definir como empresario aquella persona física o jurídica que produce bienes o servicios en nombre propio para el mercado . Hay empresarios que no son los únicos operadores económicos que encontramos en el tráfico, como es el caso de profesionales liberales, agricultores, ganaderos, etc. En segundo lugar, el artículo 1 se refiere también a aquellas personas jurídicas que se identifican con el empresario social.
Tipos de Empresarios
Se puede distinguir entre empresarios individuales y sociales:
- El empresario individual: persona física como titular de la empresa.
- El empresario social: adquiere la titularidad la persona jurídica.
El Empresario Individual
Es aquella persona física que tiene capacidad legal para ejercer el comercio y se dedica habitualmente a él. Como empresario individual es necesario:
- Ser mayor de edad y tener libre disposición de bienes, aunque hay ciertas excepciones, como los supuestos de personas con discapacidad o menores emancipados, que aunque hayan alcanzado la mayoría de edad no tienen plena capacidad para obrar y no tienen plena disponibilidad de sus bienes.
- En segundo lugar, el Código de Comercio exige la dedicación habitual. Se suele tener un establecimiento abierto al público y frecuencia o habitualidad en la actividad.
- Finalmente, el empresario individual debe ejercitar la actividad de la empresa en nombre propio (dueño) y adquirir los derechos y obligaciones directamente de la empresa.
Límites a la Adquisición de la Condición de Empresario
Supuestos en los que no es posible adquirir la condición de empresario:
- Menores de edad, incluso si son herederos de la empresa, porque existe un interés público en la continuidad de la actividad. Es cierto que nunca pueden iniciar la actividad, solo continuarla.
- Supuestos en los que, reuniendo las condiciones mínimas, no se puede llevar a cabo la actividad empresarial. Estas situaciones se pueden articular en torno a tres grandes grupos: la prohibición de ejercer la actividad empresarial, la incompatibilidad y el sometimiento del ejercicio a la previa autorización administrativa.
- Se puede distinguir entre incompatibilidades absolutas o relativas, en función del grado de limitación que presenten.
- El empresario extranjero: cuya posible actividad empresarial no está exenta de limitaciones por el Código de Comercio. En el caso de los nacionales de cualquiera de los estados miembros de la UE, no existen especiales trámites, lo cual es extensible a los países del Espacio Económico Europeo y a Suiza en virtud del acuerdo de libre circulación de 1999.
- Distinta es, sin embargo, la condición del extranjero no comunitario, que ha de pedir un visado de emprendedor que exige el control de diferentes aspectos.
Pérdida de la Condición de Empresario
- Persona física: se produce cuando se cesa en el ejercicio de una actividad comercial o industrial, lo cual puede tener lugar tanto de forma voluntaria como involuntaria.
Como supuestos, encontramos la transmisión de la empresa o el simple cierre permanente de la actividad. También incluiríamos la muerte del empresario persona física.
- Personas jurídicas: una vez disueltas y liquidadas, ya que la condición de empresario social se adquiere con la constitución de una sociedad y solo su plena extinción altera esa regla.
La Responsabilidad del Empresario
En una se responde menos que en la otra.
- Si el empresario individual tiene un balance negativo, tiene que responder con todo su patrimonio. En el caso de la sociedad, se responde con todo el patrimonio de la empresa.
- La responsabilidad es común, pero dan distintas soluciones.
- En el caso de que esté casado en régimen de gananciales: “se responde con los bienes propios del cónyuge que ejerza de empresario o con ambos si se obtiene el consentimiento del otro cónyuge”. En caso de que no quiera, debe oponerse a hacer una declaración formal.
- “Mecanismo de segunda oportunidad” (te pueden quitar el cargo de algunas deudas, pero tienen que ser menores a 5 millones y no haber sido condenado por un delito económico en un plazo de 10 años).
- En el caso del empresario social, es más sencillo, se usan otras normas:
- “Responsabilidad derivada” que hace responsables a los administradores y que estos sean entendidos.
- “Responsabilidad por las deudas sociales”: es una sanción por no disolver la empresa cuando se sabía en el estado que estaba. Se hace para evitar que terceros se relacionen con la empresa.
- “Levantamiento del velo”: cuando la estructura formal de la empresa se utiliza para ocultar algo de finalidad fraudulenta. Se usa para evitar fraudes y se utiliza de forma muy excepcional.
Otros Deberes del Empresario Social
El empresario social debe cumplir otros dos deberes más.
- El primero es el de cumplir con las normas de competencia, que son una serie de normas que defienden la libre competencia en el mercado de los operadores económicos; a nivel europeo y nacional.
Por otro lado, el derecho a la competencia trata de reprimir todos aquellos actos de mala fe, engaños, denigraciones, etc.
- El segundo deber del empresario social es para cuando atraviesa una situación de insolvencia, donde el concurso de acreedores puede finalizar con un convenio entre los deudores y acreedores, o se puede optar por el camino de liquidar todo el patrimonio del empresario social, que será disuelto.
El Deber de Contabilidad
Consiste en registrar en los libros que determina el legislador los resultados económicos de su actividad mercantil. Hay un triple interés:
- Interés del propio empresario: que pretende tener un control financiero de su negocio y tomar decisiones económicas correctas intentando evitar consecuencias futuras negativas.
- Interés de terceras personas: son sujetos que se relacionan con el empresario, ya sean acreedores financieros, como bancos, que pretenden ser conscientes del grado de solvencia del empresario para asegurarse de que pueda devolver sus créditos.
- Interés del estado: por ejemplo, la Agencia Tributaria, por cuestiones fiscales, como comprobar que está al tanto del pago de sus impuestos, etc.
Si bien es necesario informar de que del deber están exentos aquellos que desarrollan actividades económicas no mercantiles, como ganaderos, agricultores, etc. La normativa de la contabilidad se encuentra contenida, por ejemplo, en el Código de Comercio o en el Real Decreto.
El legislador impone una serie de requisitos:
- Ordenada: que se registren cronológicamente las operaciones.
- Elaboración periódica de balances e inventarios.
A su misma vez, el deber de la contabilidad recae directamente en el empresario, aunque este puede llevar a cabo las actividades contables por sí mismo o encargar a una persona o empresa, asumiendo las futuras consecuencias.
Libros del Empresario Social
- Libros obligatorios: para realizar la contabilidad, la ley impone a todo empresario la llevanza, como mínimo, de dos libros:
- Libro de inventarios y cuentas anuales: recoge los bienes y derechos del empresario, así como el balance y la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Libro diario: recoge la actividad de la empresa.
- Y otros libros para las sociedades:
- Libro de actas: recoge los acuerdos que adoptan los socios.
- Libro registro de acciones nominativas.
- Libro registro de socios.
- Libro registro de contratos.
- Libros voluntarios: son libros que los empresarios quieran llevar porque consideren óptimos.
Requisitos de los Libros
- Deber de legalizar: los libros deben cumplir una serie de normas para ser legales, como por ejemplo estar completamente en blanco y con sus folios numerados. Actualmente, los libros están digitalizados, y con la presentación de la Ley de Apoyo a los Emprendedores, se hace obligatoria la presentación por vía telemática de todos aquellos libros abiertos a partir de finales de septiembre de 2013.
- Aspectos formales: alude al modo en que deben cumplimentarse los libros. Por ejemplo, no se admiten símbolos o abreviaturas.
- Conservación de los libros: los empresarios están obligados a conservarlos junto con las documentaciones y justificantes durante los seis años siguientes a la modificación del último asiento, y si fallece el empresario, esta responsabilidad recae en su heredero.
Valor Jurídico y Eficacia Probatoria de los Documentos Contables
El juez tiene libertad para determinar el valor probatorio de los libros, pues estos son un medio de prueba muy útil para comprobar irregularidades en la empresa.
Incumplimiento del Deber de Contabilidad
El empresario que las incumpla se enfrenta a consecuencias duras en caso de que sea declarado en concurso, y se calificará el concurso como culpable cuando incumpla su deber de llevar la contabilidad de su empresa o lleve una doble contabilidad. El incumplimiento de la contabilidad puede acarrear incluso penas de cárcel.
El Secreto Contable y sus Excepciones
Como regla general, la contabilidad de un empresario es secreta.
- La comunicación o reconocimiento general: el artículo 33.2 del Código de Comercio permite, en los supuestos expresados por la ley, el acceso sin límite a los libros del empresario. Estos supuestos son:
- Sucesión universal: cuando los herederos suceden a los empresarios.
- Concurso: cuando un empresario es declarado en concurso de acreedores.
- Liquidaciones de sociedades: se pretende investigar si la sociedad dispone de medios para pagar sus deudas tras su liquidación.
- En caso de despidos colectivos.
- Otros casos.
- La exhibición o reconocimiento parcial: permite el acceso a determinados documentos contables a aquellos que tengan relación directa con la cuestión que se trate.
- Forma de practicar la comunicación y la exhibición: la solicitud de comunicación debe efectuarse mediante expediente de jurisdicción voluntaria, y se llevará a cabo ante el secretario judicial en presencia del empresario. El solicitante podrá examinarlos por sí mismo, y tras la consulta, el secretario presentará acta de lo actuado. En caso de no facilitar la operación por parte del empresario, se le podrá imponer una multa por incurrir en un delito de desobediencia a la autoridad judicial.
Las Cuentas Anuales
- Noción y documentos que las integran: la ley impone al empresario el deber de formular las cuentas anuales al cierre de su ejercicio económico.
- Una vez formuladas las cuentas, debe firmarlas el empresario o los socios en caso de que sea una sociedad. Además, junto con las cuentas anuales, destacan el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.
- Verificación y auditoría: los países imponen la revisión de las cuentas por los auditores de cuentas, y la Disposición Adicional Primera de la Ley 22/2015 dispone qué empresarios están obligados a realizar auditoría.
- Es necesario destacar que cualquier empresario puede someterse voluntariamente a una auditoría. El auditor debe ser un experto independiente y ajeno a la empresa que audita, y una vez examine las cuentas, debe expresar su opinión, que puede ser más o menos favorable.
- Depósito y publicidad: son los administradores quienes están sujetos al cumplimiento de tal deber. Junto a las cuentas, presentarán el acuerdo de la junta de socios en el que se acredita la aprobación de esta. Y el Registrador comprobará si los documentos coinciden con los que exige la ley y reúnen las formalidades oportunas. Si todo está correcto, se procede al depósito; y en caso contrario, se determinará que el título es defectuoso. Tras el depósito, se da cuenta de ello al Registro Mercantil. El incumplimiento del deber de depósito en el plazo establecido acarrea la imposición de diferentes tipos de multas.
El Deber de Publicidad
En el plano mercantil, concurren la publicidad comercial y la publicidad legal.
Publicidad Comercial
Consiste en una actividad que realiza el empresario para dar a conocer sus productos y servicios en el mercado y captar clientes. Esto se regula en la Ley General Publicitaria.
Publicidad Legal
Esta publicidad trasciende al mero hecho de conocer hechos y noticias. Los datos publicados se consideran conocidos por los terceros con independencia de su ignorancia o no, por lo tanto, estos no pueden alegar desconocimiento frente a esta publicidad. En el plano mercantil, el instrumento principal de esta publicidad legal es el Registro Mercantil.
El Registro Mercantil
Concepto y Regulación
El Registro Mercantil es un instrumento público que tiene como objetivo la publicidad de los empresarios y demás sujetos inscribibles. Este se rige por el principio de hoja personal, y el núcleo de la inscripción radica en los empresarios. Hay una serie de normas que conforman el derecho mercantil registral, y se divide en dos aspectos: el aspecto formal, que regula la estructura y organización del registro, y el aspecto material, que desarrolla la publicidad positiva y negativa. Actualmente, el derecho mercantil registral se concentra en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.
Funciones
El Registro Mercantil ha ido adquiriendo las siguientes funciones:
- Inscripción: labor de inscripción de los empresarios.
- Legalización: intentar evitar que el contenido de los libros del empresario sea modificado una vez legalizados.
- Nombramiento de expertos y auditores de cuentas: el registrador tiene que nombrar expertos independientes en diferentes supuestos.
- Centralización de la información registral: a cargo del Registro Mercantil Central.
- Centralizar la información relativa a resoluciones concursales.
Organización: Registros Mercantiles Territoriales y Registro Mercantil Central
Existe un registro por cada capital de provincia, y cada registro tiene su circunscripción en su territorio donde se encuentre. El registro está a cargo de los registradores de la propiedad y mercantiles. Por otro lado, existe el Registro Mercantil Central, que tiene circunscripción en todo el territorio nacional y tiene su sede en Madrid. Su finalidad es establecer conexión entre los registros mercantiles territoriales y el Boletín Oficial del Registro Mercantil:
- Centraliza, ordena y publica la información que recibe de los registros territoriales: de esta manera, el Registro Mercantil agrupa extractos de los datos recogidos en los registros territoriales nacionales.
- Procede indicar que el Registro Mercantil Central solo recoge los datos más sustanciales.
- Archivo y publicidad de las denominaciones de sociedades y entidades jurídicas: las personas jurídicas, es decir, empresas o entidades, deben disponer de un nombre, que se comprobará que sea correcto y no esté ocupado ya por otra.
- Publicación de datos en el Boletín Oficial del Registro Mercantil: el registrador mercantil actúa como intermediario entre los datos publicados y el BORME, que se divide en dos secciones: empresarios y anuncios y avisos legales.
Registro de sociedades y entidades jurídicas que han trasladado su domicilio al extranjero: son empresarios sociales que se trasladan fuera del territorio nacional pero conservan la nacionalidad.