Delegación y Organización Empresarial: Claves para la Eficiencia

El empresario debe conceder **autoridad** y **responsabilidad** a sus subalternos para desempeñar trabajos que, por diferentes circunstancias, no pueda desarrollar. Sin embargo, el empresario sigue siendo responsable de la actividad global de la empresa.

El **principio de delegación** es importante porque permite una mejor distribución del trabajo, genera un mejor desarrollo del personal que labora en la empresa y permite que los subalternos participen más activamente en la organización.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Organización

Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

• Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores.
• Establecer claramente los deberes de cada empleado.
• Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad.
• Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo.

Organización

El pequeño empresario debe saber:

• ¿Qué se hace en ese puesto? (qué trabajo se hace)
• ¿Cómo se hace ese trabajo? (paso por paso)
• ¿Con qué se hace ese trabajo? (qué máquina, equipos, accesorios, materiales, etc., se utilizan)
• ¿Dónde se hace el trabajo?

Conocer el Puesto

1. **Habilidades:** Físicas y mentales.
2. **Esfuerzo:** Físico y mental.
3. **Responsabilidad**.
4. Cómo es el lugar de trabajo.

¿Qué Buscar?

1. Habilidad.
2. Esfuerzo mental.
3. Responsabilidades.
4. Condiciones de trabajo.

Etapas de la Organización

• **División del trabajo**.
• **Coordinación**.

División del Trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la **especialización** y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo la siguiente secuencia o etapas:

Jerarquización

Jerarquía proviene del griego *hierarjes* (jerarca), que significa superior o principal en la jerarquía eclesiástica. Este término fue empleado originalmente para describir el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados.

Desde el punto de vista administrativo:

Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.

Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de **departamentalización**.

Secuencia de la Departamentalización

Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según el orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

Tipos de Departamentalización

Por Productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de productos de diversas líneas. La departamentalización se hace con base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Geográficas o por Territorios: Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Se utiliza principalmente en el área de ventas, ejemplo dividir una empresa en zonas **regionales**.

Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque también pueden utilizarse con base en determinados mercados.

Por Proceso o Equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc. Ya sea por capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera. El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro, es un claro ejemplo de la departamentalización por equipos.

Por Procesos: La división de una planta automotriz de acuerdo con cada una de sus etapas de su proceso: fundición, ensamble, pintura, pulido, etc. Demuestra departamentalización por procesos.

Secuencia: Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo. Así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

Secuencia: Cuando se trata de labores que manejen una gran cantidad de números y/o letras, por ejemplo, un departamento de cobranza que maneja infinidad de tarjetas de crédito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeración de las tarjetas, o bien, con los apellidos de los cuentahabientes.

Descripción de Funciones

Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo de la mejor manera, un trabajo.

La descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de **análisis de puesto** y de la **carta de distribución del trabajo** o **cuadro de distribución de actividades**.