Criterios de calidad y técnicas de grupo para reuniones efectivas

Criterios de calidad para la selección de programas:

Identificar los objetivos y necesidades.

- Diseñar la metodología adecuada.

- Elaborar un planning, ayudándonos de un cronograma.

- Escoger los partners, ya sean del ámbito público o privado.

- Evaluación continua y final del programa.

- Utilizar comunicación efectiva.

Variables a considerar en actividades de promoción de la salud:

Formación previa de los componentes del grupo.

- Motivaciones específicas de los componentes del grupo.

- Número de participantes.

- Gustos o preferencias de los miembros del grupo.

- Tener en cuenta las aportaciones del grupo.

- Identificar al líder o líderes del grupo.

- Experiencias previas en el ámbito.

- Tener en cuenta la discapacidad asociada.

Reuniones de trabajo:

Definición: delimitar claramente los asuntos a tratar.

Planificación: quién debe asistir, orden del día anticipado para que los participantes se preparen los temas; qué debe preparar y llevar a la reunión cada participante y establecer hora de comienzo y fin de la reunión.

Organización: elegir y preparar adecuadamente el lugar de la reunión; prever el material necesario y la documentación a presentar.

Requisitos para la reunión de trabajo:

1. Adecuada gestión del tiempo de la reunión.
2. Existencia de un liderazgo efectivo en la reunión. El líder debe promover la libre expresión de las opiniones, la escucha de las propuestas y el análisis.
3. Debe además gestionar las posiciones enfrentadas, asignando el tiempo justo para cada intervención.
4. Deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
   • Mantener el orden del día previsto.
   • Promover la libre expresión de las opiniones.
   • Gestionar las posiciones enfrentadas.
   • Analizar al comienzo los temas más sencillos e ir avanzando hacia temas que necesiten más dedicación.
   • Identificar el punto o puntos más relevantes a tratar.
   • No extenderse innecesariamente en cuestiones que ya se han resuelto.

Registro de conclusiones. Han de quedar registradas por escrito las conclusiones y decisiones que se toman, así como los responsables asignados para llevar a la práctica las acciones y tareas correspondientes. Por ello, tras cada reunión es conveniente levantar un acta en la que deberá constar:

- Fecha de la reunión.

- Asistentes.

- Temas tratados.

- Acuerdos tomados especificando el responsable de cada acción y el plazo de realización.

- Temas pendientes que deben tratarse en reuniones posteriores.

- Fecha de la próxima reunión si procede.

Consejos para participar en una reunión:

- Escuchar atentamente lo que dicen los demás.

- No interrumpir cuando otros están hablando.

- No cuchichear.

- Expresar las opiniones propias.

- Ser claro en las intervenciones.

- Expresar desacuerdos serenamente.

- No tratar de imponer.

Técnicas de grupo:

Mapas mentales. Se trata de una técnica creativa grupal en la que se toma una hoja de papel y el problema o asunto más importante se escribe con una palabra o se dibuja en el centro de la hoja.

Brainstorming. Técnica creativa grupal que consiste en la aportación de ideas para resolver un problema concreto.

SCAMPER. Técnica creativa grupal, algo más cerrada que las anteriores, ya que guía el proceso de generación de ideas hacia unas preguntas concretas. Regla mnemotécnica para responder:
- S: ¿Sustituir?
- C: ¿Combinar?
- A: ¿Adaptar?
- M: ¿Modificar?
- P: ¿Utilizarlo para otros usos?
- E: ¿Eliminar o reducir al mínimo?
- R: ¿Reordenar? = ¿Invertir?

Técnica del rumor. Esta técnica consiste en demostrar vivencialmente algunos de los aspectos de la creación del rumor; concretamente, cómo a través de sucesivas versiones sobre un hecho, se va modificando la realidad tras varios testimonios.

Los 6 sombreros para pensar. El objetivo de esta técnica es observar un problema desde diferentes puntos de vista. Los seis sombreros representan diferentes formas, direcciones del pensamiento.
- Blanco: tiene que ver con hechos, cifras, datos, información objetiva.
- Rojo: tiene que ver con expresar intuiciones, sentimientos y emociones sin tener que justificarlas.
- Negro: tiene que ver con el juicio y la cautela para señalar aquellas sugerencias que no encajan.
- Amarillo: es el de la logística positiva, por qué algo va a funcionar y por qué genera beneficios.
- Verde: es el de la creatividad, alternativas y propuestas.
- Azul: es el de la vista global y de control de proceso.

Técnica Phillips 66. Técnica que consiste en que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos. Es particularmente útil en grupos grandes de más de 20 personas. Sus ventajas son:
- Permite y promueve la participación activa de todos los miembros de un grupo, por grande que éste sea;
- Obtiene las opiniones de todos los miembros en un tiempo muy breve.
- Llega a la toma de decisiones, a obtener información o puntos de vista de gran número de personas acerca de un problema o cuestión.
- Desarrolla la capacidad de síntesis y de concentración.
- Ayuda a superar las inhibiciones para hablar ante otros.
- Estimula el sentido de responsabilidad, dinamiza y distribuye la actividad en grandes grupos.
- Logra una participación democrática en los grupos muy numerosos.

Role–play. El role–play, o desempeño de roles, consiste en representar una situación típica (un caso concreto) con el objeto de que se torne real y visible de modo que se comprenda mejor la actuación de quien o quienes deben intervenir en ella en la vida real.