Conceptos y Componentes de los Sistemas de Gestión

Sistemas de Gestión

Teoría de Sistemas

¿Qué es un Sistema?

Es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un objetivo.

Tipos de Sistemas

• Abierto: Es aquel que interactúa con el medio, importando energía, transformando de alguna forma esa energía y finalmente exportando la energía convertida.
• Cerrado: No es capaz de llevar a cabo la actividad descrita anteriormente.

Componentes de un Sistema

• Los Objetos: Son las partes o componentes de un sistema.
• Ejemplo: Átomos, estrellas, genes, neuronas, etc. Estas partes son físicas.
• Los Atributos: Son las propiedades de los Objetos.
• Ejemplo: Estrellas, temperatura, distancia de otras estrellas, velocidad relativa, etc.
• Supersistema: Este es un sistema mayor que encierra a los sistemas.
• Subsistema: Cada parte de las que encierra un Sistema puede ser considerada como un subsistema, es decir, un conjunto de partes (u objetos) e interrelaciones que se encuentra dentro de un sistema mayor.
• Ejemplo:
  • Supersistema: comunidad o región donde se desarrolla la actividad de una empresa.
  • Sistema: Empresa.
  • Subsistema: Diferentes áreas funcionales de la empresa.

Características de un Sistema

• Principio de Recursividad: Nos indica que lo que es aplicable a un sistema lo es para el supersistema y el subsistema.
• Viabilidad: Es la capacidad de adaptación, supervivencia de un sistema en medio del cambio.
• Frontera: Se entiende como aquella línea que separa el sistema de su entorno y que define lo que le pertenece y lo que queda fuera del sistema.
• Sinergia: Existe sinergia cuando al estudiar una o alguna de las partes del sistema en forma aislada, no se puede explicar o predecir la conducta del todo. La diferencia entre una suma de partes (conglomerados) y la sinergia radica en la existencia de relaciones o interacciones entre las partes.

Niveles de Organización

Se refiere que en la medida que vamos avanzando de un subsistema a sistema y a un supersistema, vamos avanzando de estados de organización relativamente simple a grados más avanzados y complejos.

Ejemplo:

• Partículas atómicas, células, ser humano (tejidos, piel, vasos sanguíneos, venas, arterias, músculos, etc.).
• Departamento de Investigación Operativa, se compone de 8 personas, éste a la vez, es parte de un sistema administrativo (Depto. de Operaciones, Adquisiciones, Calidad, etc.) la Gerencia de Operaciones, y ésta forma parte del sistema empresa.

Reduccionismo

Se refiere que en la medida que desintegramos el sistema en subsistemas, pasando de una complejidad mayor a una menor.

Nota: En la medida que desintegramos vamos perdiendo información del todo.

Elementos de un Sistema

• Corrientes de Entradas: Los sistemas a través de las corrientes de entradas reciben la energía necesaria para su funcionamiento y mantención.
• Corrientes de Salidas: Equivale a la exportación que el sistema hace al medio.

• Corriente de Entrada particular: La Información

  Esta obedece a la ley de incrementos dentro de un sistema que dice que: La cantidad de información que permanece en el sistema no es igual a la diferencia entre lo que entra y lo que sale, sino que igual a la información que existe, más la que entra.

• Proceso de Conversión

  La energía que importan los sistemas sirve para mover y hacer actuar los mecanismos particulares con el fin de alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseñados, es decir, los sistemas convierten o transforman la energía, que representa la producción característica del sistema particular.

• Retroalimentación

  Es la información que indica cómo lo está haciendo el Sistema en la búsqueda de su objetivo, y que es introducido nuevamente al sistema con el fin de que se lleven a cabo las correcciones necesarias para lograr su objetivo. La retroalimentación es un mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de su meta.

Subsistemas de Control

• Retroalimentación Negativa: Cuando el sistema se desvía de su camino (objetivo), la información de retroalimentación advierte este cambio a los centros decisionales del sistema y éstos toman las medidas necesarias para iniciar acciones correctivas.
• Retroalimentación Positiva: Cuando la acción sigue a la recepción de la comunicación de retroalimentación, va dirigida a apoyar la dirección o el comportamiento inicial.

Definición de un Sistema Total

1. Los Objetivos del Sistema
   • Medición de la actuación del Sistema
   • A través de la medición se espera determinar la calidad de la actuación del sistema
2. El Medio del Sistema
   • Definición del Entorno del Sistema
3. Los Recursos del Sistema
   • Recursos internos
   • Balance general, nos permite revisar como fueron utilizados los recursos internos.
4. Componentes del Sistema
   • Realizan las acciones específicas
   • Subsistemas
5. La Dirección del Sistema
   • Genera los planes del Sistema
   • Fija los Objetivos de los componentes
   • Distribuye los Recursos
   • Controla la actuación y comportamiento del sistema

Funciones de un Sistema Viable

• Función de Producción: Cuya función es la transformación de las corrientes de entradas del sistema en el bien y/o servicio que caracteriza al sistema y su objetivo es la eficiencia técnica.
• Funciones de Apoyo: Buscan proveer, desde el medio al subsistema de producción, con aquellos elementos necesarios para la transformación. Son las encargadas de exportar el bien, con el fin de recuperar las corrientes de entrada, y de que el medio acepte y legalice la existencia del sistema.
• Funciones de Mantención: Encargadas de lograr que las partes de sistema permanezcan dentro del sistema.
• Subsistemas de Adaptación: Buscan llevar a cabo los cambios necesarios para sobrevivir en un medio en cambio.
• Sistema de Dirección: Es el encargado de coordinar las actividades de cada uno de los restantes subsistemas y tomar decisiones.

Ejemplo

• Sistema: Empresa Minera.
• Objetivos:
  • Lograr un nivel de facturación de US$ 500,000
  • Generar negocios cuya composición sea 75% corresponda al producto y 25% a servicio pre-venta y post-venta.
• Medio en que vive el Sistema.
  • Medio Externo:
    • Competidores.
    • Clientes.
    • Proveedores.
    • Visualizar la ventaja o debilidad frente a la competencia.
• Los recursos del Sistema
  • Recursos Humanos (RR.HH.).
  • Infraestructura (computadoras, redes, servidores, etc.)
• Los Componentes del Sistema
  • Depto. de Ingeniería
  • Depto. de Desarrollo
  • Depto. de Marketing
  • Depto. de Personal
• Dirección del Sistema
  • Penetrar en el mercado de empresas mineras.
  • Entender a cabalidad el funcionamiento del sector de la Minería.
  • Desarrollar nuevas soluciones para necesidades concretas de las empresas del sector minero.