Conceptos Clave sobre las Organizaciones: Características, Tipos y Comunicación

¿Qué es una Organización?

El autor define organización como un sistema social conformado por individuos y grupos de individuos que, dotados de recursos y dentro de un determinado contexto, desarrollan regularmente un conjunto de tareas orientadas por valores comunes hacia la obtención de un determinado fin.

Características de una Organización

Las organizaciones poseen diversas características que las definen:

• Sistema social: Conformado por individuos y/o grupos de individuos.
• Agentes: Las personas relacionadas por medio de las actividades que desarrolla una organización.
• Recursos: Elementos materiales y humanos necesarios para llevar a cabo las actividades de la organización.
• Contexto: Factores externos al sistema que afectan su desenvolvimiento.
• Valores: Principios comunes que guían los objetivos, metas, fines o propósitos de quienes constituyen la organización.

Sistema e Institución Social

¿A qué se refiere el concepto de sistema?

Cuando hablamos de sistema, hacemos referencia a un conjunto de seres humanos y elementos materiales e intangibles que conforman un todo organizado.

¿Por qué las organizaciones son consideradas una institución social?

Las organizaciones son consideradas una institución social porque son concebidas como un conjunto de individuos. Dicho sistema es generalmente de tipo abierto o cerrado, interrelacionado con su contexto (los ambientes en que se relacionan las organizaciones: económico, político, sociocultural, etc.). También porque es un concepto abstracto que debe ser considerado como un modelo a los fines de su estudio.

Influencia del Entorno en las Organizaciones

El autor Bernardo Kliksberg sostiene que las organizaciones están totalmente influenciadas por los medios económicos, políticos, culturales y sociales. Esto se debe a que sus características, comportamientos y objetivos se encuentran profundamente afectados por las características de los medios nombrados, donde se desenvuelven, generando una relación de interacción mutua.

Condiciones para que un Grupo Social sea una Organización

Para que un grupo social sea considerado una organización, debe cumplir con las siguientes condiciones:

• División del poder, del trabajo y de la responsabilidad: Debe existir una estructura de autoridad, información y control.
• Existencia de un grupo que establece los objetivos y metas.
• Objetivos influidos por el contexto y el entorno.
• Desarrollo de actividades que respondan a la razón de ser de la organización: Este es el nexo que une a sus integrantes. Por ejemplo, la asociación cooperadora de una escuela.

Ejemplo de una organización (Asociación Cooperadora):

• Sistema social: Conjunto de personas y elementos materiales que forman un todo organizado.
• Personas con valores comunes: Ser solidarios.
• Objetivos comunes: Ayudar a la escuela a la que concurren sus hijos.
• Manejo de fondos: Dinero de cuotas de los socios.
• Estructura: Comisión directiva, subcomisiones, socios.
• Actividades: Festivales, rifas.

Elementos de las Organizaciones

Los elementos básicos de una organización son las personas que interactúan entre sí, con la organización, entre la organización y otras organizaciones, y entre la organización y el entorno.

Recursos Humanos

Son las habilidades que brinda el ser humano:

• Para hacer.
• Para influir en el comportamiento del otro.
• Para extraer ideas, conceptuar y generalizar.

Recursos no Humanos

• Recursos materiales: Máquinas, equipos.
• Recursos financieros: Capital, préstamos.
• Recursos del mercado: Clientes, proveedores.

Bases Fundamentales de una Organización

Las bases fundamentales de una organización son:

1. División del trabajo: Supone la especialización, con sus ventajas y desventajas.
2. Departamentalización: Es la agrupación lógica de actividades similares.
3. Jerarquía: Especifica quién depende de quién en la organización, conlleva la creación de una cadena de mando.
4. Coordinación: Establece los mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente. Una buena comunicación es imprescindible para lograrla.

Organizaciones con y sin Fines de Lucro

• Sin fines de lucro: No persiguen ganancia económica.
• Con fines de lucro: Buscan obtener ganancia económica.

Tipos de Organizaciones

Existen dos tipos principales de organizaciones:

• Formales: Establecidas por quienes tienen atribuciones para hacerlo, generalmente altos directivos. Tienen roles diferenciados, la autoridad, las actividades y las responsabilidades están distribuidas entre sus miembros con claridad.
• Informales: No son planificadas, nacen de las interacciones de las personas que forman el grupo. Son espontáneas, no se representan en el organigrama. Por ejemplo, secretarias, asistentes. La comunicación es informal, son dinámicas y se adaptan, variando en un continuo proceso de acomodamiento al cambio.

Sistemas: Abiertos y Cerrados

Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas en un todo organizado y complejo. Los sistemas están formados por componentes, llamados objetos:

• Entrada: Información, personas (dan la fuerza de arranque al sistema).
• Proceso: Mecanismo por el cual una entrada se convierte en salida.
• Salida: Producto, resultado del proceso. La salida de un sistema es la entrada de otro.

Tipos de sistemas:

• Sistema abierto: Se encuentra en interrelación con el medio.
• Sistema cerrado: No tiene vinculación mutua con el ambiente.

Estructuras Organizacionales

Existen distintos tipos de estructuras organizacionales, compuestas por los siguientes elementos:

• Núcleo operativo: Operarios que realizan el trabajo básico de producción de bienes y brindan servicios. Es el corazón de la organización. Si la organización es simple, los operarios son en su mayoría autosuficientes. Si la organización se hace más compleja, se crea una línea media entre el núcleo operativo y la cumbre estratégica. Si la empresa sigue creciendo, la organización pasa a necesitar analistas, que forman la tecnoestructura, encargados del trabajo administrativo.
• Cumbre estratégica: Responsables de la organización y quienes les dan apoyo. Deben ejercer su función de diferentes maneras:
  • Supervisión directa.
  • Relaciones con el entorno.
  • Desarrollo con el entorno.
• Línea media: Tiene autoridad directa con los operarios. Formula la estrategia de su unidad, en función de las estrategias de la organización total.
• Tecnoestructura: Analistas que se encargan de la normalización del trabajo.
• Staff de apoyo: No forma parte del núcleo operativo, su función es brindar apoyo indirecto.

"Quien tiene la información tiene el poder"

Esta frase significa que quien posee información, es decir, conocimientos, tiene la capacidad para tomar decisiones. Sin embargo, es crucial que la información sea buena, ya que con malos datos no se podrán tomar decisiones acertadas ni administrar la empresa eficientemente.

Factores que determinan el Éxito de una Empresa

El éxito de una empresa depende en gran medida de la capacidad de sus dirigentes para comunicarse con el exterior y con las otras personas que forman parte de la propia empresa. Es fundamental que tengan la habilidad suficiente para comprender y hacerse entender por los demás.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Quien emite el mensaje.
• Receptor: Quien recibe el mensaje, pudiendo ser una o más personas.
• Mensaje: Conjunto de ideas que el emisor envía al receptor.
• Signos: Sirven como medio de comunicación, pueden ser lingüísticos o visuales.
• Código: Para la interpretación de los signos, debe ser común al receptor y al emisor.
• Contacto: Entre emisor y receptor.
• Contexto: Realidad concreta o situación determinada en la que se genera el mensaje.
• Canal: Puede ser el papel de unos libros, dibujos, el aire que transmite la voz, o el cable que permite la comunicación telefónica.

Función e Importancia de los Canales de Comunicación

La comunicación constituye la base sobre la cual descansan las restantes funciones. Sirve no solo para transferir información y entendimiento entre las personas y los grupos, sino también para unificar el comportamiento del grupo, que es fundamental para una cooperación continua.

En toda organización, la comunicación tiene las siguientes funciones:

• Controlar: Controla la conducta de los miembros de la organización.
• Motivar: Pone en conocimiento del personal qué debe hacer, cómo lo hace y cómo puede mejorar lo que está haciendo, estimulando su conducta.
• Expresar emociones: Permite manifestar las frustraciones y los sentimientos de satisfacción.
• Informar: Facilita las decisiones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones.