Conceptos Clave de Organización y Administración: Un Resumen Completo

1. ¿Qué es Organización?

Es un sistema de actividades conscientemente ordenadas, formado por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial para su existencia.

2. ¿Cuándo Existe una Organización?

Una organización existe cuando:

• a) Hay personas capaces de comunicarse.
• b) Están dispuestas a actuar conjuntamente.
• c) Desean obtener un objetivo común.

3. ¿Qué es Administración?

Es la conducción racional de las actividades, con o sin ánimo de lucro. Implica la planeación, organización, dirección y control de actividades.

4. ¿Qué es la Estructura Organizacional?

Es la forma que adopta una organización para lograr sus objetivos.

5. ¿Qué es un Organigrama?

Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o institución.

6. Habilidades Necesarias de un Administrador

• a) Habilidades técnicas: Conocimiento, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de las tareas.
• b) Habilidades humanas: Habilidad y criterio para trabajar con personas.
• c) Habilidades conceptuales: Habilidad para comprender la complejidad de la organización y la adaptación del comportamiento de las personas.

7. Teoría Clásica según Fayol

La organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, y es, en consecuencia, estática y limitada.

8. Pasos del Análisis Organizacional

• a) Identificar y entender la tarea primaria.
• b) Identificar y entender las características más relevantes.
• c) Identificar los componentes del diseño de la organización.
• d) Identificar problemas y desempeño de la parte operacional de la empresa.
• e) Historia de la empresa.
• f) Relaciones entre la historia y la condición actual.

9. ¿Qué es el Contorno de las Empresas?

Son todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de las empresas, como:

• Condiciones económicas: Estado actual de la economía.
• Condiciones socioculturales: Estado de los valores sociales como: derechos humanos, medio ambiente, etc.
• Condiciones político-legales: Estado de la filosofía y objetivos del partido que se encuentra en el gobierno.
• Condiciones tecnológicas: Desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno.
• Condiciones ecológicas: Medio ambiente natural y físico.

10. ¿Qué es un Microambiente?

Está integrado por las organizaciones y personas reales con que se relaciona la empresa: clientes, proveedores, la competencia, reguladores.

11. Diferencia entre Administración y Organización

Según Fayol, la administración es un todo del cual la organización es una parte. La administración, como un conjunto de procesos relacionados y unificados, incluye aspectos que la organización por sí sola no abarcaría, como planeación, dirección y control. La organización se refiere al establecimiento de la estructura y la forma, por tanto, es estática y limitada.

12. Tipos de Organización

• a) Organización formal: Es la organización planeada, la que está en papel, aprobada por la dirección y explicada a través de manuales de organización, descripción de cargos, reglas y procedimientos.
• b) Organización informal: Nace naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización, a partir de las relaciones que establecen entre sí. Se constituye por interacciones y relaciones sociales entre las personas.

13. Principios Generales de la Administración

Son flexibles y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo y lugar.

• a) División del trabajo: Especificación de las tareas.
• b) Autoridad y responsabilidad: Ambas deben estar equilibradas.
• c) Disciplina: Depende de la obediencia y dedicación.
• d) Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior.
• e) Remuneración del personal: Satisfacción justa y garantizada.
• f) Centralización: Concentración de la autoridad.
• g) Jerarquía o cadena escalar: Línea de autoridad.
• h) Orden: Un lugar para cada cosa.
• i) Equidad: Amabilidad y justicia.

14. ¿Qué son los Objetivos Organizacionales?

Es una situación deseada que la organización intenta alcanzar, imagen que pretende para su futuro. Si el objetivo es alcanzado, es incorporado como algo real y actual.

15. Tipos de Objetivos

• 1. Objetivos de sociedad: El punto de referencia es la sociedad en general.
• 2. Objetivos de producción: La referencia es el público que entra en contacto con la organización.
• 3. Objetivos de los sistemas: Es la forma de funcionar de la organización, independiente de los bienes y servicios que producen.
• 4. Objetivos derivados: Son los usos que la organización hace del poder originado en el logro de otros objetivos.

16. ¿Qué Permite el Estudio de los Objetivos?

Identificar las relaciones entre las organizaciones y la sociedad.

17. ¿Cómo Surge la Teoría de las Relaciones Humanas?

Surge por la necesidad de humanizar y democratizar la administración, liberándola de los conceptos rígidos de la teoría clásica, adecuándola al modelo de vida norteamericano.

18. Conclusiones de Hawthorne de la Teoría de las Relaciones Humanas

• a) El nivel de producción: El nivel de producción es resultante de la integración social.
• b) El comportamiento social de los trabajadores: El comportamiento social del individuo se apoya en el grupo.
• c) Recompensas y sanciones sociales: Los operarios que producen por encima o por debajo de la norma perdían el respeto y afecto del grupo.
• d) Los grupos informales: Con la teoría de las Relaciones Humanas, el concepto informal se delineó. La organización no solo está constituida de personas, sino de un conjunto de personas que se relacionan entre sí.
• e) Las relaciones humanas: Cada persona es una personalidad, que incide en el comportamiento y aptitudes de los otros.
• f) Importancia del contenido del cargo: Los trabajos simples, repetitivos y monótonos afectan negativamente las aptitudes del trabajador.

19. ¿Qué son la Teoría X y la Teoría Y?

Son dos estilos opuestos de administración:

• a) Teoría X: Basada en la teoría tradicional, mecanicista y pragmática.
• b) Teoría Y: Basada en la idea moderna frente al comportamiento humano.

20. Concepto de la Teoría X

• a) El hombre es indolente y perezoso por naturaleza.
• b) Al hombre le falta ambición.
• c) El hombre es egocéntrico y sus objetivos se oponen a los de la organización.
• d) Se resiste al cambio, por seguridad y no asume riesgos.
• e) Su dependencia lo hace incapaz del autocontrol.

21. La Administración según la Teoría X

• Estilo duro, rígido y autocrático.
• Considera a las personas como solo recursos.
• Representa el estilo de administración científica.

22. Características de la Administración de la Teoría X

• a) La administración es responsable por la organización de los recursos.
• b) La administración es el proceso de dirigir los esfuerzos de las personas, incentivarlas y controlarlas.
• c) Sin intervención de la dirección, las personas serían pasivas y se resistirían a las necesidades de la empresa.

23. Características de la Administración de la Teoría Y

• a) El hombre no muestra desagrado hacia el trabajo.
• b) Las personas por naturaleza no son pasivas o resistentes a las necesidades de la empresa.
• c) El hombre aprende, no solo acepta responsabilidades.
• d) La capacidad de imaginación y creatividad en la solución de problemas está distribuida entre las personas.