Comunicación Organizacional: Flujos, Tipos y Estrategias Efectivas

Comunicación Descendente

Es la comunicación que se produce del superior al subordinado, es decir, aquella que se da cuando los niveles superiores de la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores. Implica:

• Instrucciones sobre la tarea que establecen cómo llevar a cabo las actividades específicas.
• Información que permita una mejor comprensión de la tarea y su relación con otras tareas organizacionales, lo cual justifica el trabajo.
• Informes sobre procedimientos y prácticas organizacionales. Definen las características formales de la organización, así como otras obligaciones y privilegios de los empleados. Pueden incluir manuales, descripciones de puestos y organigramas.
• Retroalimentación del empleado sobre su rendimiento y ejecución. Esta comunicación permite evaluar, corregir el desempeño y ofrecer información a los individuos respecto a la calidad en el desarrollo de sus acciones.
• Información de carácter ideológico. Estas comunicaciones enseñan a los empleados los valores culturales, las normas, las actitudes y otros hechos que la compañía considera claves para su funcionamiento.

Comunicación Ascendente

Es aquella que parte de los órganos inferiores de una organización y transmite información hasta los órganos de dirección. Incluye:

• Problemas y excepciones. Se refiere a situaciones que se plantean en el desempeño del trabajo y que el empleado no puede manejar, de modo que las comunica a instancias superiores para hacer llegar su opinión y su actuación.
• Informes del desempeño. Suelen ser informes escritos y periódicos que se envían a los superiores para informarles de la marcha del trabajo, del grado de consecución de objetivos, etc.
• Quejas y desavenencias. Se trasladan de manera ascendente en la jerarquía de la organización para su solución, siendo lo más usual plantearlas al superior inmediatamente.
• Sugerencias de mejora. En ocasiones, la dirección de una organización, ante un determinado problema, o para involucrar al personal en el desarrollo y la mejora de la compañía, se dota de un sistema por el cual los empleados puedan realizar propuestas de mejora para la organización, su departamento, su trabajo, etc. En estos casos conviene reforzar aquellas ideas que se lleven a cabo.
• Celebrar reuniones periódicas con los empleados o miembros del equipo, donde se anime a los trabajadores a expresarse con claridad sobre cualquier problema de trabajo, necesidades detectadas y sugerencias para facilitar su tarea.
• Mantener una política de puertas abiertas, lo que demuestra un acceso más fácil a la comunicación. El personal se puede acercar a los niveles superiores para hablar directamente. El principal problema es saber si el superior que está detrás tiene en realidad una actitud de este tipo.
• Animar al personal a enviar cartas a algún área previamente determinada, presentando preguntas, o incluso quejas o sugerencias.
• Encuestas de actitud, que tienen por objeto conocer la actitud y la opinión del personal sobre determinados asuntos que son de interés para los niveles superiores. La recogida de este tipo de información puede hacerse a través de cuestionarios escritos, entrevistas o simples charlas.

Comunicación Horizontal

Consiste en el intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico dentro de la organización. Comprende:

• Resolución intradepartamental del problema. Se lleva a cabo entre los miembros de un mismo departamento y busca la coordinación y la realización de las funciones.
• Actividades interdepartamentales. Facilitan la realización de proyectos que requieren actividades conjuntas.
• Asesorías de apoyo a departamentos. Expertos de estas áreas de apoyo realizan informes o proyectos específicos para departamentos de línea.

Comunicaciones Informales

Constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas basadas en preferencias, simpatías y rechazos de los empleados, independientemente del cargo que ocupen. Características:

• Es una forma de expresión más espontánea y, por lo general, suele resultar más satisfactoria para los miembros que la emplean.
• Es, generalmente, más rápida que los canales de comunicación formal, al no seguir éstos.
• En algunos casos en que la comunicación formal sufre restricciones, la informal resulta más exacta.
• Proporciona gran cantidad de información al incorporar con mayor facilidad a los mensajes no sólo contenidos racionales, sino también sentimientos, actitudes y valores de los miembros, y su transmisión no se produce linealmente, sino mediante racimos, lo que contribuye a su rapidez.