Comunicación Oficial: Oficios e Informes Técnicos en la Administración

El Oficio en la Comunicación Institucional

El oficio es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, subdirecciones, jefaturas u otros cargos en organismos estatales o privados. Este documento se utiliza a nivel externo, relacionándose con representantes de las instituciones, y a nivel interno, entre cargos directivos dentro de la misma empresa.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa son firmados por el máximo representante legal de una institución o por quien haga sus veces. Sin embargo, los jefes pueden firmar oficios cuando aborden temas específicos de su trabajo.

Finalidad y Empleo del Oficio

* **Finalidad:** Invitar, informar, pedir, remitir. * **Empleo:** Realizar consultas, brindar colaboración, dar órdenes, etc.

Partes de un Oficio

1. Membrete: También llamado timbre, identifica a la entidad u organismo.
2. Lugar y fecha: Indica dónde y cuándo se elabora el documento.
3. Código: Identifica a la institución.
4. Destinatario: Identifica a la institución o persona a quien se dirige.
5. Asunto: Resumen o síntesis del documento.
6. Texto: Menciona los antecedentes del documento.
7. Antefirma: Frase de cortesía que se emplea al concluir la redacción del texto.
8. Firma, posfirma y sello: Rúbrica o media firma del emisor.
9. Copia o distribución: Identifica a las autoridades a quienes se remite copia.
10. Pie de página: Identifica a los responsables de la elaboración del documento.

Estructura del Texto de un Oficio

1. Fórmula de apertura: Encabeza la redacción del texto. Las más usadas son:
   • "Tengo el honor" (dirigido a un superior).
   • "Tengo el agrado" (dirigido a un funcionario de menor jerarquía).
2. Exposición: Desarrolla el asunto del documento en forma clara, directa y breve.
3. Párrafo de cierre: Se utiliza al finalizar el texto del oficio.

Transcripción de Documentos a través de Oficios

El oficio es el documento más empleado para transmitir, en forma total o parcial, ciertos documentos como actas, dictámenes o resoluciones. También se pueden transcribir a través de copias certificadas o memorandos.

Partes del Texto de un Oficio que Transcribe un Documento

1. Fórmula de apertura: Hace referencia al documento o fragmento que se transcribe.
2. Transcripción propiamente dicha: Es la transcripción literal o parcial del documento.
3. Párrafo de cierre: Contiene la motivación que impulsa la transcripción. La fórmula más usada es "Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y demás fines".

Clases de Oficios

1. Oficio simple: Se emplea para realizar gestiones, presentar personas, dar a conocer la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos o para proporcionar información a un destinatario. Este documento sirve para poner en contacto a una autoridad de una institución o a un jefe de una dependencia.
2. Oficio múltiple: Se utiliza para comunicar disposiciones u otra información simultáneamente a varios destinatarios. Sirve para relacionar a un representante de una institución con una autoridad representativa.

El Informe Técnico

Es un documento en el que una o más personas versadas en un determinado asunto dan cuenta, en forma detallada, sobre hechos, planes o soluciones para aliviar o mejorar una situación. El informe es utilizado por los trabajadores de los sectores público y privado, y se redacta en papel A4.

Usos del Informe Técnico

Lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada.

Utilidad del Informe Técnico

Sirve para transmitir conocimiento, normalmente de temas especializados, y facilitar la toma de decisiones por parte de personas de rango jerárquico superior.

Finalidad de un Informe

Presentar de forma clara y detallada la información requerida.

Tipos de Informes

Informe Corto u Ordinario

1. No debe pasar de 8 a 10 líneas tamaño carta, a espacio y medio o 2 espacios, escritas a máquina o computadora.
2. Los usan quienes desempeñan los cargos para informar a sus superiores del avance de las acciones programadas, y se presenta periódicamente.

Características del Informe Ordinario

1. Puede ser diario, semanal, quincenal, bimestral, trimestral o semestral.
2. Por lo general, es numerado.
3. La mayoría lleva título y es enviado con oficio o memorando de remisión.
4. Hay dependencias que usan formularios diseñados de acuerdo con la información que se debe reportar.

Informe Largo o Extraordinario

Son aquellos informes que exceden de 10 líneas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta lo que requiera la materia informada. Hay informes que pueden ocupar varios folios.

Características del Informe Extraordinario

1. Es irregular y flexible, es decir, no se fijan periodos estrictos para su remisión.
2. Pueden ser numerados o no. La numeración es obligatoria si el remitente desempeña un cargo administrativo.
3. Son enviados sin oficio ni memorando de remisión.
4. No llevan título.