Comunicación Escrita Profesional: Claves y Estilos para Empresas

La Importancia de la Comunicación Escrita en la Empresa

Una comunicación escrita efectiva es fundamental para proyectar una imagen profesional de la empresa. Todo documento escrito se convierte en un registro permanente, facilitando la comprensión del mensaje y la comunicación.

Características y Diferencias entre Comunicación Escrita y Verbal

• Permanencia: La comunicación escrita perdura en el tiempo.
• Comunicación Diferida: Permite la comunicación sin la necesidad de presencia simultánea.
• Mayor Elaboración: La comunicación escrita requiere una mayor planificación y cuidado en la redacción.
• Distribución: Facilita el envío del mismo mensaje a múltiples destinatarios.
• Impersonalidad: La comunicación escrita puede ser impersonal y voluminosa.
• Mensajes Positivos: La comunicación escrita bien elaborada transmite mensajes positivos.

Normas de Comunicación y Expresión

Es crucial prestar atención a las formas estructurales y contenidos de los escritos (cartas, informes, etc.), así como a la ortografía, sintaxis y puntuación.

Estilos de Redacción

Un buen estilo de redacción debe ser:

• Tono: Cordial y respetuoso.
• Amabilidad: Mostrar cortesía en el trato.
• Personalización: Adaptar el mensaje al destinatario.
• Concisión y Claridad: Ser directo y fácil de entender.

Estilos de Cartas Comerciales

Estilo Moderno

Características:

1. Sencillez en la distribución.
2. Rapidez en el mecanografiado.
3. Comienzo en el margen izquierdo del papel.
4. Sin sangría.

Estilo Moderno Modificado

Similar al estilo moderno, pero con la despedida, antefirma y firma alineadas desde el centro hacia la derecha.

Estilo Profesional

Características:

1. Sangría en el saludo y comienzo del mensaje (1.5 a 2.5 cm).
2. Destinatario alineado a la derecha.
3. Despedida variable (centrada o a la derecha).
4. Facilidad de lectura.

Estilo Evolucionado

Características:

1. Trato directo del tema.
2. Sin saludo ni despedida.
3. Distribución similar a los estilos anteriores.

Transmisión Escrita y Comunicaciones Externas de la Empresa

Boletines y Periódicos de Venta

Publicaciones de fácil manejo, con prioridad a largo plazo. Su objetivo es informativo, tanto para comunicación interna como externa.

Catálogos

Herramienta informativa, tanto interna como externa, que muestra todos los productos de la empresa durante un período largo (ej. 1 año).

Tablón de Anuncios

Canal de comunicación interna para enviar información entre departamentos. Genera un registro y se suele hacer un original y dos copias.

Aviso

Comunicación interna para todo el personal. Sencillo y fácil, sin saludo ni despedida, con la fecha al final, sello y firma. Se coloca en el tablón de anuncios.

Parte de Trabajo

Documento para dar órdenes al personal, con carácter obligatorio. Puede ser enviado por el jefe o por otras personas.

Saluda

Documento breve, escrito en segunda persona, de carácter protocolario, para comunicar la creación de una nueva empresa. Formato: medio folio, cuartilla u holandesa, sin firma, sello ni dirección del destinatario. Contiene tres partes: encabezamiento (cargo o título de quien envía el saludo, seguido del organismo o empresa), la palabra SALUDA (con la primera letra en minúscula y más grande) y el nombre y apellidos.