Comunicación Escrita Efectiva en el Ámbito Empresarial: Correspondencia, Sobres y Cartas

La Comunicación Escrita

La correspondencia comercial desempeña un papel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa y debe contemplar una serie de normas:

• Que sea de fácil comprensión.
• Que haga una exposición adecuada de los asuntos.
• Que evite adornos o palabras excesivas.
• Que atienda el motivo de la comunicación buscando la precisión.

A la hora de llevar a la práctica estas normas, hay que tener muy presente:

• No cometer faltas de ortografía. Ten cuidado con ellas. Es una buena costumbre tener un pequeño diccionario en la oficina. Recuerda que las mayúsculas se acentúan igual que las minúsculas.
• Utilizar un vocabulario amplio. Acudir a sinónimos.
• Tratar los temas independientemente.
• Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras).
• Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas.
• Evitar las frases con formulismo (excesivo apego a las fórmulas o formas establecidas para expresar o comunicar una cosa).
• No cometer cacofonía (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras).

El Sobre

Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior. En él han de figurar los datos del destinatario (la persona a la que se le envía la carta), los del remitente (la persona que la escribe) y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos o estampillas.

El tamaño del sobre tiene que ser proporcional al del papel de la carta una vez doblado. Correos y Telégrafos, organismo dependiente del Ministerio de Fomento, da las medidas máximas y mínimas que han de tener los sobres normalizados.

Estas medidas satisfacen prácticamente el cien por cien de las necesidades de cubierta para la carta. Ahora bien, Correos permite la utilización de otras medidas para las cartas, impresos, periódicos y objetos asimilados a las tarjetas postales, entre otros, siempre y cuando el largo y el ancho sumados no superen los 90 cm y sin que la mayor dimensión exceda de 60 cm.

Asimismo, también está normalizada la distribución de los diferentes enunciados que aparecen en el sobre, según recomienda Correos.

Desde luego, estas medidas o formas son orientativas, pero si las aplicamos conseguimos que la correspondencia sea atendida de forma más rápida al no retrasar el trabajo en la oficina de correos. Además, contribuye a mejorar la imagen de la empresa o del particular que la envía.

Tipos de Sobres

Dos son las clases de sobres más utilizados en la correspondencia administrativa o comercial: clásico o cuadrangular y americano o rectangular.

Ambas clases tienen características comunes, como son el cierre de la solapa mediante dos sistemas diferentes: el primero, al humedecer la banda de goma, y el segundo, al utilizar una tira autoadhesiva, rasgable al abrirlo, con la que se asegura su confidencialidad. Esta última facilita la labor del cierre y apertura del propio sobre.

Otra característica común a los dos sistemas es la ventanilla, que es más utilizada en el rectangular que en el clásico. Es un plástico fino, transparente y situado en la parte inferior izquierda o derecha del sobre.

Existe también el sobre de doble ventanilla en el que los datos del remitente y destinatario, escritos en el documento que se envía, ocupan exactamente el espacio de esas ventanillas.

La Carta

Es el medio de comunicación escrita más utilizado. Mediante la carta, el destinatario va a obtener una imagen del remitente y se va a hacer una idea de su formación, su cultura y su saber hacer, por lo que la presentación y su contenido han de cuidarse al máximo. Las normas citadas antes para la correspondencia comercial son aplicables para la elaboración de las cartas.

En cuanto a su presentación, las principales condiciones que ha de reunir la carta son:

• Se puede escribir a mano (poco frecuente en la empresa) o a máquina (mecánica o electrónica) o bien con un procesador de textos (ordenador): si se utiliza un procesador de textos, no es aconsejable abusar de tipos de letra, ni mucho menos del tamaño, variándolo a gusto del usuario. Escoge un tipo de letra serio y sencillo y un tamaño normal y utilízalos para toda la carta.
• Ha de estar bien centrada y debe tener una distribución correcta: antes de comenzar a escribir la carta, haz un borrador y calcula aproximadamente su longitud para así poder distribuir mejor su distribución en el papel. Esta opción es muy recomendable cuando se trabaja con equipos mecánicos.
• Debe ser perceptible a primera vista el esquema de la carta: con los procesadores de textos puedes comenzar con la carta sin calcular su posible longitud, pues disponen de la opción visualizar, que es una presentación previa por pantalla del documento o del texto a imprimir.
• Mantener unos márgenes adecuados: los márgenes adecuados para la carta comercial son los siguientes, aunque estas medidas pueden tener pequeñas variaciones: margen izquierdo de 3 a 4 cm; margen derecho, 2 cm; y margen inferior, 2 cm. Respecto al margen superior, si la hoja no dispone de membrete, este estará a 2 o 3 cm del borde superior.
• No escribir al dorso del papel. La carta ha de continuar en otra hoja: se utilizará una segunda hoja, una tercera, etc., pero nunca se escribirá al reverso de las mismas. La enumeración, si hay más de una, se suele escribir en el borde superior derecho o inferior: con 1/2 se indicaría que es la hoja primera de dos, y con 2/2 que es la segunda hoja de dos, la última. En la parte superior de las hojas siguientes a la primera, ya que no se utilizan las que tienen impresas el membrete, figurará la razón social de la empresa que escribe, la fecha y el destinatario, para continuar posteriormente con el texto a 3 o 4 cm del margen superior.
• Firma de puño y letra: las cartas han de ser firmadas de puño y letra por la persona que figura en el apartado firmado. Si se pone el sello de la empresa, no lo estampes contra la firma, la emborronarás. Ponlo a su izquierda, cercano a la firma.
• La carta no puede ser enviada con borrones ni tachaduras. Para subsanar los errores, se deben utilizar los correctores apropiados que se encuentran en el mercado; y si no quedase bien, lo mejor es volver a pasar la carta, es decir, mecanografiarla de nuevo. Si se utilizase un procesador de textos, las correcciones se realizan de una forma más práctica, rápida y limpia.
• En cuanto a los dobleces de la carta, se suelen hacer en tres partes para el tamaño A-4 y siempre con el texto o contenido hacia dentro, con lo que el membrete queda hacia la parte exterior.

Partes de la Carta Comercial

Una carta comercial modelo está formada por tres partes:

• Inicio: ocupa la zona superior y está compuesta por los siguientes elementos: membrete, destinatario, referencias, asunto y fecha.
• Contenido: se encuentra entre el inicio y el final. Se divide en dos componentes: el saludo y el texto de la carta.
• Final: comienza a continuación del texto de la carta. Contiene la despedida, la antefirma, la firma, el anexo y, solo si es necesaria, la posdata.

Abreviaturas

Representan a una o varias palabras mediante un grupo de letras. Por ejemplo, la abreviatura de la palabra señor está formada por las letras Sr., la de excelentísimo por Excmo. Al final de la abreviatura siempre se pone punto.

Siglas

La sigla o siglas se componen por las letras iniciales de las palabras que queremos abreviar. Por ejemplo, la sigla de Boletín Oficial del Estado será BOE.

• Las letras que forman la sigla no irán separadas ni por espacios ni por puntos.
• Como excepción, y para facilitar su lectura y evitar equivocaciones, si el texto está escrito todo en mayúsculas, es aconsejable, y sobre todo cuando la sigla no es conocida, separarla por puntos.
• Las siglas no se escriben en plural.
• Cuando se escriba por primera vez en un documento, debemos hacerlo con la denominación completa y en el resto se utilizará la sigla.

Acrónimos

El acrónimo es la palabra formada por las iniciales, y a veces por más letras, de otras palabras.

Lista de Abreviaturas

Abog. Abogado/a Acept. Aceptación Admón. Administración
Apdo. Apartado Art. Artículo Avda. Avenida
Atto. Atento Atta. Atenta Aux. Auxiliar
Bco. Banco Bº Beneficio Bº Barrio
Cap.º Capítulo Cdad. Ciudad o comunidad Cl. o C/ Calle
Cgo. Cargo Cía. Compañía Cód. Código
Cta. Cuenta Ctje. Corretaje c/c Cuenta corriente
c/n Cuenta nueva c/u Cada uno Ch. Cheque
D. Don Dña. Doña d/ Días
d/f Días fecha d/f/fra Días fecha factura d/v. Días vista
Dcha. Derecha Dpto. Departamento Dr. Doctor
Dto. Descuento E/ Efecto e/c En cuenta
Efvo. Efectivo etc. Etcétera EUR Euro
Excmo. Excelentísimo Fdo. Firmado Fra. Factura
Gts. Gastos Impto. Impuesto Ints. Intereses
Ilma. Ilustrísima L/ Letra de cambio Lda. Licenciada
Ltda. Limitada Ltdo. Limitado m/f Meses fecha
m/v Meses vista Máx. Máximo Mín. Mínimo
Pág. Página Párr. Párrafo Pdo. Pasado
Pdte. Presidente/Pendiente Prov. Provincia Pta. Peseta
Pte. Presidente Pza. Plaza r. Remesa
Ref. Referencia Reg. Registro Rte. Remite
s/ Según y sobre s/c Su cuenta s/f Su favor
t/ Talón Teléf. Teléfono Ud. Usted
VºBº Visto Bueno Vd. Usted Vto. Vencimiento
v/ Visto