Comunicación Empresarial: Tipos, Documentación y Protección de Datos

Comunicación Escrita: Características y Principios

La comunicación escrita consiste en transmitir un mensaje a través del lenguaje escrito, sin necesidad de que emisor y receptor coincidan en el tiempo o el espacio. Es una forma de comunicación diferida.

Características de la Comunicación Escrita

• No hay retroalimentación inmediata.
• Exige mayor control gramatical y claridad.
• Proporciona prueba del contenido y validez legal en algunos casos.
• La falta de comunicación no verbal puede generar malentendidos.
• Permite adjuntar documentos.

Pasos para una Comunicación Escrita Efectiva

1. Analizar el contexto y el receptor.
2. Planificar el mensaje y dividirlo en párrafos.
3. Seleccionar palabras adecuadas y revisar antes de enviar.

Principios de Redacción Escrita

• Claridad: Mensajes simples y comprensibles.
• Sencillez: Lenguaje cercano al receptor.
• Concisión: Brevedad y precisión.
• Cortesía: Respetar vínculos con el receptor.

Documentación Interna en las Organizaciones

Tipos de Documentos Internos

1. Aviso: Documento breve para informar a un gran público. Incluye membrete, título "AVISO", cuerpo breve, lugar, fecha, firma y cargo.
2. Memorándum: Para transmitir órdenes o solicitudes. Contiene remitente, destinatario, asunto, cuerpo, fecha, lugar y firma.
3. Convocatoria: Documento para citar a reuniones. Incluye personas convocadas, fecha, lugar, orden del día, firma y cargo.
4. Acta: Registra lo ocurrido en una reunión (asistentes, acuerdos, intervenciones, hora de inicio y cierre).

Documentación Externa en las Organizaciones

Tipos de Documentos Externos

1. Carta comercial: Apoya actividades comerciales, dividiéndose en encabezamiento, cuerpo (introducción, desarrollo, conclusión) y cierre.
2. Comunicación con la administración pública:
   • Instancia: Solicita algo, dividiéndose en datos del solicitante, exposición y solicitud.
   • Certificado: Acredita hechos específicos, con encabezamiento, cuerpo y cierre.

Gestión de Correspondencia

Permite a la empresa registrar y ordenar la documentación. Se realiza a través de libros de registro:

• Registro de entrada: Clasifica y sella la documentación recibida (fecha, remitente, destinatario, asunto...).
• Registro de salida: Similar al anterior, pero para la documentación generada por la empresa.

Protección de la Información

Todas las empresas disponen de información valiosa para uso comercial, pero todos esos datos tienen que regirse por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). En todas las organizaciones, la información se somete a una serie de normas:

• Restringir la información al personal que deba conocerla.
• Establecer cláusulas de confidencialidad.
• Acuerdos de confidencialidad o divulgación.

La protección de la información es importante, sobre todo, para evitar sanciones, tanto a nivel nacional como europeo.

Comunicación Telefónica y Telemática

Es un tipo de comunicación oral no presencial común en organizaciones, utilizada para contactar con clientes, proveedores, etc.

Ventajas y Desventajas

• Ventajas: Reduce los costos de desplazamiento, es rápida y personalizada.
• Desventajas: Barreras físicas, falta de comunicación gestual, interacción menos cálida.

Etapas de la Comunicación Telefónica

Emisión

1. Presentación: Saludo, identificación, motivo y destinatario.
2. Desarrollo: Explicar de forma clara y concisa el motivo de la llamada.
3. Cierre: Lograr el objetivo (información, queja, venta).
4. Despedida: Agradecer y despedirse cordialmente.

Recepción

1. Inicio: Responder antes de 3 tonos, centrarse en la llamada.
2. Saludo e identificación: Empresa y nombre del receptor.
3. Motivo: Identificar el propósito de la llamada y el destinatario.
4. Acción: Tomar nota o realizar la acción correspondiente.
5. Cierre y despedida: Resumir y agradecer.

Recomendaciones para la Comunicación Telefónica

• Usar habilidades sociales (empatía, paciencia).
• Hablar claro y evitar silencios prolongados.
• Llamar a las personas por su nombre y tomar notas si es necesario.
• Evitar decir "no"; buscar formas positivas de expresión.

Otros Medios de Comunicación en Organizaciones

• Videoconferencia: Comunicación en tiempo real con imagen y sonido. Permite compartir pantalla, grabar y usar chat.
• Fax: Envío de documentos en tres pasos: escaneo, transmisión y recepción.
• Burofax: Servicio de correos para envío urgente de documentos con prueba de recepción.
• Centralita telefónica (PBX): Sistema interno que conecta y gestiona llamadas.

Características de la Centralita Telefónica