Comunicación empresarial: cartas, documentos y envíos

Normas de expresión escrita

• Evitar adornos y excesos de palabras.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar vocabulario amplio.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías.

Estilos de carta comercial

• El estilo moderno.
• El estilo moderno modificado.
• El estilo profesional.
• Estilo evolucionado.

Cartas comerciales

Cartas informes

• Informes comerciales.
• Informes personales: Cartas que una empresa solicita a otra para pedir información sobre los empleados que han trabajado en ella.

Carta pedido

• Solicitud de información: Solicitar información sobre productos con objeto de hacer un pedido.
• Carta de pedido en firme: Realiza el pedido. Debe figurar una descripción detallada del mismo.
• Cartas de aceptación, modificación, alteración o denegación del pedido: Comunica la aprobación o aceptación del pedido formulario.
• Carta de cobro del pedido: La factura comercial.

Cartas reclamación

• Carta de reclamación del pedido: Escrito de las incidencias que ha observado en la recepción de la mercancía.
• Carta de reclamación del impago: Se redacta cuando no se ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido.

Documentos administrativos básicos

• Oficio.
• Nota interior.
• Notificación (La ordenación de la notificación. La práctica de la notificación).
• Publicación o anuncio.
• Solicitud.
• Declaración.
• Carta.

Comunicaciones breves y régimen interior

• Carta circular.
• Saludo.
• Nota interior.
• Avisos y anuncios.

Medios físicos de la correspondencia comercial

• El sobre.
• El sobre prefranqueado (Ofertado por Correos y Telégrafos para la correspondencia nacional, no es necesario comprar sello).
• El código postal (Por parte de las oficinas de reparto, se hace una forma más rápida y segura).
• El papel.
• La carta.
• El certificado (Escritos administrativos que justifican un hecho. La persona que redacta el certificado, no tiene por qué ser la misma que firma).

Circulación interna del correo

En una empresa pequeña o mediana, la persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la correspondencia, registrarla y entregarla a su destinatario.

Las empresas grandes disponen de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con medios que llevan los escritos a través de circuitos de comunicaciones, como cintas transportadoras.

• El primer despacho o recogida se efectuará a primera hora de la mañana.
• El segundo se realizará a media mañana.
• El tercero y último se efectuará una hora antes de cerrar la empresa.

Servicios del sector público: Envío de documentos

• Carta: Enviar documentos hasta un máximo de 2 kg. Circula cubierta. Tipos: Normal u ordinaria o Certificada.
• Tarjeta postal: Mensaje breve y no confidencial. Circula al descubierto. El peso no puede ser superior a 20 g.

Correspondencia urgente

Es de calidad con objeto de satisfacer necesidades de comunicación y transporte más urgentes.

• Postal Exprés Nacional.
• Postal exprés internacional, EMS.
• Correo urgente internacional.
• Carta urgente.
• Servicio de valijas.

Paquetería certificada

• Paquete azul: Entrega a domicilio bajo firma. Hasta 20 kg.
• Aviso de recibo: Garantía de seguridad y rapidez. Hasta 30 kg.

Dinero: Giro

El giro es la forma más rápida, sencilla y segura de enviar dinero.

Giro Nacional

Permite la entrega de dinero dentro del territorio nacional.

Modalidades:

• Giro: Cheque postal, máximo 3.000 €; y en metálico, máximo 300 €.
• Giro inmediato: Posibilidad de disponer de forma inmediata del dinero enviado en cualquier oficina de Correos del país.

Giro Internacional

Permite pagos en los que se mantenga un acuerdo de prestación del servicio. El importe es abonado en la moneda del país de destino.

El Eurogiro, es un giro internacional cursado por vía electrónica para los países de la UE y Japón. Admite una comunicación escrita gratuita no superior a 140 caracteres.

Burofax

Servicio que permite el envío de mensajes desde las oficinas de Correos a cualquier empresa o usuario que no disponga de fax.

Servicios del sector privado

Presta sus servicios por medio de las agencias o compañías de mensajería y paquetería.

• Servicio nacional.
• Servicio internacional.
• Servicios complementarios.

Servicio nacional: Urgente

• De hoy para hoy: Entrega del envío al destinatario el mismo día que se remite.
• Mismo día: Se entrega a última hora de la jornada laboral y el destinatario la podrá recibir antes de las 8:30 h del día siguiente.
• Urgente 8.30: Se puede enviar el sábado para entregar el lunes antes de las 8:30 h.
• Urgente 10.00: La mercancía se entrega antes del día siguiente.
• Semi-urgente 13:00: La mercancía se entrega antes de las 13.00 h del día siguiente.

Diario

• Urbano: Se realizan varias entregas diarias.
• 24 horas: Se suele entregar antes de las 19.00 h del día siguiente.
• Económico: Cuando la entrega no es muy urgente o el destino es Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla.

Día de la semana

• La entrega se hace el día de la semana indicada.

Servicio internacional

Las agencias agrupan los países por zonas, clasificándolas. Y así establecen una información respecto a las tarifas a cobrar y el plazo de entrega.

• Currier Internacional.
• Multi Mail.
• Super-City.
• Euro-Net.

Servicios complementarios

Servicios que prestan las compañías de mensajería a sus clientes.

• Reembolso.
• Comprobante o confirmación de entrega.
• Servicio de trámite o de gestión.
• Valor declarado.
• Mailing.
• Mercancías delicadas.

Tratamiento del correo

Respecto al control del correo y su archivo, dependerá de la organización escogida por la empresa. La organización puede ser:

• Centralizada: Los documentos son custodiados en un archivo general o central. Creados por los diferentes departamentos.
• Descentralizada: Cada departamento es responsable de la guarda o custodia de la documentación que le llega a través de los canales de distribución.

Sistemas empleados para su archivo o custodia:

• Convencional: Si el volumen es grande, se ha de tener el espacio y las personas que se encargan de su custodia y control, ya que el archivo es la “memoria” de la empresa.
• Microfilme: Los microfilms son películas fotográficas que nos permiten conservar una reproducción exacta de documentos originales.
• Informático: Se almacenan en un ordenador.

Libro registro de entrada del correo

• Orden correlativo.
• Indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento.
• Escribiremos el motivo de la comunicación.
• Fecha de recepción del documento registrado.
• Nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.
• Clase de documento recibido. (C=Carta; TP=Tarjeta postal; TL=Telegrama; PP=Paquete postal).
• Nombre del destinatario.

Libro registro de salida de correspondencia

• Número de orden correlativo de salida.
• Especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.
• Fecha de salida.
• Nombre, razón social, a quien se envía el documento.
• Indicaremos si la carta es certificada, urgente, etc.

Clasificación de la correspondencia

Alfabética

Es el orden de clasificación más extendido. Los documentos se clasifican tomando como base el apellido que figura en el documento.

Geográfica

El sistema de clasificación es el lugar de residencia según: autonomía, provincia, municipio, calle y nombre.

Materias

Los documentos se agruparán en función del tema que traten. En la clasificación por materias podemos diferenciar:

• Orden alfabético de materias.
• Agrupación de materias según categorías lógicas.

• Numérico.
• Alfanumérico.

Cronológica

La documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada.

Decimal

La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, acciones, etc., en 10 grandes grupos.

Universal

Es el sistema de clasificación más completo que existe; debido a su gran complejidad, debe ser aplicado por personas cualificadas. Se utiliza en bibliotecas para clasificar los libros.

Clasificación geográfica

Se aplica el orden: Autonomía, provincia, municipio. Si coincidiesen, utilizaremos como criterio de clasificación el nombre de la calle donde residen.

Normas de clasificación por materias

• Debemos identificar todos aquellos asuntos o materias con los cuales podemos clasificar.
• Antes de comenzar a clasificar, deben estar bien identificados.

Normas de clasificación cronológica

• Utilizar siempre la misma fecha.
• Mantener el criterio, el máximo tiempo posible.
• Si coincidiesen fichas con igual fecha, utilizaríamos como sistema de clasificación el alfabético.

Normas de clasificación decimal

• Definir los 10 grupos principales.
• Debe ser flexible, permitiendo intercalar nuevos grupos.
• Las subdivisiones deben estar perfectamente relacionadas.