La Comunicación en la Empresa: Tipos, Barreras y Estrategias

Comunicación en la Empresa

Definición

La comunicación es el proceso mediante el cual una persona (emisor) transmite un mensaje a otra (receptor) con el objetivo de establecer un contacto y lograr un fin determinado.

Elementos de la Comunicación

• Mensaje: Información, ideas o sentimientos que se transmiten. Puede ser verbal (oral o escrito) o no verbal (gestos, miradas, posturas).
• Código: Conjunto de símbolos o signos empleados para expresar el mensaje. El más usado es el lenguaje verbal.
• Emisor: Quien emite el mensaje y espera una reacción del receptor.
• Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje (voz, escritura, medios digitales, etc.).
• Contexto: Situación real en la que se encuentran las personas que se comunican.
• Retroalimentación: Respuesta del receptor al emisor después de haber recibido el mensaje.
• Receptor: Persona que recibe e interpreta el mensaje.
• Ruido: Cualquier elemento que distorsiona o perturba la comunicación.

Etapas del Proceso de Comunicación

1. Configuración de la idea: El emisor decide qué quiere decir, cómo y a quién.
2. Codificación: El emisor traduce la idea a un lenguaje determinado (código).
3. Emisión del mensaje: El emisor elige un canal de comunicación y procura evitar posibles interferencias.
4. Recepción: El receptor recibe el mensaje a través del canal.
5. Decodificación: El receptor interpreta y comprende el mensaje.
6. Retroalimentación: El receptor responde al emisor, confirmando la recepción e interpretación del mensaje.

Tipos de Comunicación

Según la dirección del mensaje:

• Vertical Ascendente: Fluye desde los empleados o mandos intermedios hacia la dirección. Su objetivo es conocer los problemas, quejas y sugerencias del personal.
• Vertical Descendente: Fluye desde la dirección hacia los niveles inferiores. Su objetivo es dar instrucciones e informar sobre los objetivos, políticas y procedimientos de la empresa.
• Horizontal: Fluye entre empleados del mismo nivel jerárquico. Su objetivo es coordinar actividades, resolver problemas y tomar decisiones conjuntas.

Según la estructura de la comunicación:

• Formal: Se da en la empresa de forma estructurada y programada, siguiendo los canales jerárquicos establecidos. Transmite información oficial y relevante para la organización.
• Informal: No sigue una estructura formal ni los niveles jerárquicos. Surge de forma espontánea y flexible entre los empleados. Permite una comunicación más rápida y directa, pero puede dar lugar a rumores.

Según el código utilizado:

• Verbal Oral: Se transmite mediante la voz. Es rápida, permite la retroalimentación inmediata y un contacto más personal.
• Verbal Escrita: Se transmite mediante la escritura. Permite dejar constancia del mensaje, facilita su consulta posterior y un lenguaje más preciso.
• No Verbal: Se transmite a través de signos no lingüísticos (movimientos corporales, expresiones faciales, tono de voz, etc.) y visuales (apariencia, vestimenta, entorno). Aporta información sobre la personalidad y el estado emocional del emisor.

Barreras de la Comunicación

Las barreras de la comunicación son obstáculos que dificultan la correcta interpretación del mensaje por parte del receptor.

Tipos de Barreras:

• Personales o psicológicas:
  • Estereotipos: Clasificar a las personas por su imagen personal.
  • Efecto Halo: Impresión favorable o desfavorable que se tiene sobre una persona.
  • Percepción Selectiva: Seleccionar solo la información que interesa.
  • Defensa Perceptiva: Mecanismo para defenderse de información que no se quiere aceptar.
• Semánticas:
  • Uso de un idioma o jerga desconocida para el receptor.
  • Vocabulario o terminología demasiado específica.
  • Mensajes demasiado extensos o confusos.
• Físicas: Interferencia del entorno (ruido, distancia, mala conexión, etc.).

Técnicas para Vencer las Barreras

• Utilizar la retroalimentación para asegurarse de que el mensaje se ha entendido correctamente.
• Utilizar un lenguaje claro, conciso y comprensible para el receptor.
• Omitir información irrelevante.
• Utilizar más de un canal de comunicación para reforzar el mensaje.
• Preparar bien el mensaje y adaptarlo al receptor.
• Evitar los filtros personales y escuchar atentamente.

Redes de Comunicación en Grupos

Las redes de comunicación son las estructuras que se establecen en la empresa para transmitir mensajes entre sus miembros.

Redes Formales:

• Circulo: La información circula entre todos los miembros. Favorece la participación y la resolución de problemas, pero puede ser lenta.
• Estrella: Un miembro central (líder) recibe y distribuye la información. Es eficaz, pero puede generar dependencia del líder.
• Cadena: La información se transmite de forma lineal, de un miembro a otro. Es útil para transmitir información jerárquica, pero puede ser lenta y distorsionar el mensaje.
• Múltiples canales: Todos los miembros se comunican entre sí. Favorece la participación y la cohesión del grupo, pero puede ser caótica.

Redes Informales:

• Cadena: Similar a la formal, pero sin una estructura definida.
• Chisme o Rumor: La información se transmite de forma no oficial y puede ser distorsionada.
• Casual o Aleatoria: La información se transmite sin un orden o estructura definida.

La Comunicación en el Ámbito Laboral

La comunicación en el ámbito laboral tiene como objetivo coordinar tareas, motivar a los empleados, mejorar los comportamientos y facilitar la toma de decisiones. La comunicación implica una interacción entre dos o más personas, mientras que la información se transmite en una sola dirección.

El Plan General de Comunicación

El Plan General de Comunicación es una herramienta de gestión empresarial que ayuda a la dirección a alcanzar los objetivos de la empresa. Define las estrategias, canales y acciones de comunicación interna y externa, con el fin de mejorar la imagen de la empresa, fortalecer las relaciones con los empleados y stakeholders, y optimizar la transmisión de información relevante.