Comunicación Eficaz: Claves para una Comunicación Exitosa

Factores que Influyen en la Comunicación

Factores físicos: Transmisión del mensaje (ej. interferencias, ruidos…).

Factores fisiológicos: Relativos a las personas (ej. enfermedad, discapacidad…).

Factores semánticos: Relacionados con el lenguaje empleado y su dominio.

Factores sociales: Influencia del entorno en las personas que intervienen en la comunicación. Los mensajes se reciben a través de un filtro (ej. religión, economía…).

Factores psicológicos: Factores inherentes al individuo que le llevan a interpretar el mensaje de acuerdo con sus propios condicionantes.

Comunicación Eficaz

La comunicación es eficaz solo si el interlocutor comprende el mensaje.

Lógica

La lógica es el arte de razonar correctamente.

Para Poder Comunicar

Es un proceso en el que participan al menos dos personas. Tendrá éxito si ambas se esfuerzan en conseguirlo.

Conducta del Emisor

• Pensar con lógica y elaborar un mensaje con sentido.
• Utilizar un lenguaje adecuado al código y expresarse de forma correcta.
• Considerar los conocimientos del receptor y utilizar expresiones que pueda comprender.
• Emplear un lenguaje conocido.
• Usar preferentemente mensajes positivos.
• Utilizar canales y soportes adecuados y evitar aquellos que puedan provocar ruidos o interferencias.
• Evitar sobrecargas de canal emitiendo un único mensaje.

Conducta del Receptor

• Prestar atención a la recepción del mensaje.
• Interpretar y comprender el mensaje recibido.
• Si la comunicación no puede realizarse porque el mensaje se desvirtúa debido a ruidos o interferencias, pedir aclaraciones al emisor.
• Cuando reciba el mensaje y comprenda la información que contiene, debe hacérselo saber al emisor.

Efectividad del Mensaje

Herramientas para una Comunicación Efectiva

• La voz: Volumen, vocalización, velocidad, tono, pausas.
• Palabras: Mensajes, lenguaje natural.
• Actitud: Control (evitar apasionamiento innecesario), corrección, centrar las palabras en el tema y no en la emoción.
• Lenguaje corporal: Gestos, mirada, sonrisa.

Adaptación del Mensaje

Tanto en el contenido como en la forma, hay que saberse amoldar a las circunstancias en las que nos comunicamos. Esa coyuntura marcará cuáles de las herramientas hay que emplear y el modo de usarlas.

Consideración del Interlocutor

• Respeto y consideración.
• Adecuación del mensaje.
• Empatía (ponerse en el lugar del otro).

Apasionamiento

Dejarse vencer por las emociones (positivas o negativas), contrario al control y la tranquilidad.

Factores que Influyen en el Oyente

• Conocimientos previos.
• Expectativas.
• Estereotipos.
• Prejuicios.

Origen de los Prejuicios y Estereotipos

Su origen está en el aprendizaje que se produce en el entorno del individuo: familia, escuela, grupo social, medios de comunicación…

Ventajas de los Mensajes "Yo"

• Quien los formula expresa opiniones, deseos o sentimientos propios y se responsabiliza de los mismos.
• No juzgan ni valoran a otros de manera negativa.
• Facilitan el diálogo, las relaciones y la negociación.
• Acercan y predisponen a favor del cambio.

Motivación

Cuando estamos realmente interesados en algo, prestamos más atención.

Entorno

Es más fácil escuchar en condiciones favorables.

Asertividad y Empatía

Impera el respeto por las opiniones ajenas. La persona asertiva acepta, respeta y valora que los demás tengan posturas diferentes. La persona asertiva suele ser empática, tiene facilidad para ponerse en el lugar de los demás.

Ventajas de Saber Escuchar

Para el que Habla

• Se siente atendido y a gusto con el oyente.
• Puede comunicar sus ideas.
• Tiene esperanzas sobre la resolución de sus problemas.

Para el que Escucha

• Puede enterarse de lo que el emisor le comunica.
• Tiene la posibilidad de resolver problemas o aclarar dudas del interlocutor.

Escucha Deficiente en la Empresa

• Clientes insatisfechos porque no se les hace caso o no se les atiende.
• Operaciones comerciales que dejan de realizarse debido a malentendidos.
• Citas que tienen que suspenderse o volver a convocarse por malas interpretaciones.
• Conflictos con los trabajadores por falta de diálogo.
• Falta de participación de los empleados porque no se tienen en cuenta sus sugerencias.

Reglas del Arte de Conversar

• Escuchar ideas, no datos.
• Tomar notas si es necesario.
• No interrumpir al que habla.
• No adelantarse a las conclusiones.

Preguntas y Respuestas

1. Pon 3 ejemplos de factores que influyen en la comunicación. Físicos, fisiológicos, semánticos.
2. ¿Cuándo se dice que la comunicación es eficaz? Se dice que la comunicación es eficaz solo si nuestro interlocutor (receptor) comprende el mensaje.
3. ¿Qué es la lógica? La lógica es el arte de saber razonar correctamente.
4. Enumera 3 tipos de conducta a seguir por el receptor.
   • Prestar atención a la recepción del mensaje para que este no se pierda.
   • Tratar de interpretar y comprender el mensaje que se recibe.
   • Si la comunicación no puede realizarse, porque el mensaje se desvirtúa debido a ruidos o interferencias, se lo hará saber al emisor para que repita la transmisión.
5. Enumera las causas que pueden provocar un malentendido.
   • Sacar conclusiones de un mensaje o una actitud que no hemos acabado de interpretar o entender correctamente.
   • Actuar antes de tiempo, es decir responder a malas maneras antes de acabar de escuchar todo el mensaje, o antes de acabar de escuchar todo lo ocurrido, etc.
6. ¿Qué son las emociones? Las emociones son el resultado de cómo experimentamos, física y mentalmente, la interacción entre nuestro mundo interno y el mundo externo. Se expresan a través de comportamientos, expresiones de sentimiento y cambios fisiológicos.
7. ¿Por qué es importante la fuerza del nombre? Es algo con que nos identificamos y lo percibimos de forma íntima. Nos sentimos sorprendidos y halagados cuando alguien, que a penas conocemos se acuerda y lo pronuncia bien. Pero sobre todo es especialmente importante en las comunicaciones diferidas y en las no presenciales, es decir, por ejemplo, un correo electrónico. No hacerlo, puede causar una posible mala interpretación del mensaje.
8. ¿En qué consiste la brevedad? Consiste en intentar que las conversaciones sean lo mas cortas posibles, sin perjudicar el contenido. Se debe dar la información necesaria, ni mas ni menos.
9. ¿Qué es la empatía? Es la identificación mental y afectiva de un sujeto con el estado de ánimo de otro. Tener empatía es saber “meterse en la piel del otro”. Es una cualidad fundamental para entender a nuestros semejantes.
10. Enumera los 4 factores que pueden afectar al oyente. Conocimientos previos, expectativas, estereotipos, prejuicios.
11. ¿Cómo puede afectar a una empresa la mala comunicación? Pon algún ejemplo. En una empresa, uno de los principales factores para que funcione correctamente es una buena comunicación, sin buena comunicación no se podrá sacar correctamente el trabajo en un taller, por ejemplo. Si el chapista no informa al pintor que ya ha reparado un golpe y que se lo ha dejado para pintar, ese coche nunca se pintará. Si la persona de recambios no avisa de que un recambio a llegado, esa pieza nunca se montará. Si el recepcionista o el asesor que haya atendido al cliente le haya dado una fecha de entrega, y esa fecha de entrega no se la dice ni al jefe de taller ni al pintor/mecánico… Llegará el día que venga el cliente a buscar el coche, y la reparación o operación ni se habrá empezado a hacer.
12. ¿Cuáles son las reglas básicas del arte de conversar? Escuchar ideas y no datos, tomar notas si es necesario, no interrumpir al que habla, no adelantarse a las conclusiones.