Comunicació i Organització Empresarial

L’organització empresarial i els fluxos de comunicació

Model d’organització jeràrquic o lineal

Es basa en una línia d’autoritat, dels nivells superiors als inferiors, i la presa de decisions està centralitzada.

Model d’organització funcional

Es caracteritza per l’agrupació segons la funció especialitzada. Permet una major especialització dels treballadors i un major control.

Model d’organització mixt o lineal-funcional

Combina l’autoritat horitzontal i la vertical. Algunes persones depenen de dos caps. És un model habitual en les grans empreses que treballen per projecte. Fomenta l’especialització, l’autoritat i la responsabilitat.

Model d’organització line and staff

Line pertany a l’empresa, l’staff, intern o extern, es dedica en exclusiva a l’assessorament d’una persona, matèria o al conjunt estratègic de l’empresa. L’staff és fonamentalment assessor, però no decisori.

Model d’organització divisional

Sorgeix a conseqüència de la diversificació de productes i del propi creixement de l’empresa, ja sigui per zones geogràfiques o per línies de productes.

Els organigrames

• Línies verticals: representen les relacions jeràrquiques o de subordinació.
• Línies horitzontals: representen les relacions funcionals.

La direcció a l’empresa

Les funcions principals de la direcció són: Planificar, Organitzar, Gestionar i Controlar. Els quadres intermedis són una part essencial d'aquest procés.

Mostra els diferents nivells de direcció de l’empresa i els seus objectius.

La imatge corporativa

La cultura d’empresa fa referència a l’estil de vida de l’organització, la manera com actua i es relaciona amb els seus públics, interns i externs. La tradició, el costum i la motivació dels treballadors en són elements clau.

La cultura d’empresa es defineix per:

• Missió: què és l’empresa, quina és la seva raó de ser.
• Visió: en quina direcció vol anar, quina és la seva imatge de futur.
• Valors: quins valors o quines pautes guien la conducta diària de l’empresa.

La identitat corporativa es manifesta mitjançant: identitat visual, identitat cultural, arquitectura corporativa, organització i empleats.

Comunicació eficaç i eficient

La comunicació eficaç és la que assoleix els objectius per als quals s’ha generat.

La comunicació eficient és la que assoleix els objectius per als quals s’ha generat amb el menor cost possible.

La comunicació a l’empresa pot estar afectada per diferents dificultats:

• Omissió: es deixa de rebre informació important.
• Distorsió: alteració del significat del missatge a mesura que circula.
• Manca de credibilitat de la font emissora d’informació.
• Deficiència dels canals formals: els canals no s’actualitzen i els usuaris no els tenen en compte.
• Doble missatge o incongruència entre els missatges: per un canal es transmet un missatge i per un altre, un de diferent.

Elements del procés de la comunicació oral: emissor, receptor, canal, codi, missatge, feedback i annexos al procés.

Barreres de la comunicació oral

Degudes a l’entorn

• Ambientals: sorolls aliens a la pròpia comunicació (timbres, telèfons, ambulàncies...).
• Característiques físiques de l’espai: aspectes com la calor en una sala o una cadira incòmoda.
• Elements deguts a l’organització de l’activitat: distraccions visuals, interrupcions...
• El temps: treballar sota pressió de temps també suposa una barrera.

Degudes a l’emissor o al receptor

Relacionades amb el codi a utilitzar

• Llenguatge ambigu: ja sigui per absència d’un fil conductor o bé per incoherència.
• Superfluïtat: la redundància és necessària perquè un missatge s’entengui millor.
• Rutina en la presentació de les informacions: una informació que es repeteix constantment sense patir variacions fa que el receptor en qüestioni la utilitat.
• Sobrecàrrega: l’excés d’informació rebuda fa que no se la sàpiga tractar.
• Tecnicismes: en la majoria de casos és preferible la definició i l’explicació.

Relacionades amb l’habilitat de les persones

• Manca d’habilitats comunicatives: suposar que el receptor ja coneix els continguts a tractar, no fer preguntes, no prestar atenció, no escoltar...
• Manca d’empatia: falta de capacitat per posar-se en el lloc de l’altre.
• Manca de feedback: si no hi ha feedback vol dir que no hi ha informació de tornada.

Barreres psicològiques

• L’efecte halo: una persona tendeix a jutjar un tret específic en funció d’una primera impressió general.
• Tendència a avaluar: tendència natural humana a jutjar, avaluar, aprovar o desaprovar el que es diu i, sovint, abans que l’emissor hagi acabat.
• Defensa psicològica: el subjecte, en sentir-se atacat, pressionat o amenaçat per la situació, reacciona emocionalment per evitar la sensació de malestar, por o incertesa.
• Coneixement previ del tema: es presta més atenció quan el tema que es tracta ens resulta familiar. Si el dominem o en som experts, ens pot resultar avorrit i podem "desconnectar".
• Expectatives: l’escolta estarà condicionada o influenciada per aquestes expectatives i captarem només allò que ens interessa (percepció selectiva).
• Estereotips: característiques, atributs o formes de pensament de certs col·lectius humans que s’atribueixen, indiscriminadament, a tots els individus que en formen part.
• Prejudicis: són judicis preestablerts. Sorgeixen per les diferències entre els grups socials (raça, religió...).