Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de Información: Principios, Fases y Optimización

Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de Información

Cuando hablamos de un sistema de información, nos referimos a aquel que permite ingresar datos y extraer información. Esto se puede hacer de forma manual o por computador.

La información podría ser independiente de la plataforma o del software que se está trabajando. El ciclo de vida del software es diferente al ciclo de vida de la información.

Principios y Criterios para la Evaluación del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas

• Involucrar al usuario: El usuario es una parte imprescindible. Implicando al usuario se logrará capturar mejor sus necesidades y se reducirá su potencial resistencia a los nuevos sistemas de información.
• Utilizar métodos de solución de problemas: Cualquier actividad compleja necesita aplicar lógicas contrastadas. El ciclo de vida es en sí un método de resolución de un problema específico.
• Abordar adecuadamente cada una de las fases: Planificación, análisis, diseño, implantación, soporte de sistemas. En términos generales, se desarrollan secuencialmente, y cada una de ellas incorpora mayor grado de detalle que la anterior.
• Normalizar y documentar: Es fundamental que se fijen normas sobre: las actividades, las responsabilidades, los requisitos documentales, los controles de calidad (controlar la normalización, que las normas asociadas a la calidad se cumplan) para asegurar en el tiempo la supervivencia del sistema.
• Justificar adecuadamente el sistema: Desarrollar sistemas de información supone invertir en el futuro de la empresa, no se puede considerar un gasto, sino una inversión y como tal ha de plantearse.
• Cancelar o revisar el proyecto si es necesario: Si es necesario, durante el desarrollo se ha de ser lo suficientemente flexible como para cancelar un proyecto, dependiendo de su viabilidad.
• Descomponer y simplificar: Un sistema complejo se ha de abordar dividiéndolo en subsistemas más simples. De esta manera disminuye la complejidad y es más abordable por el ser humano.
• Diseñar sistemas flexibles: Si los sistemas no se diseñan previendo futuras modificaciones, solo servirán para momentos concretos en el tiempo. Si se hace necesario cambiar un sistema que no es flexible, consumirá muchos recursos y talento de las unidades involucradas en el soporte o mantenimiento del sistema.

Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas

Se puede decir que el ciclo de vida es una herramienta de gestión de proyectos empleada para planificar, elaborar y controlar el proyecto del desarrollo de un sistema, y que involucra tanto a analistas como a ingenieros de software.

Fases del Ciclo de Vida

• Planificación de sistemas: La función de planificación pretende señalar y establecer prioridades sobre aquellas tecnologías y aplicaciones que producirán un máximo beneficio para la organización. El objetivo de esta fase consiste en decidir junto con el equipo de la empresa dónde se va a implementar el sistema, los objetivos generales y específicos de la misma, y elaborar los esquemas generales de la manera más clara y precisa.
• Análisis de los sistemas: Esta etapa ha sido clásicamente la primera del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Conlleva el estudio del sistema actual y la definición de las necesidades reales de los usuarios.

Fases del Análisis de Sistemas:

• Análisis de la viabilidad del proyecto
• Análisis de los sistemas existentes
• Definir necesidades de usuarios y establecer prioridades
• Planificación de sistemas
• Estudio de la misión y de los objetivos de la empresa
• Establecer una arquitectura de la información
• Analizar las áreas de la empresa
• Estudio de la misión y de los objetivos de la empresa

Para que los sistemas de información sean verdaderamente útiles, han de contribuir a la misión de la empresa. Para aumentar el impacto positivo de las inversiones en sí, han de dirigirse a los objetivos, áreas y actividades que contribuyan en mayor medida al cumplimiento de la misión.

• Análisis de los factores fundamentales para el éxito.
• Análisis contextual. Especial referencia a la competencia.
• Análisis de las actividades sobre la base de la cadena de valor (es el análisis de cada una de las etapas del proceso y ver dónde se pueden mejorar; en cada etapa hay oportunidades de mejoras y si se logra todo eso se genera una cadena de valor).
• Análisis de las actividades del sistema.

Definición de una Arquitectura de Información

La arquitectura de la información se encarga del estudio, análisis, organización, disposición y estructura de la información en la organización, selección y presentación de los datos en los sistemas de información (diccionario de datos). Su principal objetivo es facilitar al máximo los procesos de comprensión y asimilación de la información, así como las tareas que ejecutan los usuarios en un espacio de información definido.

Examen de las Áreas de la Empresa

Es un examen general, en un doble sentido: abarca toda un área de empresa y el nivel de detalle no es muy elevado. Las técnicas de estudio y análisis buscan conjuntamente el rediseño de los procesos para hacerlos más eficaces y eficientes.

Reingeniería de procesos o rediseño radical de los sistemas de información, busca mejorarlos y simplificarlos de forma intensa.

Principios Básicos del Ciclo de Vida

Se pueden enunciar algunos principios básicos:

1. Involucrar al usuario: El usuario es una parte imprescindible. Implicando al usuario se logrará capturar mejor sus necesidades y se reducirá su potencial resistencia a los nuevos sistemas de información.
2. Utilizar métodos de solución de problemas: Cualquier actividad compleja necesita aplicar lógicas contrastadas. El ciclo de vida es en sí un método de resolución de un problema específico.
3. Abordar adecuadamente cada una de las fases: Planificación, análisis, diseño, implantación, soporte de sistemas.
4. Normalizar y documentar: Es fundamental que se fijen normas sobre: las actividades, las responsabilidades, los requisitos documentales, los controles de calidad, para asegurar en el tiempo la supervivencia del sistema.
5. Justificar adecuadamente el sistema: Desarrollar sistemas de información supone invertir en el futuro de la empresa. No se puede considerar un gasto, sino una inversión y como tal ha de plantearse.
6. Cancelar o revisar el proyecto si es necesario: Si es necesario, durante el desarrollo se ha de ser lo suficientemente flexible como para cancelar un proyecto, dependiendo de su viabilidad.
7. Descomponer y simplificar: Un sistema complejo se ha de abordar dividiéndolo en subsistemas más simples. De esta manera disminuye la complejidad y es más abordable por el ser humano.
8. Diseñar sistemas flexibles: Si los sistemas no se diseñan previendo futuras modificaciones, solo servirán para momentos concretos en el tiempo. Si se hace necesario cambiar un sistema que no es flexible, consumirá muchos recursos y talento de las unidades involucradas en el soporte o mantenimiento del sistema. Se puede decir que el ciclo de vida es una herramienta de gestión de proyectos empleada para planificar, elaborar y controlar el proyecto de desarrollo de un sistema, y que involucra tanto a analistas como a ingenieros de software, programadores, propietarios y usuarios.

Para el óptimo desarrollo de un sistema de información se deben seguir las siguientes fases:

1. Planificación
2. Análisis
3. Diseño
4. Implantación
5. Mantenimiento

1. Planificación de sistemas: La función de planificación pretende señalar y establecer prioridades sobre aquellas tecnologías y aplicaciones que producirán un máximo beneficio para la organización. El objetivo de esta fase consiste en decidir junto con el equipo humano de la empresa dónde se va a implementar el sistema, los objetivos generales y específicos de la misma, y elaborar los esquemas generales de la manera más clara y precisa.
2. Análisis de los sistemas: Esta etapa ha sido clásicamente la primera del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Conlleva el estudio del sistema actual y la definición de las necesidades reales de los usuarios. Incluye las siguientes fases:

• Análisis de la viabilidad del proyecto.
• Análisis de los sistemas existentes.
• Definir necesidades de usuarios y establecer prioridades.

1. Diseño de sistemas: Se diseña la solución informática para satisfacer las necesidades de la empresa, tal y como se especificaron. Esta etapa pierde su carácter de empresa para centrarse en cuestiones de técnica informática. El suceso que desencadena el inicio de esta fase es el documento de la declaración de necesidades (especificación de requerimientos).
2. Implantación de sistemas: Comienza a partir de las especificaciones de diseño técnico proporcionadas en la fase anterior. Durante esta etapa se construye el sistema y se pone en funcionamiento.
3. Mantenimiento de sistemas: Cualquier sistema implantado ha de mantenerse. Esta misión recae en un conjunto de expertos entre los que están los analistas y los programadores. El mantenimiento será necesario desde el momento en que se detecten las siguientes condiciones:

• Deficiencias en el sistema
• Surjan nuevas necesidades internas o externas

Si los costos de mantenimiento fuesen demasiado altos, debería iniciarse el desarrollo de un nuevo sistema.

Planificación de Sistemas

La planificación de los sistemas de información es la primera etapa del ciclo de desarrollo y se puede considerar compuesta a su vez de 3 sub-etapas:

• Estudio de la misión y de los objetivos de la empresa.
• Establecer una arquitectura de la información.
• Analizar las áreas de empresa.

Para que los sistemas de información sean verdaderamente útiles, han de contribuir a la misión de la empresa. Para aumentar el impacto positivo de las inversiones en sí, han de dirigirse a los objetivos, áreas y actividades que contribuyan en mayor medida al cumplimiento de la misión.

• Análisis de los factores fundamentales para el éxito.
• Análisis contextual. Especial referencia a la competencia.
• Análisis de las actividades sobre la base de la cadena de valor.
• Análisis de las actividades del sistema.

Definición de una Arquitectura de Información

La arquitectura de información se encarga del estudio, análisis, organización, disposición y estructuración de la información en la organización. Selección y presentación de los datos en los sistemas de información (diccionario de datos). Su principal objetivo es facilitar al máximo los procesos de comprensión y asimilación de la información, así como las tareas que ejecutan los usuarios en un espacio de información definido. Durante esta etapa de definición se han de realizar una serie de actividades que siguen una determinada secuencia, que se muestra a continuación junto con el diccionario de planificación en el que se archivan todos los documentos que se van generando. Planificación de sistemas

Definición de una arquitectura de información. Actividades que siguen una determinada secuencia, que se muestra a continuación junto con el diccionario de planificación en el que se archivan todos los documentos que se van generando. Planificación de sistemas Examen de las áreas de empresa. Es un examen general, en un doble sentido: abarca toda un área de empresa y el nivel de detalle no es muy elevado. Las técnicas de estudio y análisis buscan conjuntamente el rediseño de los procesos para hacerlos más eficaces y eficientes. Reingeniería de procesos o rediseño radical de los sistemas de información, busca mejorarlos y simplificarlos de forma intensa. Planificación de sistemas Examen de las áreas de empresa.

Para desarrollar esta fase será necesario:

• Constituir un equipo de análisis multifuncional.
• Identificar las medidas de rendimiento del área de empresa.
• Ampliar y desarrollar los modelos de áreas de empresa.
• Valoración del rendimiento del área de empresa y de los sistemas.
• Establecer proyectos y prioridades.
• Planificar proyectos de desarrollo reales.
• Revisar las conclusiones y aprobar el plan.

Análisis de Sistemas

El análisis de sistemas es el estudio de una aplicación del sistema de información y de empresa actual y la definición de las necesidades y las prioridades de usuario para conseguir una aplicación nueva o mejorada.

Trata básicamente de:

• Determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis
• Caracterizar su estructura y funcionamiento
• Marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos
• Evaluar sus consecuencias.

Incluye las siguientes fases:

• Análisis de la viabilidad del proyecto (o fase de inspección).
• Análisis del sistema actual (o fase de estudio).
• Definición y establecimiento de prioridades entre las necesidades de usuarios (o fase de definición).

Análisis de la viabilidad del proyecto.

Objetivos de inspección (técnico, operacional, etc.)

• Identificar los problemas, las oportunidades y las normas que dieron lugar a la solicitud del proyecto.
• Determinar si resolver los problemas, aprovechar las oportunidades y cumplir las normas reportará beneficios a la empresa.

Análisis de la viabilidad del proyecto.

¿Qué técnicas se utilizarán en el AVP?

• Análisis coste/beneficio.
• Diagrama entidad/relación extendido.
• Sesiones de trabajo.
• Catalogación
• Impacto en la organización.
• Planificación
• Diagramas de actividades
• Matricial

Análisis de la viabilidad del proyecto.

¿Dónde interviene cada uno de los siguientes participantes y cuál es su misión?

• Comité de dirección: participa al principio y al final del AVP. Su misión es indicar cuál debe ser el alcance del sistema y aprobar la solución final.
• Usuarios expertos: participan en el estudio de la situación actual, la definición de requisitos y el estudio de alternativas. Su objetivo es ayudar a conocer los sistemas existentes, exponer sus requisitos y dar su opinión en las alternativas de solución.
• Especialistas en comunicaciones: participan en el estudio de alternativas de solución. Su objetivo es definir los requisitos de comunicación de las distintas soluciones.

Análisis del sistema actual

Consiste en estudiar y analizar el sistema actual, siempre y cuando se cuente con un sistema actual, haga uso o no de la informática, dota al analista de una comprensión más profunda del sistema.

Los objetivos:

• Conocer el entorno de empresa del sistema.
• Conocer las causas y los efectos subyacentes del sistema.
• Conocer las ventajas de aprovechar las oportunidades.
• Conocer las implicaciones de no cumplir con las normas.

Establecer las prioridades de los usuarios

Define a partir de la información que necesita y que quiere el usuario que haga el sistema.

Objetivos:

• Definir las necesidades de la empresa sobre problemas.
• Definir las necesidades de empresa sobre oportunidades
• Definir las necesidades sobre normas. Establecer las prioridades de los usuarios

Actividades:

• Identificar las necesidades.
• Modelizar las necesidades de sistemas.
• Elaborar prototipos de descubrimiento.
• Definir prioridades entre las necesidades de empresa.
• Modificar el ámbito y el plan de proyecto.
• Revisar las especificaciones de las necesidades.

Diseño de Sistemas

El diseño de sistemas se define como “el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física”.

La fase de diseño de sistemas encierra 4 etapas:

• El diseño de los datos: transforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el software.
• El diseño arquitectónico: define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

Diseño de sistemas

La fase de diseño de sistemas encierra 4 etapas:

• El diseño de la interfaz: describe cómo se comunica el software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con él y con los operadores y usuarios que lo emplean.
• El diseño de procedimientos: transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del diseño del software se puede definir en una sola palabra: calidad. Dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del proyecto.

El diseño de procedimientos

El diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente. El diseño del software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

El diseño de procedimientos

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente. Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el software.

El diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el software.

Diseño de sistemas, diseño de la salida.

En este caso, salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el sistema. Para la mayoría de los usuarios, la salida es la única razón para el desarrollo de un sistema y la base de evaluación de su utilidad.

Cuando se realiza un sistema, como analistas deben realizar lo siguiente:

Diseño de la salida.

• Determine qué información presentar.
• Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida.
• Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.
• Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Diseño de archivos.

Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:

• Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.
• La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.
• La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo.

No todos los sistemas requieren del diseño de procesos de migración de los archivos, pero se deben considerar aquellos archivos maestros donde se encuentran los registros importantes para la empresa Diseño de interacciones con la base de datos.

La mayoría de los sistemas de información utilizan una base de datos que puede abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan un administrador de base de datos, el cual interactúa con el diseñador para el uso de la base de datos.

Herramientas para el Diseño de Sistemas

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis.

Herramientas para presentación.

Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de los terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

Herramientas de especificación.

Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos.

Herramientas para el desarrollo de sistemas.

Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

Herramientas para ingeniería de software.

Apoyan el proceso de formular diseños de software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

Generadores de códigos.

Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

Herramientas para pruebas.

Apoyan la fase de la evaluación de un sistema, o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas. La revolución del procesamiento de datos de manera computarizada, junto con las prácticas de diseño sofisticadas están cambiando de forma dramática la manera en que se trasladan las especificaciones de diseño de sistemas de información funcionales.

Fase de Implantación

Es la última fase del desarrollo de sistemas. Es el proceso de instalar equipos o software nuevos o como resultado de la sustitución o mejoramiento de la forma de llevar a cabo un proceso automatizado.