Carta de renovación de relaciones comerciales

Correspondencia comercial

La carta comercial: Medio de comunicación y intercambio de información y consulta entre empresas o empresas y particulares. Necesario tener claro lo que se quiere comunicar. De manera profesional y adecuada, pero a la vez de un modo personal, próximo y amistoso.

Carácterísticas de la correspondencia comercial:1

Tono del escrito: En las cartas comerciales, los textos cortos y el lenguaje claro favorecen la comprensión del mensaje. Es aconsejable un tono cordial y respetuoso. El lenguaje claro y directo2.Trato respetuoso: Evitar los juicios personales, Las criticas pueden ser constructivas y respetuosas. Las instrucciones se transmiten con cuidado. Podemos sugerir, aconsejar o simplemente comunicar para solicitar o presentar. Personalizar la comunicación. El tono amable se consigue también usando fórmulas de cortesía propios del lenguaje escrito, como saludos y despedidas.

Contenido de la carta

Encabezamiento:

Conocido como cabecera o inicio. Es la parte mas formal del documento e incluye membrete, destinatario, referencia, asunto y fecha.

Membrete:

Datos que identifican al remitenteReferencia:
Son abreviaturas compuestas de letras y números que sirven para realizar ciertas identificaciones.

Nuestra referencia N/Rfa:

seguido de la iniciales de quien firma la carta y quien la trascribe.

Su referencia S/Rfa:

contestación de un escrito, citando la referencia dada en la carta recibida.

Su escrito(S/escrito):

para referirnos a la fecha de la carta recibida.
Nuestro escrito(N/escrito) si escribimos la fecha de la carta escrita por nosotros en su día y que es origen de la constentación de la carta recibida.

Destinatario:

Nombre o razón social de la empresa a la que se dirige la carta, debajo del membrete a la izquierda o derecha del papel. Cuando dirigimos a una persona pondremos A.A. O Att.. Si conocemos el cargo lo pondremos.

Asunto:

Descripción breve del motivo, así el destinatario identifica el contenido rápidamente.

Fecha:

Se pondrá la fecha al día que se escribe la carta. Se alinea a la derecha o izquierda del destinatario dependiendo donde este o al centro, cuadrar bien los espacios.

Saludo:

Forma de cortesía de empezar el texto.
Aconsejable variar las formulas de saludos. Al inicio de una relación señor y con el trato apreciado.

Cuerpo

Parte del documento donde aparece el contenido. L exposición del asunto. Suele tener tres partes: -Introducción, desarrollo, conclusión.

Cierre, pie o conclusión

Despedida: frase sencilla y breve para el cierre.

Firma

Quien firma la carta se hace responsable del contenido. Se suele colocar a la derecha y consta de 3 partes: 1. Firma autógrafa: Rubrica escrita de puño y letra en azul. 2.Nombre del firmante: debajo de la rubrica P.O. Por orden P.P. Por poder P.A. Por atorización 3.Cargo que ocupa el firmante: debajo del nombre sirve para que el destinatario sepa a quien dirigir la respuesta.

Anexo:

se refleja a pie de la carta (adjuntar algún documento)

Posdata

P.D. Resaltar algo especialmenteConsejos prácticos sobre la presentación formal:

Como redactar una carta comercial

Analizar la situcion ( a quien, quien la lee), 2.Generar ideas (tomar notas), 3.Seleccionar la información(clara la idea básica del texto), 4 Establecer un orden, 5. Redactar(tener encuenta al destinatario para el estilo y orden,6.Revisar7.Valorala8.Pulir(presentación cuidada y atractiva)

Textos de organización interna:

Garantizar la coordinación y buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.

Aviso y anuncio

Son mensajes breves dirigidos a un colectivo(correo o tablón)

Comunicado interno o memorándum

Breve y ágil para comprenderse rápidamente. Si la información es compleja, debe desarrollarse como un anexo al propio memorándum.

Informe:

Recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. La información más importante al principio.

Convocatoria

Para que las personas asistan a una reuníón, lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reuníón, lugar, día y hora. Obligatorio el orden del dia, la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria.

Acta:

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reuníón o asmblea.

Certificado:

Documento que sirve para constatar un determinado hecho. Se produce normalmente a a la persona que lo recibe, lo elabora una persona autorizada en la organización. Pueden corfirmar muy diversos hechos: asistencia, participación u organización de un curso.

Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas:Texto protocolarios:

el lenguaje debe ser sencillo y directo, la presentación el papel y sobre tiene que ser de calidad.

Saluda:

Comunicar alguna información breve, de manera cortes con personas que tenemos relación o queremos tenerla. Tres partes: encabezamiento: arriba a la izquierda nombre cargo, Al centro centro, cuerpo y tiene el gusto... Y cierre Tarjeta invitación:
redacción sobria, formal y el estilo elegante.

Felicitaciones diversas,nota regalo, pésame, esquela, telegrama(breve, sencillo y urgente mediante telégrafos)

Textos administración publica:Solicitud:

varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirigeDenuncia:
conocimiento a la administración de un determinado hecho que obligase a procedimiento administrativo.

Alegación:

el interesado, valoración para su consideración