Auditorías de Calidad y Ambientales: Conceptos Clave y Procedimientos

Conceptos Clave en Auditorías

Definiciones de Roles

• Auditor: Persona con los atributos y la competencia adquirida para llevar a cabo una auditoría.
• Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si es necesario.
• Experto técnico: Persona que aporta conocimiento o experiencia específica al equipo auditor.
• Líder auditor: Persona con experiencia demostrada en auditorías, adquirida trabajando bajo la dirección de otro líder competente.

Atributos de los Auditores

• Personales: Ético (imparcial, honesto), diplomático (habilidad para relacionarse con las personas), observador (atento a las actividades del entorno), versátil y tenaz.
• Conocimiento y habilidad o destreza: Capacidad para aplicar técnicas de auditoría, planificar el trabajo eficazmente, llevar la auditoría dentro del horario acordado, revisar registros y datos, escuchar y observar.

Habilidades Específicas de Líderes Auditores

• Habilidad adicional de liderazgo.
• Prevenir y resolver conflictos.
• Preparar y completar el informe de auditoría.

Tipos de Auditorías y sus Objetivos

Definición de Auditoría

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de la auditoría.

Clasificación de las Auditorías

• Auditoría interna (primera parte): La realiza la propia organización, con auditores internos o empresas contratadas por la organización, para verificar el sistema de calidad o ambiental implantado.
• Auditoría externa (segunda parte): Realizada por los clientes de la empresa.
• Auditoría externa (tercera parte): Realizada por organismos autorizados para certificar sistemas de calidad o ambiente.

Evidencia de la Auditoría

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para los criterios de la auditoría. Puede ser cualitativa o cuantitativa.

Objetivos de la Auditoría

1. Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado.
2. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos.
3. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión evaluado.

Programa y Plan de Auditoría

Criterios de la Auditoría

Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos, frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoría.

Programa de Auditoría

Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo determinado y dirigidas a un propósito específico.

Aspectos clave en la gestión de un programa de auditoría:

• Planificación y elaboración del calendario de auditorías.
• Aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos auditores.
• Selección de los equipos auditores apropiados y asignación de sus funciones y responsabilidades.
• Realización de las auditorías.
• Realización del seguimiento de la auditoría, si es aplicable.

Recursos del Programa de Auditoría

Factores a considerar: Prioridades de la dirección, propósitos comerciales, requisitos del sistema de gestión, requisitos del cliente.

Recursos específicos: Técnicas de auditoría, amplitud del programa de auditoría, tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.

Plan de Auditoría

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para realizar una auditoría.

Elementos que debe incluir un plan de auditoría:

• Objetivos de la auditoría.
• Criterios de la auditoría y documentos de referencia.
• Alcance de la auditoría.
• Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditoría.
• Asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.

Desarrollo de la Auditoría

Reunión de Apertura

Objetivos de la reunión de apertura:

• Confirmar el plan de auditoría.
• Presentar un breve resumen de cómo se llevará a cabo la auditoría.
• Confirmar con los auditados la fecha y hora de la auditoría.
• Confirmar los canales de comunicación.
• Dar la oportunidad a los auditados de realizar preguntas.

Hallazgos de la Auditoría

Los hallazgos de la auditoría pueden indicar:

• Conformidad.
• No conformidad.
• Oportunidades de mejora.

Impacto Ambiental

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, adverso o beneficioso, que resulta completa o parcialmente de las actividades, productos o servicios de una organización.

Ensayo y Competencia de Laboratorio

Ensayo: Operación técnica que consiste en la determinación de una o más características de un producto o servicio, siguiendo un procedimiento especificado.

Demostración de competencia de un laboratorio:

• Demostrar la competencia del personal.
• Competencia de los equipos que utiliza.
• Competencia de los métodos de ensayo utilizados.
• Participación en intercambios entre laboratorios que posean equipos similares:
• Entre los mismos analistas del laboratorio (intralaboratorio).
• Con otros laboratorios del ramo (interlaboratorio).

Reunión de Cierre

Aspectos clave de la reunión de cierre: Acuerdos establecidos, lista de asistencia, opiniones divergentes.

Normalización y Certificación en Venezuela

Proceso de Elaboración de Normas en Venezuela

El proceso de elaboración de normas en Venezuela es coordinado por Sencamer.

Características de las normas:

1. Especificaciones técnicas de aplicación voluntaria.
2. Elaboradas con la participación de las partes interesadas.
3. Basadas en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia.
4. Proveen, para el uso común y repetitivo, reglas, directrices o características dirigidas a alcanzar el nivel óptimo de orden en un contexto dado.
5. Aprobadas por un organismo reconocido.

Certificación HACCP

Certificación HACCP (ISO 22000): Sistema de seguridad de los alimentos que se basa en la prevención. Brinda un método sistemático para analizar los procesos de los alimentos, define los peligros posibles y establece los puntos de control críticos para evitar que lleguen al cliente alimentos no seguros. La norma HACCP está basada en el Codex Alimentarius desarrollado por la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) y la Organización Mundial de la Salud (OMS). En Venezuela, Fondonorma otorga la certificación de inocuidad de alimentos HACCP.

Normalización

Normalización: Actividad de conjunto, orientada por un compromiso de alcanzar el consenso que equilibre las posibilidades del productor y las exigencias o necesidades del consumidor.

Certificación

Certificación: Procedimiento por el cual una tercera parte asegura, por escrito, que un producto, proceso, servicio o persona cumple con los requisitos especificados en una norma o especificación técnica. En Venezuela, Fondonorma y Bureau Veritas otorgan certificaciones.

Organismos Clave en Venezuela

• Sencamer: Organismo encargado de administrar el Sistema Nacional de Calidad en Venezuela.
• Fondonorma: Su misión es coordinar el proceso de normalización en Venezuela.

Actividades que desarrolla Fondonorma:

• Elaboración de Normas Técnicas.
• Certificación de Productos (Marca NORVEN).
• Certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001.
• Certificación de Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001.
• Certificación de Sistemas de Seguridad de la Información ISO 27001.
• Certificación de Sistemas de Inocuidad de Alimentos ISO 22000.

Acreditación

Acreditación: Procedimiento por el cual un organismo autorizado otorga reconocimiento formal de la competencia de una organización o persona para efectuar tareas específicas.

Certificados

• NORVEN: Certificación de productos.
• Gestión ambiental: ISO 14001.
• CERTIVEN: Tipo o prototipo.

Factores que Determinan la Viabilidad de una Auditoría

• Tiempo suficiente para realizar la auditoría.
• Recursos adecuados para realizar la auditoría.

Metrología

Metrología: Ciencia de la medida. Comprende todos sus aspectos. Existen tres tipos:

• Científica: Se ocupa de problemas teóricos y experimentales.
• Industrial: Comprende la determinación de las magnitudes, como la masa.
• Legal: Se ocupa de las disposiciones y regulaciones organizativas, técnicas y jurídicas, dirigidas al aseguramiento de la uniformidad de las mediciones y de los equipos de medición utilizados.