Aprovisionamiento: concepto, objetivos, funciones y tipos de cadena de suministro

Concepto de aprovisionamiento

Conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de materias primas necesarias en el proceso productivo o de mercancías destinadas a la venta para alcanzar los objetivos empresariales.

Para conseguir un aprovisionamiento eficiente, se deben seguir estos factores:

• Gestión de stocks en el almacén
• Previsión de compras basada en los datos históricos mediante el uso de software
• Comunicación fluida con los proveedores
• Atención a las necesidades y demandas de los clientes

Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento:

Ventajas:

• Económicas: una buena gestión hace que la empresa tome decisiones de ventajas competitivas, por ejemplo, reducir costes con proveedores, aumentar el beneficio manteniendo el precio, incrementar la calidad de los productos
• Técnicas: la empresa maximiza sus recursos, por ejemplo, evitando roturas de stock, optimizando espacio, maximizando los recursos propios
• Relaciones: la buena relación con los proveedores dará una actividad comercial satisfactoria para ambas partes, por ejemplo, una información fluida sobre el estado de los pedidos, las nuevas mercancías y la solución de problemas, un mejor abastecimiento

Inconvenientes:

Una gestión inadecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de inconvenientes que afectan a todos los implicados. Se puede producir un desabastecimiento de materiales en el proceso productivo o de productos terminados, incapacitando a la empresa para hacer frente a la demanda de los clientes, por ejemplo, costes laborales al no tener materias primas, interrupción del proceso productivo, pero se mantienen los salarios y el pago de cuotas a las S.S y costes de rotura. El cliente quiere comprar un producto del que no hay existencias, esto hace perder confianza, posiblemente perder al cliente, mala reputación, etc.

Objetivos del aprovisionamiento

Objetivo principal:

Que la empresa disponga de los productos o materiales con calidad necesaria, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno con el menor coste posible.

Para desarrollar una buena labor de aprovisionamiento, se deben cumplir estos objetivos específicos:

• Inventario suficiente
• Minimizar la inversión en existencias
• Evitar roturas y pérdidas de los productos almacenados
• Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los movimientos internos, las reparaciones de los equipos de almacén y la vigilancia de los artículos
• Sistema eficiente de la información de inventarios que proporcione información en tiempo real de la disponibilidad de las existencias
• Correcta coordinación con el departamento de compras para disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, la carga y descarga de mercancías y las necesidades de producción

Función de aprovisionamiento

Trata de compaginar dos criterios básicos: económico (reducir coste de aprovisionamiento) y técnico (disponer la cantidad máxima de existencias para evitar retrasos en las entregas de los proveedores), depende de la capacidad de almacenaje.

Tipos de aprovisionamiento

Puntual: se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto, su falta no pone en riesgo el funcionamiento de la empresa, por ejemplo, el material de oficina, etc.

Pactado: en función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y la cantidad de mercancías para equilibrar los criterios técnicos, económicos y especiales.

Seguridad: anticipa posibles retrasos en las entregas de mercancías por parte de los proveedores mediante la generación de un stock de seguridad.

Tipos de cadena de suministro

Tradicional, Compartida: toma de decisión individual, de gestión el proveedor decide cuánta mercancía envía a cada cliente basándose en un inventario que se actualiza con un histórico del año pasado como referencia, sincronizada.

Diferencias entre la logística y la cadena de suministro

Logística: aumento de los servicios al menor coste en la entrega, reducción de los tiempos de entrega mediante la correcta organización, entrega puntual, constante reinvención para ser más eficiente y eficaz.

Suministro: adquisición de materias de calidad para asegurar la correcta fabricación y venta, control del tiempo de cada proceso de fabricación para que se cumpla la logística, mejora de los tiempos, desarrollo constante de nuevas técnicas.

Ciclo de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento es un proceso que involucra varios departamentos dentro de la empresa y consta de las siguientes etapas:

1. El almacén en primer lugar y luego los restos de departamento identifican sus necesidades
2. Dichas necesidades son comunicadas al departamento de compras
3. Se seleccionan a los proveedores más adecuados según la política de la empresa
4. Se tramita la orden de pedido
5. Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén o departamento correspondiente

Necesidades de aprovisionamiento

1. ¿Qué comprar? Compran los productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa teniendo en cuenta la calidad y cantidad
2. ¿Cuándo comprar? Realizarán con una periodicidad y en el momento preciso
3. ¿A quién comprar? Seleccionarán los proveedores en función de una serie de criterios como el coste, calidad y el plazo de entrega
4. ¿Cómo pagar las compras? Será la que más convenga a la política financiera de la empresa

Plan de aprovisionamiento

Análisis previo: definición de los objetivos globales de la empresa

Contenido: criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras

Puesta en marcha: comprobación del buen funcionamiento

Control: valoración de criterios de calidad y resultados obtenidos

Aplicaciones informáticas para el aprovisionamiento

Soluciones rápidas y en tiempo real a la función en cuanto a:

• Cálculo del stock en el almacén
• Cálculo de los consumos
• Datos de los proveedores
• Generación automática de los pedidos mediante criterios previamente establecidos
• Información instantánea de los pedidos pendientes
• Recepción inmediata de las mercancías
• Información in situ del estado de las mercancías, recibidas o compradas
• Seguimiento individualizado de los plazos de entrega de los proveedores
• Informes históricos de consumo, evolución de compra y venta, plazo de entrega, etc.