Administración de Datos Maestros y Sistemas de Bases de Datos: Optimizando la Gestión de Información Empresarial

Administración de Datos Maestros (MDM)

El objetivo de la administración de datos maestros (MDM) es asegurar que una organización no utilice múltiples versiones de la misma pieza de datos en distintas partes de sus operaciones. Esto se logra fusionando los registros dispares en un solo archivo maestro autenticado. Una vez implementado el archivo maestro, los empleados y las aplicaciones acceden a una sola vista consolidada de los datos de la compañía. La MDM es especialmente útil para las compañías que tienen problemas de integración de sus datos como resultado de fusiones o adquisiciones.

Las compañías deben identificar qué grupo es “propietario” de cada pieza de datos y responsable de resolver las deficiencias e inconsistencias de datos, además de otras discrepancias. Con un almacén de datos maestros de clientes, el cual integra los datos provenientes de numerosos sistemas debido a las adquisiciones, los datos obsoletos, incompletos o que tienen un formato incorrecto se corrigen o eliminan.

Al tener un solo conjunto consistente a nivel empresarial de datos con definiciones y estándares comunes, la gerencia puede averiguar con facilidad qué tipo de negocios y qué tanta actividad comercial tiene un cliente específico para identificar los mejores clientes y las oportunidades de ventas. Un sistema de datos maestros ayuda a impulsar la rentabilidad, al facilitar la identificación de clientes y las oportunidades de ventas. También mejora la eficiencia organizacional y la toma de decisiones, al tener disponibles datos más precisos y completos sobre los clientes, y al reducir el tiempo requerido para conciliar los datos redundantes e inconsistentes.

Un sistema de información efectivo provee a los usuarios información precisa, oportuna y relevante. Es precisa cuando está libre de errores. Es oportuna cuando está disponible para los encargados de tomar decisiones en el momento en que la necesitan. Es relevante cuando es útil y apropiada tanto para los tipos de trabajos como para las decisiones que se requieren.

Problemas con el Entorno de Archivos Tradicional

Con el entorno de archivos tradicional, cada aplicación requiere un archivo de datos único que probablemente sea un subconjunto del archivo maestro. Estos subconjuntos producen redundancia e inconsistencia en los datos, inflexibilidad en el procedimiento y desperdicio de los recursos de almacenamiento.

1. Redundancia e Inconsistencia de los Datos

Es la presencia de datos duplicados en varios archivos, de modo que se almacenan los mismos datos en más de un lugar o ubicación. Ocurre cuando distintos grupos en una organización recolectan por separado la misma pieza de datos y la almacenan de manera independiente unos de otros. Desperdicia recursos de almacenamiento y también conduce a la inconsistencia de los datos, en donde el mismo atributo puede tener distintos valores. Se podría generar una confusión adicional al utilizar distintos sistemas de codificación para representar los valores de un atributo. Esto dificultaría a las compañías el proceso de crear sistemas de administración de relaciones con el cliente, de administración de la cadena de suministro o sistemas empresariales que integren datos provenientes de distintas fuentes.

2. Dependencia Programa-Datos

Se refiere al acoplamiento de los datos almacenados en archivos y los programas específicos requeridos para actualizar y dar mantenimiento, de tal forma que los cambios en los programas requieren cambios en los datos. En un entorno de archivos tradicional, cualquier cambio en un programa de software podría requerir un cambio en los datos a los que accede ese programa. La implementación apropiada de los cambios podría costar millones.

3. Falta de Flexibilidad

Un sistema tradicional puede entregar informes programados de rutina después de cierto esfuerzo extenso de programación, pero no puede entregar informes ad-hoc ni responder de manera oportuna a los requerimientos de información no anticipados. La información requerida por las solicitudes ad-hoc está en alguna parte del sistema, pero tal vez sea demasiado costoso recuperarla.

4. Seguridad Defectuosa

Como hay poco control o poca administración de los datos, el acceso a la información, así como su diseminación, pueden estar fuera de control. Tal vez no haya forma de saber quién está accediendo a los datos de la organización, o incluso modificándolos.

5. Falta de Compartición y Disponibilidad de los Datos

Como las piezas de información en los distintos archivos y las diferentes partes de la organización no se pueden relacionar entre sí, es casi imposible compartir o acceder a la información de una manera oportuna. La información no puede fluir con libertad entre áreas funcionales o partes de la organización distintas. Si los usuarios encuentran valores desiguales de la misma pieza de información en dos sistemas diferentes, tal vez no quieran usar estos sistemas debido a que no pueden precisar sus datos.

Sistemas de Administración de Bases de Datos (DBMS)

Un DBMS es un software que permite centralizar datos. Libera al programador o al usuario final de la tarea de comprender dónde y cómo están almacenados los datos, separando los datos en vistas lógicas y físicas:

• Vista lógica: representa los datos según la manera en que los perciben los usuarios finales.
• Vista física: muestra la verdadera forma en que están organizados y estructurados los datos en los medios de almacenamiento físicos.

El software se encarga de que la base de datos física esté disponible para las diferentes vistas lógicas requeridas por los usuarios. De esta manera, un DBMS permite disminuir la redundancia, los costos de desarrollo y mantenimiento de los programas, permite preguntas ad-hoc, facilita la administración de datos y aumenta la seguridad de los datos.

DBMS Relacional

Los DBMS relacionales representan los datos como tablas bidimensionales a las cuales se puede hacer referencia como si fueran archivos. Cada tabla contiene datos sobre una entidad y sus atributos. Ejemplo: Microsoft Access.

Operaciones de un DBMS

Se utilizan tres operaciones básicas:

1. Seleccionar: crea un subconjunto que consiste en todos los registros del archivo que cumplan con criterios establecidos.
2. Unir: combina tablas relacionales para proveer al usuario más información de la que está disponible en las tablas individuales.
3. Proyectar: con lo cual el usuario puede crear nuevas tablas que contengan solo la información requerida.

DBMS Orientado a Objetos

Un DBMS orientado a objetos almacena los datos y los procedimientos que actúan sobre esos datos como objetos que se pueden recuperar y compartir de manera automática. Se usan para componentes multimedia como aplicaciones Java.

Bases de Datos en la Nube

Las bases de datos en la nube consisten en empresas iniciales enfocadas en Web o negocios desde pequeños hasta medianos que buscan capacidades de bases de datos a un menor precio que el de un DBMS relacional.