Administración y Control de Inventarios: Factores Clave y Métodos de Costeo

Administración de Inventarios

Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios. La amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo y la organización de la empresa. La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos: el número de unidades que deberán producirse en un momento determinado, en qué momento debe producirse el inventario, qué artículo merece atención especial, y cómo podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario.

Definición de Inventario

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de venderlos, en un periodo económico determinado. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance general, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Factores de Inventario

Minimización de la Inversión en Inventarios

El inventario mínimo es cero. Una empresa podría no tener ninguno y producir sobre pedido, pero esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o, en caso contrario, el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo. Además, deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Por ejemplo, tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual, así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10%, el costo de financiamiento del inventario será de 100,000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

Afrontando la Demanda

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incurriría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente, etc. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos, paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan, no incurriendo en faltantes, y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia de la Administración de Inventarios

La administración de inventarios, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

• Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
• En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
• Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
• Cómo puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

Su éxito va a estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventarios:

• Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
• Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
• Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
• Mantener un nivel adecuado de inventario.
• Satisfacer rápidamente la demanda.
• Recurrir a la informática.

Características y Análisis del Inventario

Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentarán en el proceso de producción, las comunes o las que se presentan en su mayoría son:

• Materia prima
• Productos en proceso
• Productos terminados
• Suministros, repuestos

Técnicas de Administración de Inventarios

Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son el sistema ABC y el modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP).

El Sistema ABC

Una empresa que emplea este sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. En los productos “A” se ha concentrado la máxima inversión. El grupo “B” está formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la inversión. El grupo “C” lo compone, en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos “A” debe ser el más cuidadoso, dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos “B” y “C” estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Básico de Cantidad Económica de Pedidos (CEP)

Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de Cantidad Económica de Pedido (CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos “A” de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) un método gráfico, 3) un método analítico.

Control de la Producción

Para obtener un control sobre la existencia de inventario, debemos tomar en cuenta tres variables que resultan sumamente importantes:

• El nivel de ventas de la empresa.
• La longitud y la naturaleza teórica de los procesos de producción.
• La durabilidad en comparación con la caducidad del producto terminado.

El Director de Producción debe tomar decisiones concernientes a la manera de distribuir la capacidad productiva, de acuerdo con la demanda y la política de inventarios. Es necesario determinar el número de cada componente (materia prima, partes compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada producto que se desean.

Control de Inventario

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituyen el sistema del control interno de los inventarios. Las funciones generales son: planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Planeamiento

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales. Sin embargo, ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtención

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren; y compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepción

El departamento de recepción debe ser responsable de lo siguiente:

• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.
• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

Tipos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varían ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo con su utilización en los siguientes tipos:

Inventarios de Materia Prima

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “materia prima”, ya que su uso se hace en cantidades suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventario de productos en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aún en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel está dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias: sus especificaciones varían según el tipo de industria. Un ejemplo para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria. Dentro de estos, los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes. Estos en la industria tienen gran relevancia.

Costos de Inventarios

Costos Asociados a los Flujos

Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras que los asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos Asociados a los Stocks

En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serían, entre otros, costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías almacenadas. Entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental: los costos financieros de las existencias. Todos estos ya serán explicados más adelante.

Costos Asociados a los Procesos

Métodos de Costeo de Inventarios

Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: Costo Unitario Específico, Costo Promedio Ponderado, Costo de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), y Costo de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS).

Costo Unitario Específico

Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad particular.

Costo Promedio Ponderado

El método del Costo Promedio Ponderado, llamado a menudo método del costo promedio, se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período.

Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

El método Últimas Entradas, Primeras Salidas depende también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.