T.4:La organización interna del almacén

Tema 4: La organización interna del almacén. Gestión...

4.1 La entrada de mercancías. Normas de colocación de mercancías y criterios de distribución.

4.1.1 La recepción de mercancías. Cuando el pedido ha sido enviado por el proveedor, hay que proceder al control de dicha entrada. Este control supone las siguientes actividades:

a)Verificación de la mercancías: comprobar que el envio incluye todo lo que viene reflejado en el albarán.

b)Toma de muesta: conviene tomar muestra del pedido. Consiste en abrir el embalaje e inspeccionar el contenido del mismo y tambien tomar muestras si se tratan de productos de alto valor.

c)Reflejar por escrito el contenido de la inspección: se realiza en los propios albaránes, donde se reflejan las incidencias que aparecen en la recepción.

4.1.2 La codificación de los productos. La forma mas sencilla es asignar códigos a cada referencia. El codigo debe reunir una serie de características:

1.Debe ser facil de teclear. 2.Cada código debe ser único para cada referencia.

3.El sistema de codificación debe ser significativo.

4.Debe incluir un digito de control que esta compuesto por uno o varios digitos que se calculen a partir del resto de nº o letras del código.

Los codigos estan formados por 13 dígitos:

-Prefijo EAN: Los dos primeros dígitos.

-Codigo creador del producto: se asigna de forma que cada codigo corresponde a una sola empresa  y cada empresa tiene un solo código.

-Código de identificación del producto: la empresa puede asignar a sus productos el CIP de forma libre(hasta 5 codigos).

4.1.3 Sistema de ubicacion.

Almacenamiento ordenado: es aquel tipo de almacenamiento que otorga un único lugar para cada producto. La ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular las mercancías, así como el control y el recuento se simplifican enormemente. Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder aprovechar los huecos libres asignados a una mercancia para colocar otros productos distintos.

Almacenamiento desordenado o caótico: consiste en colocar las mercancías en los lugares que quedan libres, a medida que van llegando, sin que exista un lugar predefinido. La ventaja es que aprovecha al máximo la capacidad del almcén, de tal modo que este puede ser llenado en cualquier cirscunstancia. Su desventaja es que requiere mucho más control de la mercancia, ademas de dificultar los recuentos de la misma.

Este tipo de sistema funciónan mediante ordenador, que dedicen la ubicación de cada palet. Generan etiquetas que seran adquiridas a la unidad de carga en las que aparecen las coordenadas de la ubicación.

Almacenamiento a granel: se trata del almacenamiento de productos sueltos.

 4.1.4 Zonificación ABC y otros criterios de ubicación. Segun este criterio el factor que condiciona es el de los recorridos que es preciso hacer para recoger los artículos en sus lugares de almacenamiento(picking). Los costes se pueden reducir situando los productos cerca de las zonas de salida. Se a llegado a la siguiente conclusion:

1. Un pequeño nº de referencias posee un elevado porcentaje de salidas.

2.En el otro extremo, un porcentaje muy nºsos de referencias tiene un escaso volumen de pedidos.

Zona de productos A.Productos con mayor volumen de salida, los cuales se intentaran colocar cerca de la zona de expedición. Son los menos numerosos en el almacen, por lo que el espacio no es muy elevado.

Zona de productos B. Son grupos numerosos en cuanto al nº de referencias que lo componen, pero con un nivel de salida medio.

Zona de productos C. Los articulos de esta clase tienen la peculiaridad de que sus pedidos son escasos siendo los mas numerosos dentro del almacén.

Ademas del critero ABC, en los almacenes se suelen emplear otras normas de colocacion, tales como:

1.Compatibilidad. Decidir que productos pueden ir juntos y cuales no.

2.Complementariedad. Se intentarán colocar cercanos los productos que se suelen solicitar en un sistema de pedido.

3.Tamaño y peso.

4.1.5 Sistemas de localización. Se suele emplear un sistema de coordenadas, compuesto de número, letras o combinación de ambas.

Numeración por estanteria. Consiste en numerar las estanterías, posteriormente los niveles de profunidad y por ultimo las distintas alturas de los niveles anteriores.

Numeración por pasillos. Igual al anterior, pero en lugar de estanterias se numeran los pasillos, para posteriormente ir numerando a derecha e izquierda los distintos niveles de profundidad.

4.2 Gestión de salidas del almacén.

4.2.2 El picking. Sobre la forma de efectuar el picking, existen dos variantes:

1.Pickin "in situ". Segun este procedimiento, el preparador de pedidos recibe una lista donde aparecen los artículos y cantidades de los mismos que componen el pedido.

La extracción de las und. que coponen el pedido se puede realizar de varias formas:

-En el nivel 0 de las estanterías(bajo nivel): facilita la rotación pero requiere tantos huecos como ref.

-En todas las alturas de las estanterías(alto nivel): cuando hay muchas ref. y poco stock de cada uno o hay poco movimiento en el almacén se emplea este tipo de picking.

-En estanterías de picking: se requiere de una zona adicional en el almacén, que será más grenade cuantas mas ref. existan en el mismo.

2.Estanterías de picking: Se emplean medios mecánicos denominados genéricamente carruseles que conducen las mercancias has los preparadores.

4.3 Los recursos en el almacén

4.3.1 La definición de puestos de trabajo. Hay una serie de puestos de trabajo que suelen existir en todos los tipos de almacén. Estos puestos son:

-Jefe de almacén. Es el maximo responsable. Se encarga de asignar tareas, definir la plantilla, etc..

-Verificador. Se encarga de verificar las entradas de mercancías. Su misión es "puntear" el albará, para comprobar que lo que se recibe se corresponde con lo que se refleja en este.

-Preparador de pedidos. Son los encargados de seleccionar, agurpar y trasnportar las distintas unid. de las que se componen el pedido. Este puesto de trabajo es uno de los mas duros que existen en el almacén.

--Carretilleros: son los encargados de colocar los pedidos en la zona de almacenaje. Otras tareas son la carga y descarga.

--Personal administrativo: se encarga de dar de alta la mercancía recibida en lso registros de la empresa, archivar la documentación recibida y emitida, etc...

El último paso será determinar el nº de trabajadores que requerirá cada puesto de trabajo.

4.3.2 La productividad. En todo proceso productivo se emplean unos inputs(tierra, capital y trabajo) o output(bienes y servicios). Producir menos con los mismos recursos  supondría que la maquinaria y personal no se está empleando de forma eficiente. Se dice que un proceso es ineficiente si:

1.Con los mismos recursos , produce una cantidad menor de bienes y servicios.

2.Produce la misma canitidad de bienes y servicios que otro empleando para ellos más factores productivos.

La productividad es la forma de medir la eficiencia de la función de producción de cualquier empresa.

Las medidas miden la eficiencia de las operaciones que se realizaran en el almacén. Las medidas de productividad tienen forma de cociente entre la salida real producida y las entradas consumidas.

Indice de prod.=Output/Imputs

-Salidas: Es la cantidad de trabajo que realiza un determinado recurso, como nº de camiones, descargas, pedidos preparados, etc...

-Entradas: Recursos consumidos para realizar el trabajo. Suelen contabilizarse recursos individuales, u horas de trabajo.

Tema 5: Los costes logísticos

Gastos: los bienes y servicios que adquiere la empresa para fabricar o vender sus productos. o prestrar servicios. Se incluiran: materias primas, telefonos, sueldos del personal, gas, etc...

Activo: Comprende los elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera en la actividad de la empresa, ademas de otros elementos que posee la empresa.

Coste: como la medida en términos monetarios de lso recursos sacrificados para conseguir un objetivo.

5.2 Los costes derivados del activo

La amortización. Se define como la expresión de la depreciación efectiva sufrida por el inmovilizad. Ej: Un automovil.

Esta drepeciación surge por varios motivos:

-Causas técnicas: se incluye el simple paso del tiempo y el uso del bien. Con el ej. del coche.

-Causas económicas: Destaca la obsolencia. Ej los ordenadores. Solo se tiene en cuenta la amortización del inmovilizado, que serán elementos tales como los edificios, medios de transporte, ordenadores, etc...

Para simplificar el cálculo de la amortización se han ideado varios sistemas. En todos ellos se definene:

-Vida util: el tiempo que se espera que el elemento va a producir por encima de su coste de mantemiento.

-Vida residual: es el valor que se espera que tenga el inmovilizado al término de su vida util.

-Valor amortizable: se define como el valor que pierde el inmovilizado desde su adquisición hasta el termino de sus v. util. Diferencia entre el precio de adquisicion y el v. residual.

Los metodos de cálculo de amortización pueden dividirse en 2 grupos:

-Métodos lineales (constantes). La pérdida de valor del inmovilizado es identica en todos los años de su v.util.

-Métodos variables: Muchos de los bienes no sufren una pérdida de valor igual en si v. util.

Los costes financieros. Estos fondos básicamente pueden ser recursos ajenos o propios, y cada uno de ellos tiene asociado un coste:

-Coste de los fondos ajenos: Son los que proceden de empresas o personas distintas de los propietarios. Ej: prestamos y créditos y cajas de ahorros, etc... El coste serán los intereses, gastos , etc.. que la empresa tiene que abonar.

-Coste de los fondos propios: Son los que han aportado los socios, además de los que la empresa ha generado por si mismo.

Coste medio ponderado del capital

CMP= KexE+KixD / E+D

Ke: coste del capital propio-Ki:coste de los recursos ajenos-E: total de recursos propios- D:deudas

5.3 Los costes logísticos

Los costes derivados de la función logística de la empresa se suelen clasificar en tres grandes grupos:

-Costes de aprovisionamiento: costes derivados de realizar pedidos

-Costes de almacenaje: son los derivados de tener mercancias en el almacén.

-Costes de distribución: son los costes de transportar los pedidos.

5.4 Los costes de almacenaje

5.4.1 El coste del espacio. Dentro de esta apartado incluye:

-Alquileres y amortizaciones: En el caso de que esté de alquiler consideraremos el importe que en este concepto pagamos al arrendador. Si es de la empresa considerarems amortización.

-Financiación: coste del captial propio y ajenos empleado para financiar la adquisición del almacén.

-Mantenimiento:se incluyen los costes de reparar y mantener el edificio

-Seguros: primas de seguros que la empreas tiene para cubrir el edificio como incendios, innundaciones,etc...

-Impuestos: se incluyen todos los impuestos que recaigan sobre el edificio como el IBI.

El coste del espacio depederá de muchas variables, entre las que se encuentras:

-Nº de pedido     -Nº de Ref. de stock    -Medios de manipulacion y almacenaje empleados   -Otros

5.4.2 El coste de las instalaciones. Las estanterías y el resto de instalaciones fijas. Los costes que generan las instalaciones son muy similares al coste del espacio, e incluyen:

-Alquileres y amortizaciones    -Financiación   -Reparaciónes y conservación.

El coste de las intalaciones depende de:

-Nº de ref. en stock    -Dimensiones y volumen de las mercancias    -Sistema de almacenaje    -Operativa para la preparación de pedidos.

5.4.3 Costes de manipulación. Se incluyen los recursos empleados para manipular las mercancías en el almacén. Estos recursos serán tanto los técnicos como humano, incluyen:

-Personal. Estos costes son:

-Sueldos y salarios    - Seguridad Social de la empresa   -Vestuario, dietas, etc...

-Amortizaciones y alquileres de los equipos de elevación y traslado de mercancías.

-Financiación de los elementos anteriores que sean propiedad de la empresa     -Reparaciones y mantenimiento

-Suministros: la electricidad y/o combustible.

Entre los factores que influyen en los costes de manipulación , los más importantes son:

-Nº de ref.   -Unidad de carga    -Tiempo de demanda   -Automatización, radiofrecuencia,etc..  -Altura del almacén.

5.4.4 El coste de posesión de stock. Por el mero hecho de tener mercancías en el almacén las empresas incurren en dos tipos de costes:

-Inversión inmovilizado: el tener stocks en el almacén supone que tenemos una I.I.

-Seguro de las mercancías: A cubrir los riesgos de robo, incendios, etc... de los productos almacenados.

5.4.5 Coste de administración. Son los derivados de la correcta gestión de las existencias, como etiquetas, inventario periódico, etc.. Incluye:

-Coste del personal de adminisitración: Sueldo Bruto, Seguridad Social y otros gastos personales

-Coste de los equipos: amortizaciones y alquileres, y costes financieros de lso equipos informaticos, programas, etc...

-Otros costes: Tales como material de oficina.

5.4.6 Otros costes generales. Como la limpieza del local , los costes de luz, agua , calefacción, etc..

5.4.7 Costes ocultos. El hecho de tener existencias en el almacén. Algunos de estos costes son:

-Ruptura de stocks: es un coste por no tenerlas.

-Obsolencia: si el amacenaje dura mucho tiempo, los art. pueden sufrir una pérdida de valor por quedarse obsoletos.

-Rotura, robos, etc..

5.5 Los costes de aprovisionamiento o emisión de pedidos

Por el hecho de emitir pedidos, la empresa incurre en una serie de costes, tales como:

-Personal: sueldos, salarios, etc..

-Costes de los equipos: Amortizaciones, alquileres, y costes financieros, etc...

-Comunicaciones: Gastos de emitir y recibir pedidos, via fax, telefono, etc...

5.6 Presupuestos y desviaciones

Se suele realizar una planificación a priori de lo que va a suponer cada uno de los apartados de los que se componen cada tipo de costes. Para ellos se definen 2 tipos de costes:

-Coste estándar: estimacion del coste realizada a priori

-Coste histórico: coste real que hemos tenido

Las desviaciones se definen como la diferencia entre el coste histórico y el coste estándar. Si son positivas sipone que el coste ha sido superior a lo debido.

5.7 La asignación de costes

5.7.1 Imputación de costes al producto. Cuando asignamos los costes de almacenaje a los distintos productos que tenemos en el almacén se deben aplicar una seria de reglas de reparto. Las mas empeleadas son:

-Coste de espacio,   -Coste de instalaciones

-Coste de manipulación; h. de trabajo requeridas

-Coste de tenencia  Valor de las mercancias

-Coste de administración: las h. de trabajo requeridas por cada productos al = que el c. manip.

-Costes generales: superficie ocupada por la mercancía, al = que el c. de espacio.